artikel

6 stappen voor een ideaal projectteam

Plannen en organiseren

Hoe behaal je het optimale resultaat met je projectteam? De auteurs van ‘Het projectassistentboek’ geven je een aantal tips.

6 stappen voor een ideaal projectteam

Stap 1: Visie en missie

Welke missie het projectteam heeft staat in deze stap centraal. Een slogan of een aansprekende titel, bijvoorbeeld ‘Een heldere controleerbare werkwijze’ kan hierbij helpen. Zorg dat het team de slogan oppikt en dat het onderdeel van hun woordgebruik wordt. In het projectteam kun je een keer aan de orde stellen wat de missie van dit project en dit team is. Een aansprekende titel voor het project verhoogt de herkenbaarheid en de verbondenheid.

Stap 2: Doelen en resultaten

Zorg voor groeps- en individuele resultaatgebieden. Wat wordt er van iedereen in het project verwacht? Zet deze doelstellingen om in praktisch haalbare doelen. Benoem samen met de projectleider voor elk projectteamlid de hoofdtaken en de verwachte resultaten op basis van het project.

Stap 3: Taken en rollen

Stem de inhoudelijke rollen en de projectteamrollen met elkaar af. Een ideaal team kent vijf rollen die elkaar respecteren en aanvullen. Het creëren, het stimuleren, het controleren, het produceren en als centrale rol het organiseren. Juist bij het samenstellen van een projectteam zou de projectleider moeten kunnen kiezen wie het beste bij dit project passen.

Stap 4: Werkafspraken en procedures

Maak met elkaar een mentaal contract, ‘samen spreken we af dat…’ Met werkafspraken wordt het duidelijk hoe iedereen met elkaar om moet gaan. Zo is vergaderen soms een ergernis. Maar als je afspreekt dat een vergadering pas een zinvolle vergadering is als er een agenda is, de actielijst doorgenomen wordt, de vergadering in tijd is uitgezet en iedereen op tijd is en op tijd weer vertrekt, dan kom je tot een beter gebruik van de tijd en levert de vergadering meer resultaat op. Voldoet een vergadering niet aan deze criteria, annuleer dan de vergadering. Dat scheelt heel wat tijd en frustratie. Goed afgesproken en goed geleide projectvergaderingen worden zo zinvolle bijeenkomsten.

Stap 5: Relaties en beleving

Laat zien dat de groep goed met conflicten om kan gaan. Dat een conflict mogelijk kan leiden tot een betere samenwerking en dat als het conflict besproken en uitgewerkt is dat de groep weer verder kan. Zeilen met goed weer kan iedereen, zeilen met slecht weer laat de echte kapitein (projectleider) zien. Goede werkrelaties, elkaar zien en tijd nemen zijn essentieel. Bij een crisis laat het team zien wat het waard is.

Stap 6: Feedback

Geef regelmatig feedback. Vertrek vanuit de feiten, geef de beleving aan en spreek uit wat je waardeert of wat je wilt veranderen. Neem elkaar serieus en geef aandacht. De effectiviteit van de feedback wordt gemaakt door de boodschap en de acceptatie van de ander. Geef een compliment of een correctie als het zich voordoet en zorg dat het één op één is.

Boekentip

Deze tips komen uit Het projectassistentboek, jouw rol en positie in projecten van Pieter Hoekstra, Peter Vos en Jakob Zwinderman. Ben je nieuwsgierig naar dit boek? Klik hier om er meer informatie over te lezen.

Reageer op dit artikel