checklist

Zo bewaak je de voortgang van een project

Plannen en organiseren

Ieder project is weer anders. Er kan van alles anders lopen dan we gepland hadden; deadlines worden niet gehaald, de planning blijkt te krap of de onderlinge communicatie is gebrekkig. Wat kun jij doen in je rol als projectassistent om het project zo soepel mogelijk te laten verlopen en op tijd in te grijpen als er iets mis dreigt te gaan?

Zo bewaak je de voortgang van een project

Eén van de belangrijkste taken van de projectassistent is het bewaken van de voortgang van de projectactiviteiten en op tijd signaleren als het project dreigt uit te lopen. De ‘leveranciers’ in jouw project zijn vaak je eigen collega’s of andere betrokkenen die iets op tijd moeten aanleveren. Hoe zorg je dat ze dat ook doen? Door er op te vertrouwen dat het wel goed komt of door alles te controleren?

Evenwicht tussen controle en vertrouwen

Blind vertrouwen leidt helaas vaak tot chaos en teleurstellingen en alles willen controleren zal leiden tot een enorme werkdruk en weerstand bij de betrokkenen. Je moet op zoek naar een evenwicht tussen controle en vertrouwen. Controle door een transparante projectplanning en weten wat de kritieke acties in het project zijn. Vertrouwen door een goede relatie op te bouwen met je ‘leveranciers’. Dat betekent niet alleen blind varen op technische planningstools, maar zeker ook door face-to-face communicatie met betrokkenen in het project.

Uitgewerkt projectplan

Allereerst moet je voor het kunnen bewaken van de voortgang beschikken over een zeer goed uitgewerkt projectplan, waar zowel de grove planning van het gehele project in fasen staat, als de fijne activiteitenplanning van de fase die gaat beginnen. Deze planning wordt vaak gemaakt in een planningsbijeenkomst. Elke activiteit schrijven we op een post-it met doorlooptijd en naam van de verantwoordelijke. Daarna plakken we alle post-its met activiteiten in de gewenste volgorde. Activiteiten die tegelijk kunnen plaatsvinden, plakken we onder elkaar. Met lijnen geven we aan welke activiteit afhankelijk is van een andere. Doe actief mee in deze planningsbijeenkomst en zorg dat jouw projectactiviteiten er ook bij staan. Die worden nogal eens vergeten door de projectmanager en de projectmedewerkers.

Het kritieke pad van het project

Als de planning klaar is maak je er foto’s van en zet je de planning in een planningstool. Dat kan in Excel. Voor complexere projecten wordt vaak een specialistische planningstool gebruikt waar ook de afhankelijkheden van activiteiten ingevoerd kunnen worden. Zoek bij voorkeur naar een online planningstool, waardoor de planning makkelijk te delen is en transparant is voor alle betrokkenen. Zorg er wel voor dat het aantal medewerkers die rechten krijgen tot aanpassen van de planning beperkt blijft, anders wordt het een rommeltje.

Waar ga je je nu op focussen in de planning? Je hebt echt geen tijd om alle activiteiten intensief te volgen. Je focust je in eerste instantie op activiteiten die op het kritieke pad liggen. Dat zijn die activiteiten die bij uitloop direct gevolgen hebben voor het behalen van de deadline.

> Lees ook: Ben je klaar voor je rol als projectassistent?

Investeren in goede relaties

Hoe zorg je dat betrokkenen in het project zich houden aan de planning? Zeker niet door alleen maar herinneringsmailtjes te sturen, te smeken of gefrustreerd te raken. Mensen laten zich door jouw alleen beïnvloeden als ze overtuigd zijn van je goede intenties. Investeer daarom in een goede relatie met de betrokkenen in het project. Dat doe je door persoonlijke aandacht te geven en belangstelling te tonen voor hun werk. Hoe beter de relatie is hoe makkelijker het is om mensen te herinneren aan een deadline of aan te spreken op het niet op tijd aanleveren. In een goede relatie durven mensen open tegen je zijn als dreigt dat ze de deadline niet gaan halen en heb je de mogelijkheid om mee te denken over een oplossing. Dat vraagt ook van jou een open communicatie waarbij je uiteraard je doel voor ogen houdt.

Voortgang van het project

Volg dit stappenplan om de voortgang van het project te bewaken:

1. Organiseer planningssessies voor de start van elke nieuwe fase in het project.

2. Zet de planning in een planningstool en maak het kritieke pad zichtbaar.

3. Investeer in de relatie met de projectbetrokkenen door aandacht en interesse.

4. Maak persoonlijk contact met de betrokkenen vóór de deadline van een kritieke pad activiteit en vraag geïnteresseerd of het gaat lukken.

5. Doe dit via de mail voor niet kritieke activiteiten.

6. Denk mee over een oplossing als er een probleem dreigt met het halen van de deadline.

7. Zorg steeds voor een transparant en actueel bijgewerkte planning.

8. Meld het dreigen van overschrijden van deadlines zo snel mogelijk bij de projectmanager.

Lees ook

Wat houdt de functie van projectassistent in? Als projectassistent moet je van alle markten thuis zijn. Wat houdt de functie precies in en wat zijn je taken? Op deze pagina een overzicht met alles dat je moet weten om je functie als projectassistent goed uit te kunnen oefenen.

Praktische vaardigheden

Meer lezen over de praktische kant van je functie als projectassistent? Lees dan deze items:

Of download de gratis e-pocket Projectassistentie

Verdieping

Wil je je nog meer verdiepen? Dan is Het Projectassistentboek van Pieter Hoekstra, Peter Vos en Jakob Zwinderman verplichte kost. In dit boek vind je alles, maar dan ook alles, wat te maken heeft met je functie als projectassistent.

Bovendien heeft Management Support op het gebied van projectassistentie twee leuke trainingen: de eendaagse training POWERprojectassistent en de driedaagse training Projectmanagement. 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels