artikel

10 tips om je budget maximaal te benutten voor een evenement

Plannen en organiseren

Heb je een bepaald budget voor een evenement? Dan krijg je hier 10 tips om je budget maximaal te benutten voor jouw evenement.

10 tips om je budget maximaal te benutten voor een evenement

Zorg dat je de actuele prijzen goed kent

Laat je niet verrassen door prijsstijgingen in locatiekosten, productkosten of andere kosten. Vraag goed door over de houdbaarheid van offerteprijzen.

Neem in je budget altijd een post onvoorzien op

Een goede vuistregel is 5 tot 10 procent van het totaalbedrag. De projecten zonder onvoorziene kosten moet je namelijk met een lampje zoeken.

Wees duidelijk wie kosten mag maken voor het evenement

Niets zo vreselijk als een stroom facturen die door iemand anders op jouw code worden geboekt.

Probeer barterdeals te maken

Hierbij ruilen organisaties diensten met elkaar, of maken ze afspraken over wederdiensten: een fotograaf die een gratis foto maakt voor je persbericht, in ruil voor de opdracht van de portretreeks van de Raad van Bestuur.

Houd precies bij wat jij en je eventuele projectteam uitgeven

Een simpele Excel volstaat, maar werk het meteen bij zodra je een uitgave doet. Zo houd je overzicht.

Spreek met je opdrachtgever af welke kosten binnen en buiten je projectbudget vallen

Misschien zijn er bijvoorbeeld kosten te boeken op een andere post of kun je kosten delen met andere afdelingen, zoals Communicatie.

Investeer in middelen die vaker bruikbaar zijn

Een banner met corporate informatie over je bedrijf is een goede investering, maar niet als er een jaartal of tijdelijk relevante informatie op staat.

Kijk wat er al is aan materialen om te kunnen hergebruiken

Dat kan zijn voor de aankleding van je evenementlocatie, of als relatiegeschenk aan de mensen die er zijn geweest.

Weeg goed af wat iets je kost en wat het je oplevert

Een originele uitnodiging in een glazen flesje is heel leuk, maar blijft dat echt hangen bij de ontvanger en is het de extra portokosten waard?

Maak zoveel mogelijk gebruik van de bestaande communicatiekanalen

Personeelsblad, relatieblad, digitale nieuwsbrief, social media accounts; daar kun je veel communicatie over en rondom je evenement kwijt, vaak tegen beperkte kosten.

Auteur: Karen Visser | New Broom

Reageer op dit artikel