nieuws

Nooit meer no show

Plannen en organiseren

Je hebt het vast wel eens meegemaakt, je organiseert een leuk evenement en vervolgens komt de helft van de gasten niet opdagen. Uit onderzoek blijkt dat bij een gemiddeld bedrijfsevenement 25 procent minder komt dan zich heeft ingeschreven. Hoe voorkom je dit?

Je hebt het vast wel eens meegemaakt, je organiseert een leuk evenement en vervolgens komt de helft van de gasten niet opdagen. Uit onderzoek blijkt dat bij een gemiddeld bedrijfsevenement 25 procent minder komt dan zich heeft ingeschreven. Hoe voorkom je dit?

Bij het organiseren van een bedrijfsevenement moeten gasten zich meestal vooraf inschrijven. Zodra zij dit gedaan hebben, reken je erop dat zij ook werkelijk komen opdagen. Toch blijkt dit, helaas, niet altijd het geval. Sommige mensen blijken op de dag zelf gewoon niet te komen. En afbellen? Ho maar! Voor de organisator van het evenement is deze zogenaamde ‘no show’ heel vervelend. Nu moet hij laten zien hoe goed hij kan improviseren.

Gevolgen
Tafelschikkingen moeten aangepast worden, vooraf ingedeelde groepen kunnen weer opnieuw ingedeeld worden. No show is een vervelend en een tijdrovend verschijnsel. Het betekent ook hogere kosten dan begroot, een kleiner draagvlak voor de communicatieboodschap en minder uitstraling voor het evenement.

Volgens communicatiecoach.nl is no show een verschijnsel van deze drukke tijd. Mensen hebben weinig tijd en ze gaan steeds minder zuinig om met andermans tijd en geld. Men wordt tegenwoordig tien keer per jaar uitgenodigd voor relatiedagen. Je moet wel met een heel bijzonder evenement op de proppen komen voor je de aandacht trekt. Ook hebben mensen bij massale evenementen minder drang om af te melden. ‘Niemand mist me als ik niet kom’, wordt er gedacht.

Tips
Je kunt het verschijnsel no show tegengaan. Op de site www.communicatiecoach.nl vind je tien tips. Hieronder lees je er alvast een paar:

  • organiseer geen standaard evenement:
    geef mensen het idee dat ze bij iets bijzonders aanwezig zullen zijn;
  • denk vanuit het perspectief van de ontvanger:
    wat willen ze horen, zien en beleven. Combineer dat met de boodschap  die je wilt overbrengen;
  • denk aan vakantieperioden:
    mensen willen nog wel eens op het laatste moment vrij nemen, bijvoorbeeld om bij de kinderen te kunnen zijn;
  • maak het evenement niet te lang:
    sommige dingen kunnen alleen een hele dag, maar soms kan het ook in twee a drie uur. Bij een dagdeel of minder is het handig om mensen op de weg naar hun werk of huis een evenement aan te bieden. Dit kost ze dan geen hele werkdag en ze zitten dan toch al in de auto;
  • stel een zwarte lijst op:
    als je een evenement opstelt, kun je een zwarte lijst opstellen met mensen die zonder bericht niet zijn komen opdagen. Het jaar erop nodig je deze mensen eventueel niet meer uit.

Reageer op dit artikel