artikel

Projectleider? Zo zorg je voor een goede risicobewaking

Plannen en organiseren

Als je projectleider bent, moet je goed nadenken over de risico’s die het projectverloop en het resultaat negatief kunnen beïnvloeden. Daarvoor moet eerst een goede objectieve beoordeling plaatsvinden: welke risico’s zijn er en wat is de kans op die risico’s? Zo pak je dat aan. 

Projectleider? Zo zorg je voor een goede risicobewaking

Risicobewaking

Stel: Je gaat een secretaressedag plannen en wilt als er een budget kan worden geregeld via de afdeling Opleiding en training een extern trainingsbureau inschakelen die verschillende workshops kan geven. Je hebt je manager (directeur commerciële zaken) gevraagd om de dag te openen en af te sluiten. Bij dit project kunnen in de uitvoeringsfase risico’s optreden die het succes van de dag negatief kunnen beïnvloeden. Nadat je de risico’s in kaart heb gebracht, kun je voor verschillende oplossingen kiezen:

  • Accepteren: je acht het risico aanvaardbaar. Je hebt je manager gevraagd de opening te verrichten van de dag. Er is altijd een kleine kans dat hij onverwachts verhinderd is. Je calculeert in dat je in dat geval wel een andere oplossing kunt vinden en houdt dit punt dus wel aan.
  • Opheffen: je besluit om eventueel geen gebruik te maken van die persoon. Mocht de kans te groot worden dat je manager verhinderd zal zijn, dan kun je iemand anders vragen deze taak op zich te nemen.
  • Beperken: je ontwikkelt op iedere punt dat een risico oplevert een aanvaardbaar alternatief. Je vraagt het in te schakelen bureau bijvoorbeeld of zij ervoor kunnen zorgen dat er goede vervangers beschikbaar zijn in het geval dat een van de workshopleiders verhinderd is op de geplande dag. Zo zorg je voor een goede vervanging voor het geval iemand onverhoopt verhinderd is op de betreffende dag (iemand = een trainer).

Noodplan

Als er risico’s zijn die de succesvolle afronding van een project kunnen belemmeren, is het verstandig een noodplan te ontwikkelen. Zo’n noodplan bevat acties hoe kan worden omgegaan met tegenslagen. Globaal kunnen tegenslagen in projecten te maken hebben met:

  • tijdsfactoren: problemen met de doorlooptijd, de deadline;
  • de complexiteit: het grote aantal onderlinge relaties, de uniekheid van een project, de houding van gebruikers;
  • de projectgroep: tegenvallende kwaliteiten van de projectgroepleden, geringere specifieke kennis en ervaring, te geringe beschikbaarheid, wijzigingen in het team;
  • de projectleiding: onvoldoende deskundigheid of ervaring, geen krachtige persoonlijkheid, te geringe betrokkenheid;
  • (on)duidelijkheid over doelen en resultaten: onvoldoende eenduidigheid over doelen en gewenste resultaten, geen goede afbakening van het project.

Door vooraf aandacht te besteden aan de mogelijke risicofactoren, kun je vooraf ook de nodige maatregelen bedenken. Zodat je deze indien nodig snel kunt toepassen.

Bron: Secretaresse Assistent Wijzer – Werken in projecten

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels