nieuws

9 gouden tips voor agendabeheer

Plannen en organiseren

Een overvolle agenda up-to-date en flexibel houden vergt organisatietalent en een flinke dosis creativiteit. Het puzzelen met last minute-afspraken, dringende verzoeken, taken en to do’s, daar kun je stress van krijgen. Maar geen zorgen, met deze negen gouden tips doe je aan gezond en effectief agendabeheer. 

9 gouden tips voor agendabeheer

Tip 1: Leg de grote keien eerst

Dat een agenda snel vol raakt, hoef ik je niet meer te vertellen. Voor je er erg in hebt, is er geen ruimte meer voor zaken die belangrijk zijn en die energie geven, zoals bijvoorbeeld vakantie. Leg dus eerst de ‘grote keien’ in jouw agenda en in die van je manager, daar bouw je dan de ‘kleine keien’ omheen: alle andere afspraken en to do’s.

Tip 2: Noteer alle terugkerende afspraken

Trek bij het begin van het jaar ook tijd uit om alle terugkerende afspraken voor het hele jaar in de agenda te noteren: de jaarlijkse feestdagen, sluitingsdagen van het bedrijf, maar ook de vaste wekelijkse of maandelijkse vergaderingen, het opstellen en versturen van nieuwsbrieven. Laat niets aan het toeval over. Door al die zaken in je agenda te noteren, verminder je de kans dat je gaat uitstellen.

Tip 3: Geef je agenda zuurstof

Geef jouw agenda en die van je manager elke dag een flinke portie ‘zuurstof’, dat is beter dan dat je haar (of jezelf) moet ‘reanimeren’: voorzie voldoende tijd tussen meetings of afspraken, plan je taken en werkzaamheden niet al te strak in, hou rekening met reistijd, plan elke week een tijdblok van minstens enkele uren in om achterstand in te halen of voor onverwachte taken.

Tip 4: Vervul de rol van ‘gatekeeper’ met verve

Mensen kunnen erg overtuigend zijn, alles is altijd dringend, heeft bloedspoed en moet het liefst meteen gebeuren. Als je je daardoor laat beïnvloeden, kan je agenda en het beheer ervan flink in de knoop raken. Laat een gezonde dosis assertiviteit een handje helpen bij het creëren van een vlot lopende agenda: zeg niet te snel ‘ja’ op een verzoek voor een afspraak, plan niet meteen elk verzoek voor een afspraak in behalve in geval van nood, stel nog enkele extra vragen om na te gaan hoe dringend het écht is, voorzie minder tijd voor afspraken in dan men vraagt.

Tip 5: Noteer alle gegevens

Je kunt heel wat tijd winnen met het goed invullen van een agenda. Het lijkt evident, maar toch wordt daar erg nonchalant mee omgesprongen. Denk maar eens aan al die keren dat je hebt gezocht naar een telefoonnummer om een afspraak te kunnen verplaatsen. Noteer dus niet alleen het uur, de locatie en de naam van de persoon met wie de afspraak gepland is, maar geef ook het (mobiele) telefoonnummer, de naam van het bedrijf, het adres waar de afspraak plaatsvindt en het onderwerp (of de reden) een plaats in de agenda. Een meeting verplaatsen, doe je voortaan in no time want je hebt alle informatie meteen bij de hand.

Tip 6: Voorzie ‘opvolgtijd’ na vergaderingen

Voorzie na elke meeting extra tijd voor follow up-taken, zoals het versturen van bijkomende informatie, het doorsturen van een vergaderverzoek voor een nieuwe meeting, of het schrijven van het verslag – net na de meeting zit alles nog fris in je geheugen en zul je je rapport veel sneller kunnen uitwerken. Je manager zal wellicht gediend zijn met wat extra tijd voor de vergadering, zodat hij of zij de agenda en documenten nog even kan doornemen.

Tip 7: Leer je tijd juist inschatten

Lig je ook voortdurend in de knoop met het juist inschatten van de tijd die je voor een (routine)taak nodig hebt? Gelukkig kun je dat leren: noteer gedurende enkele weken de duur van je (routine)taken en vermeld er ook bij hoeveel tijd je voor die taak voorzien had. Daarmee krijg je zicht op de exacte duurtijd van je (terugkerende) taken en het is meteen ook een eye-opener, want als het op tijd aankomt, overschatten we onszelf maar al te vaak.

Tip 8: Plan e-mailtijd in

Het behandelen van e-mails kan flink aan je tijd knabbelen. Lees je mails voortaan zoveel mogelijk gegroepeerd, bij voorkeur twee keer per dag, en niet telkens als er een in je inbox valt. Plan de tijd om je e-mails te lezen en te beantwoorden ook in je agenda in. Schakel het ‘ping’-geluid en het pop-up-bericht uit, dan kom je niet in de verleiding om de hele dag door toch met je e-mails bezig te zijn. Probeer het eens uit, je zult eindelijk veel meer taken echt afgewerkt krijgen.

Tip 9: bepaal je prioriteiten

Plan op het eind van elke werkdag een kwartier in om je to do-lijst door te nemen, aan te vullen en je prioriteiten voor de volgende dag te bepalen. Begin de volgende dag met de taak die de hoogste prioriteit heeft. Verzamel alle documenten en nodige informatie voor het afwerken van die taak en leg alles klaar op je bureau. De dag erop zul je geen tijd verliezen met te beslissen wat je zoal gaat doen.

AuteurSara Van Wesenbeeck is life & business coach, professional organizer, mediator, spreker en een veelgevraagd expert in de media. Ze is onder meer auteur van het boek ‘Rust in je huis en je hoofd’, dat sinds 1 juni 2017 te koop is, en van ‘Het handboek voor de spitsuurvrouw’. Met haar bedrijf Barking Dogs zet ze drukbezette professionals, ondernemers en spitsuurvrouwen in de juiste versnelling voor effectiever, prettiger en succesvol leven en werken.

Wil je meer tips?

Tijdens de Management Support Workshopdagen op 10, 11 en 12 april 2018 kun je de workshop Agendabeheer in Outlook volgen. Of kijk eens bij de training Optimaal agendabeheer in Outlook.

Reageer op dit artikel