checklist

Proactiviteit en nee zeggen

Plannen en organiseren

Proactiviteit houdt in dat je goed doelen en prioriteiten kunt stellen. Dat is van groot belang, net als een andere vaardigheid: plannen. Met die drie vaardigheden kun je productief zijn en effectief communiceren voor een optimale samenwerking. Nee zeggen tegen verzoeken (vaak op een ja-manier) hoort daar ook bij.

Proactiviteit en nee zeggen

Nee zeggen is je goed recht – tips

Zeg wat je voelt en denkt:

  • Ik vind vind het vervelend dat…
  • Ik wil dat je stopt met…

Eén keer assertief zijn is niet genoeg.

Asssertief gedrag: opkomen voor jezelf zonder de ander nodeloos te kwetsen.
Subassertief gedrag: niet opkomen voor jezelf, toegeven aan de ander.
Agressief gedrag: opkomen voor jezelf te koste van de ander.

Zeg: ik wil…
En geef aan wat je wel of niet wilt. Spreek in de ik-vorm, praat over jezelf.

Zeg: ik vind…
Vertel over je beleving, daarmee verdien je respect.

Geef een waarschuwing
Geef aan wat je doet als de ander je wens niet respecteert. Je moet sancties kunnen uitvoeren.

Bedenk vooraf wat haalbaar is en wat je aankunt.

Tips voor proactiviteit

  • Bekijk je functie-inhoud kritisch. Noteer je belangrijkste taken en schrijf op wat de taken inhouden. Voer je deze reactief of proactief uit?
  • Wil je (nog) meer proactiviteit in je functie? Als je tevreden bent met je huidige werkzaamheden dat is dat geweldig. Wil je proactiever handelen, bedenk dan met welke taken je wilt beginnen en hoe je dat kunt aanpakken.
  • Voer een gesprek met je manager over de verwachtingen van je functie-inhoud en jouw plannen. Geef aan wat de voordelen zijn als jij taken proactief uitvoert.
  • Plan regelmatig overleg met je manager om op de hoogte te blijven van de voortgang van de doelen en zijn werkzaamheden. Bespreek bijvoorbeeld klanten of projecten en werk dat eraan komt. Lees ook: Proactief plannen.

Blijf op de hoogte

  • Als je weet wat de afdeling doet en waarom kun je gemakkelijker een bijdrage leveren. Verdiep je in de afdeling. Waarom kan de organisatie de afdeling niet missen?
  • Lees het jaarverslag en de nieuwsbrieven van je organisatie zodat je op de hoogte blijft van de visie, doelen en in hoeverre ze bereikt zijn. Hoe staat je afdeling ervoor?
  • Je collega-secretaresses hebben ook hun visie op proactiviteit. Hoe zien zij hun functie? Waarin kun je elkaar ondersteunen? Ga in overleg met je collega’s en deel informatie.
  • Vraag je bij alles wat je doet af: Waarom doe ik dit nu? En varieer met de klemtoon: Waarom doe ik dit nu? Waarom doe ik dit nu? Waarom doe ik dit nu? Waarom doe ik dit nu?

Timemanagement en logboek

  • Weet je waar je tijd blijft? Heb je weleens keihard gewerkt en vraag je je aan het eind van de dag af waaraan? Een logboek geeft inzicht in je tijdsbesteding. Je houdt erin bij hoe lang je waaraan werkt. Een lastige tijdrovende klus maar het geeft veel inzicht in de tijd die je besteedt aan taken. Beoordeel je resultaten, schrijf op wat je wilt veranderen en hoe.
  • Probeer de meeste tijd te besteden aan taken die belangrijk zijn maar nog niet urgent. Realiseer je wel dat je ongeveer de helft van je werktijd kunt plannen. De andere helft is buffertijd, die wordt ingevuld door telefoontjes, spoedklussen.
  • Zorg met je manager voor duidelijkheid over welke taken belangrijk zijn en minder belangrijk. Dan weet je waar je prioriteiten liggen.

Auteurs: Peter Vos, Marianne Smits, Bouke van Kleef

Verdieping

De houding van de assistant verandert dus van reactief naar proactief: meedenken, vooruitdenken, adviseren, beïnvloeden, faciliteren, anticiperen, plannen, managen van informatie, sturen. Daar heb je timemanagement, het onderwerp van deze training, bij nodig.

De training Proactief handelen maakt je bewust van je eigen gedrag en leert je hoe je proactiever kunt zijn. We gaan in op zaken als initiatief nemen, doelgericht werken, uitoefenen van invloed, omgaan met weerstand, creativiteit en stellen van grenzen.

De training Power projectassistent is een dag vol tips, tricks en tools om een project optimaal te organiseren, assisteren en realiseren.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels