nieuws

Voorbespreking is een must

Plannen en organiseren

Als je een evenement organiseert waarbij kennisoverdracht centraal staat, zul je ook een of meer sprekers uit-nodigen. Zij zijn, net als de aanwezige gasten de hoofdrolspelers van het evenement. Een sprekersbijeekomst is in het belang van gasten èn sprekers.

Als je meer dan één spreker op het programma hebt staan is onderlinge afstemming een must. Plan dus ruim van tevoren, maar minstens zes weken vóór het evenement, een vergadering met alle sprekers en de dagvoorzitter.

Een sprekersbijeenkomst is in het belang van de sprekers: alleen als alle presentaties goed op elkaar zijn afgestemd, komt de boodschap van die dag goed over. Bovendien voorkom je dat sprekers het gras voor elkaars voeten wegmaaien en moeten gaan improviseren.
Met bovenstaande argumenten kun je de individuele sprekers overhalen om hier toch vooral bij aanwezig te zijn. Je kunt natuurlijk een aparte vergoeding hiervoor afspreken, of spreek een prijs af voor de presentatie inclusief de voorbespreking. Dan maak je die minder facultatief. Je kunt je zelfs nog assertiever opstellen: niet bij de voorbespreking, dan ook geen spreekbeurt. Maar die houding moet je je natuurlijk wel kunnen permitteren.

Een voorbespreking duurt ongeveer twee uur. Je kunt je aan de volgende agenda houden:

  • Introductie door de organisator.
  • De sprekers stellen zich kort voor: wie ben ik, wat doe ik, waarom doe ik mee met dit evenement en welk belang hecht ik eraan?
  • Inleiding van het thema, het onderwerp van het evenement.
  • Uitleg van elke spreker over zijn of haar eigen onderwerp.
  • Gezamenlijke discussie over de afstemming van de onderwerpen, zodat de boodschap zo helder mogelijk overkomt; dit kan bijvoorbeeld mede door de volgorde te bepalen waarin de onderwerpen aan bod komen.
  • Afspraken maken: deadlines voor hand-outs en het aanleveren van presentatiemateriaal.

Meer informatie over het organiseren van evenementen vind je maandelijks in Evenementen Support.

Reageer op dit artikel