nieuws

Geen evenement zonder draaiboek

Plannen en organiseren

Een evenement is een heel project. Een draaiboek kan je helpen het overzicht te behouden.

Een evenement is een heel project. Elk project is op te delen in verschillende taken. Als je op zoek gaat naar een hulpmiddel om de organisatie van alle taken bij te houden, kun je denken aan het Office-programma Excel. In Excel kun je een draaiboek opstellen waarin alle taken staan, zowel de taken die gerealiseerd moeten worden vóórdat het evenement plaatsvindt, als de taken die na afloop van het evenement uitgevoerd moeten worden.

TAKEN BEPALEN

Het aantal taken is afhankelijk van de aard en de omvang van het project. Bepaalde taken in het project kunnen zonder meer uitgevoerd worden omdat de voortgang en reali-satie ervan niet afhankelijk is van een andere taak. Sommige taken daarentegen kunnen pas uitgevoerd worden als een eerdere taak voltooid is. Dit zijn de zogenaamde kritieke taken. Je kunt in Excel opgeven hoeveel dagen een taak duurt en wanneer met het uitvoeren van een taak begonnen moet worden. Voor kritieke taken kun je met formules de startdatum van een taak laten afhangen van de einddatum van een eerdere taak.

EVENEMENTENDRAAIBOEK

Om je op weg te helpen staat er een voorbeeld van een dergelijk werkblad in de rubriek Computer op Management Support. In het werkblad begin je met het invoeren van de (start)datum van het evenement. Deze datum gebruikt het model om terug te rekenen en de startdatum van de verschillende taken uit te rekenen. Vervolgens voer je de verschillende taken in. Elke taak geef je een nummer en bij elke taak typ je een omschrijving. Het nummer hoeft niet opvolgend te zijn. En je mag hierbij ook letters gebruiken. Het zal namelijk voorkomen dat je na het opstellen van de taaklijst nog nieuwe taken bedenkt en die tussenvoegt. Een doorlopende nummering is dan niet vol te houden.

KRITIEKE TAKEN

Voor elke taak bepaal je hoeveel dagen nodig zijn om de taak te voltooien en of het een kritieke taak is. Bij een verhuizing bijvoorbeeld is het installeren en aansluiten van computers een kritieke taak, omdat met deze taak pas begonnen kan worden als de bureaus gemonteerd zijn. Als de taak van het monteren van bureaus uitloopt, kan in dit voorbeeld dus pas later begonnen worden met de installatie van de computers. Je vermeldt daarom bij de kritieke taken in het model van welke eerdere activiteit de taak afhankelijk is.

STARTDATUM

In het model vind je nog drie kolommen, namelijk Kritieke startdatum, Niet-kritieke startdatum en Kritieke einddatum. In de kolom Kritieke startdatum plaatst het model een datum die niet overschreden mag worden wil het evenement op de geplande datum niet in gevaar komen. Als je bij een taak speling kunt opnemen voor het realiseren ervan, vermeld je in de kolom Niet-kritieke startdatum een datum waarop alvast met het uitvoeren van de taak kan worden begonnen. Soms komt het voor dat de uitvoering van een taak op een bepaalde datum voltooid moet zijn, ook al is die datum voor het project nog niet kritiek. Bijvoorbeeld als een leverancier slechts in een bepaalde week nog ruimte heeft voor het uitvoeren van een opdracht. Dat is dan eerder dan volgens jouw planning nodig is, maar het is wel een cruciale datum voor het kunnen starten van het evenement.

Reageer op dit artikel