nieuws

Sloworganizing: Haal de druk van de ketel

Plannen en organiseren

De hele dag ben je bezig geweest om telefoon en e-mail te beantwoorden. Collega’s komen naar je toe met vragen en die wil je zo snel mogelijk helpen. Maar daardoor ben je wéér niet toegekomen aan dat project of die grote klus. Denk jij dat je weinig invloed hebt op wat je te doen hebt? […]

Sloworganizing: Haal de druk van de ketel

De hele dag ben je bezig geweest om telefoon en e-mail te beantwoorden. Collega’s komen naar je toe met vragen en die wil je zo snel mogelijk helpen. Maar daardoor ben je wéér niet toegekomen aan dat project of die grote klus. Denk jij dat je weinig invloed hebt op wat je te doen hebt? Je kunt meer sturen dan je denkt. En daardoor krijg je het ook nog eens minder druk én haal je je doelen.

Sloworganizing

Ook al heb je nog zoveel te doen, er is altijd iets wat het belangrijkst is om te doen. En als alles even belangrijk is, kies dan zelf wat voorrang krijgt. Als je niet kiest, heb je geen focus en bestaat het gevaar dat je je maar laat meedrijven op wat er gebeurt. Dan krijg je van die dagen dat je alleen telefoon aanneemt en e-mail beantwoordt.
Maak dus vooraf een actieve keuze voor wat je Belangrijkste Taken zijn voor een dag. Doe dat het liefst de avond tevoren of anders meteen aan het begin van de dag.
Per dag heb je maximaal drie belangrijkste taken. Ik weet dat dat erg weinig lijkt, maar er is altijd iets wat je écht moet doen. En dat wil natuurlijk niet zeggen dat dat het enige is wat je doet die dag.
Het voordeel van drie Belangrijkste Taken (BT’s) is dat het haalbaar is om ze alle drie te doen. Dat betekent dat je je doel voor de dag kunt halen. En dat geeft een tevreden gevoel. Het gevoel dat je iets bereikt hebt die dag. En dat was nou net wat je voorheen miste.

Stilstaan

Ook als je je BT’s hebt benoemd, kun je je laten meeslepen door de waan van de dag. Want vanaf het moment dat je binnenkomt, komen mensen al op je af met vragen. Je voorkomt dat door af en toe even stil te staan. Merk je dat je je gestrest voelt? Haal dan diep adem en haal je ogen even van je beeldscherm. Doe ze dicht of kijk even naar buiten. Vraag je af wat er nu het belangrijkste is om te doen. En doe dat meteen.

Stop met oplossen

Alle goede voornemens ten spijt, als er de hele dag aan je wordt getrokken, dan kom je nog steeds nergens aan toe. Dan heb je misschien net bedacht wat het belangrijkste is en dan gaat de telefoon of staat er iemand aan je bureau.
Als je elke vraag meteen beantwoordt, dan wennen je collega’s daar aan. Ze komen dan steeds sneller naar je toe en lossen het niet meer zelf op. Lekker makkelijk. En jij voelt je misschien gestreeld omdat ze je nodig hebben. Het is een fijn gevoel om een onmisbare spin in het web te zijn. Maar als je niet oppast, ben je al snel een overspannen spin.
Vraag je af of het echt je taak is om alles op te lossen. Ben je een manusje-van-alles dat altijd gestoord mag worden en alle vragen meteen moet beantwoorden? Ik dacht het niet.
Je hoeft niet bot te worden en alles af te wijzen. Bedenk welke vragen je wel en niet wilt beantwoorden. Kondig aan in een werkoverleg hoe je het voortaan gaat doen. Reserveer eventueel een vragenuurtje, een moment waarop mensen bij je terecht kunnen. Liefst aan het einde van de dag, want dan is de kans het grootst dat ze het zelf al hebben opgelost. En hou je daar dan ook aan. Stuur iedereen weg die op een ander moment met een vraag komt die best kan wachten.

Vast ritme

Het is voor iedereen fijn als er een vast ritme in de week zit. Vaak is er al een natuurlijk ritme: op maandag werkoverleg en notulen uitwerken, op dinsdag vergaderingen plannen. Hoe meer vaste gewoontes je hebt, hoe meer rust je creëert.
Welke terugkerende werkzaamheden heb je? Kun je die op een vast moment inplannen? Zijn er momenten in de week dat het van nature rustig is, bijvoorbeeld vrijdag- of woensdagmiddag? Benut die momenten voor taken die concentratie vragen.
Een vast schema maakt ook voor je collega’s duidelijk wat je aan het doen bent. Daardoor is het makkelijker om uit te leggen dat je even geen tijd hebt.
Elke vaste gewoonte die je kunt plannen, scheelt denkkracht. Je hoeft dan niet steeds te beslissen wat je gaat doen, want dat weet je al. Daardoor kun je je concentreren op de inhoud en een grotere bijdrage leveren. Je doet nog evenveel, maar het voelt relaxter.

Kleinste stap

Kleine stappen zijn makkelijker in te plannen en uit te voeren dan grote stappen. Heb je een groot project te doen? Vraag je dan steeds af wat de kleinste stap is die je kunt zetten. Is dat onderzoek doen naar locaties? Zorgen dat er een datum wordt geprikt? Een plek reserveren?
Hoe druk je ook bent, het is altijd mogelijk om gedurende de dag één telefoontje te plegen. Maak dat tot één van je BT’s en doe het. Vraag je vervolgens af wat de volgende kleine stap is. Zo kom je steeds een stap verder met een project.

Door Yvonne de Bruin. Yvonne is life-organizer, spreker en auteur van het boek ‘Opgeruimd leven in je huis’. Ze is initiatiefnemer van de Landelijke Loslaatdag en van Loslaten Magazine. Kijk voor meer informatie hier

Meer weten?

Wil je graag leren hoe je meer bewust en effectief kunt werken? Management Support heeft een aantal trainingen die je daarbij kunnen helpen. Denk bijvoorbeeld aan Mindful werken, Effectief assertief zijn en De kracht van imperfectie.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels