blog

Een relatie-evenement van A tot Z!

Plannen en organiseren

Je wilt een relatie-evenement organiseren, maar wat komt daar eigenlijk allemaal bij kijken? Waar begin je? En hoe vind je een evenement dat aansluit bij de wensen van je relaties? Hieronder enkele aandachtspunten. Doelstelling Bepaal allereerst de doelstelling. Wat is het doel of de reden van het evenement? Doelgroep Wanneer de doelstelling vaststaat kun je […]

Je wilt een relatie-evenement organiseren, maar wat komt daar eigenlijk allemaal bij kijken? Waar begin je? En hoe vind je een evenement dat aansluit bij de wensen van je relaties? Hieronder enkele aandachtspunten.

Doelstelling

Bepaal allereerst de doelstelling. Wat is het doel of de reden van het evenement?

Doelgroep

Wanneer de doelstelling vaststaat kun je gaan kijken wie je wilt uitnodigen. Welke doelgroep sluit aan zodat je de doelstelling(en) gaat halen?

Budget

Bedenk wat je allemaal nodig hebt tijdens het evenement. Denk hierbij aan de locatie(s), catering, aankleding, garderobe, fotograaf, entertainment etc. Wat kun je intern verzorgen en wat moet je inhuren? Past dit allemaal binnen het budget? Zo niet, dan kun je het budget vergroten met behulp van sponsoring.

Programma

Stel het programma samen met de wensen van je relaties in het achterhoofd. Hoe wil je dat het evenement eruit komt te zien? Wat is de meerwaarde voor de gasten? Het is belangrijk dat zij een positief gevoel krijgen en dat het interessant genoeg is om te komen.

Evenementenbureau

Het organiseren van een evenement is vaak een hoop werk. Ga je het zelf doen of laat je de organisatie over aan een evenementenbureau?

Locatie

Wanneer je weet hoe het evenement eruit ziet, kun je gaan zoeken naar een geschikte locatie. Kies een locatie die perfect past bij de sfeer die het evenement moet uitstralen, binnenshuis of buitenshuis? Tip: maak een afspraak voor een rondleiding om een kijkje te nemen.

Uitnodiging

Maak een gastenlijst met daarin de relaties die je wilt uitnodigen. Zorg ervoor dat de uitnodiging opvallend is en de interesse pakt. De uitnodiging moet aansluiten bij de doelstelling en de gekozen doelgroep. Kies je voor een online uitnodiging of een papieren per post? In beide gevallen moeten de genodigden zich makkelijk kunnen registreren.

Catering

Wanneer je hapjes of een diner serveert, inventariseer dan eerst eventuele dieetwensen, denk hierbij aan mensen die vegetarisch zijn of een voedselallergie hebben.

Draaiboek

Wanneer alles is geregeld, kun je een draaiboek gaan samenstellen waarin het hele evenement staat beschreven. Deel deze voorafgaand met eventuele partners of leveranciers. Op die manier komen jij en je partners op de avond zelf niet voor verrassingen te staan.

Afhandeling

Na het relatie-evenement is het belangrijk om het contact te onderhouden via de mail of telefoon. Zo kom je ook te weten hoe de relaties het relatie-evenement hebben beleefd.

Ideeën opdoen?

Al eens gedacht aan een relatie-evenement in het theater? Joop van den Ende Theaterarrangementen biedt groepsarrangementen vanaf acht personen. Wij verwelkomen je graag bij één van de producties van Joop van den Ende Theaterproducties. Neem voor meer informatie een kijkje op onze website: www.theaterarrangementen.nl

Relevante workshop: Tips en trends voor een succesvol evenement

Reageer op dit artikel