nieuws

Ondersteuner als verbinder

Plannen en organiseren

Ruim één vijfde van assistants en (directie)secretaresses ziet zichzelf vooral als ‘verbinder’. Dat blijkt uit het Trendonderzoek 2015* van Management Support. En laat kunnen verbinden nu een eigenschap zijn waar je als ondersteuner veel aan hebt – en je manager ook… Er zijn secretaresses die hun manager helpen bij het binnenhalen van klantcontacten, zoals Irene […]

Ondersteuner als verbinder

Ruim één vijfde van assistants en (directie)secretaresses ziet zichzelf vooral als ‘verbinder’. Dat blijkt uit het Trendonderzoek 2015* van Management Support. En laat kunnen verbinden nu een eigenschap zijn waar je als ondersteuner veel aan hebt – en je manager ook…

Er zijn secretaresses die hun manager helpen bij het binnenhalen van klantcontacten, zoals Irene van Tend-Bos vertelde. Zij vinden én binden deze contacten aan hun organisatie, en dragen hun steen bij aan acquisitie, naast de gewone zaken als offertes opstellen en afspraken plannen.

*de resultaten van dit onderzoek komen ook terug op ons gratis congres Get Connected op 12 november tijdens Management Support Live.

Aandacht

En klanten, nieuwe of bestaande, willen nog steeds… aandacht. Een klant wil merken dat je oprecht betrokken bent; dáármee maak je het verschil. Als secretaresse speel jij daarin een belangrijke rol. Daniëlle de Jonge (auteur en trainer): “Jij spreekt klanten vaak als eerste. Aan de telefoon, de balie of via de mail zet jij de toon. Geef daar een ‘personal touch’ aan. Haal je een gast af bij de receptie voor een afspraak met jouw manager? Knoop onderweg een praatje aan en informeer naar meer persoonlijke zaken als vakantie of hobby’s. Gebruik die kennis om de klant onverwacht op aandacht te trakteren: een mailtje op de dag van de lancering van een nieuw project, een klein cadeautje bij de geboorte van zijn kind. Een persoonlijke en onverwachte attentie heeft altijd effect!”

Plezier

Feike Cats (Houden van Klanten): “Voeg als secretaresse plezier toe aan je contacten. Niet alleen externe relaties, collega’s zijn óók klanten. Vanuit jouw positie, dichtbij de directie of het managementteam, vervul je een voorbeeldrol. Overstijg de hiërarchie en de regeltjes en durf inhoud te geven aan jouw gesprekken met klanten. Doe meer dan verwacht. Verplaats je in de klant, maar pas op voor aannames. Vraag gewoon eens: waarmee kunnen we u blij maken? Wat zouden we kunnen verbeteren in onze samenwerking?”

Vastleggen

Jouw kennis van relaties verzamel je in een overzicht, in Excel, of in een goed CRM-systeem. Dat laatste is volgens Daniëlle noodzakelijk binnen een grote organisatie om informatie te kunnen delen met Sales en Marketing. Dat werkt – als iedereen tenminste trouw zijn contactinformatie aanvult. Pas alleen op dat zo’n systeem niet méér procedures en onpersoonlijke standaardmails geeft, waarschuw Feike.

Partner

Als secretaresse of assistant ben je dus een echte partner voor afdelingen als service, support of commercie. Als je ruimschoots voldoet aan de verwachtingen en van een gesprek een memorabel moment maakt, heeft de commerciële afdeling het voor het inkoppen. Aan de slag dus met je personal touch en je natuurlijke voorsprong op het gebied van relatiemanagement.

Ga de verbinding aan en kom ook naar het gratis congres Get connected op Management Support Live: 12 november in het Beatix Theater, Utrecht.

Reageer op dit artikel