nieuws

Mag het wat minder perfect?

Plannen en organiseren

Meer tijd, aandacht en energie besteden aan je taak is niet altijd beter. Sterker nog, je werk kan er zelfs van in kwaliteit teruglopen, doordat je het doel voorbij schiet. Hoe staat van perfect naar optimaal in relatie tot lean werken?

Mag het wat minder perfect?

Perfect…

Perfectie wordt bereikt, niet wanneer er niets meer toe te voegen is,
maar wanneer er niets meer weg te laten is.
– Antoine de Saint-Exupéry

Trainer Roos Woltering (van onder meer Powerlean op het secretariaat) legt uit.

Lean werken: overbodigheden schrappen

Bij lean werken schrap je overbodigheden. Je onderzoekt verspillingen en voert verbeteringen door. En je stopt op het moment dat er niets meer weggelaten kan worden. Een optimaal resultaat bereik je door het streven naar perfectie los te laten en je werk in het grotere geheel van de organisatie te plaatsen. Zet je klant (intern of extern) centraal en bekijk wat goed genoeg is, dán werk je lean.

Lean secretariaat: de 2 vragen van de optimalist

Wil je lean toepassen op je secretariaat, dan is perfectie dus niet waar je naar moet streven. Naar wat dan wel? Optimalisme! Kijk vooral naar: dient dit het doel?
De 2 vragen van de optimalist zijn:

1) Wat is er mogelijk?
2) Wat is er nodig?

1 Wat is er mogelijk?

Perfectionistische mensen durven deze vraag nog wel te stellen. Want als je werk gelimiteerd is (door tijd, geld, middelen, onze eigen capaciteiten en die van collega’s) dan is de druk minder hoog om perfect werk te leveren. Immers: als er minder van is, kunnen we ook minder perfect werk leveren. Als je slechts één uur hebt voor een deadline, dan kun je de schuld nog bij de krappe tijd leggen.

2 Wat is er nodig?

Maar kúnnen we (of durven we) wel genoegen te nemen met minder? Dat is een vraag waar veel perfectionisten moeite mee hebben. En daar draait het uiteindelijk om.
Ook al heb je wél alle tijd, geld, middelen – is dit alles dan wel nodig?

Durf je hierin zelf te kiezen, dan betekent het dat je kiest voor wat goed genoeg is voor het doel. Het betekent ook dat de verantwoordelijkheid voor die keuze bij jou ligt.

Het draait dus om het doel

Voordat je überhaupt aan iets begint: onderzoek in hoeverre dit belangrijk is. En voor wie. We verliezen ons snel in onze eigen werkzaamheden en onze eigen stokpaarden. Maar daarmee verklein je je impact in het grotere geheel.

De 3 o’s van de optimalist

– Onderzoek: wat wordt er verwacht? Wat is het doel?
– Overview: houdt overzicht op het grote geheel.
– Overgave: durf los te laten, hou ruimte om bij te sturen. Dit bevordert openheid voor het verloop van het proces.

Let op de saboteurs

Veel voorkomende saboteurs zijn:

  • overmatig controleren,
  • te veel voorbereiden,
  • je verliezen in details,
  • niet los kunnen laten,
  • alle touwtjes in handen willen houden,
  • zeker willen weten dat alles klopt en daardoor geen ruimte overlaten voor innovatie, flexibiliteit, spontaniteit en creativiteit,
  • alles alleen willen doen en uitsluitend vertrouwen op eigen kennis en kunde.

Natuurlijk kun je nog veel toevoegen, het kan altijd netter, kloppender, zekerder en uitgebreider maar het wordt er niet per definitie beter van.

Al het meerwerk doen we uiteindelijk voor onszelf

Alles wat we méér doen, doen we eigenlijk voor onszelf en niet om het doel te dienen. We dienen dan niet langer de interne of externe klant, maar ons eigen ik. De reden waarom we dat doen, kan komen uit angst om beoordeeld te worden, dat we steken laten vallen (’10 is het enige haalbare’). Het is een manier om de wereld en de reactie van anderen onder controle te houden.

Voorbeelden: leaner werken

Wellicht herken je deze voorbeelden uit de dagelijkse praktijk.

Stel: je wil een trend aantonen en maakt een grafiek van de afgelopen 10 jaar in een presentatie. Dan is het niet zo belangrijk welke kleurtjes je gebruikt of elk balkje een ander patroon heeft en of het op de millimeter klopt. Behalve misschien als je de grafiek maakt voor het jaarverslag, als mensen het gaan gebruiken als naslagwerk.

Stel: je maakt een goodiebag, omdat je een presentje wil geven en de aanwezigen wilt bedanken voor hun aanwezigheid. Wat is daarvoor goed genoeg? Moeten er echt nog gekleurde linten aan in precies dezelfde kleur als jullie logo? Of is een neutrale kleur ook goed? En hoever ga je in kleine attenties? Moet de chocoladereep per se nog een extra wikkel van het event?

Stel: je maakt notulen, omdat je wilt samenvatten wat er besproken is en dat iedereen weet wat de actiepunten en besluiten zijn. Is het dan nodig dat de lay- out perfect klopt? Moet elke zin de mooiste zijn die je ooit hebt geschreven? Wat kun je weglaten?

Powerlean op het secretariaat

In de nieuwe training Powerlean op het secretariaat leg je met veel afwisseling, tips en tricks de basis voor een mindset én een secretariaat waar lean het uitgangspunt is. Trainer Roos Woltering gaat in deze training in op optimaal werken.

Roos Woltering

Meer weten over lean werken op het secretariaat?

Lees ook het grote trendartikel: Lean werken is slimmer werken, juist op het secretariaat.
Of het artikel met basiskennis: Lean werken op het secretariaat: wat is dat?

Lean werken op het secretariaat: best practices

Hoe je lean nu toepast in de dagelijkse praktijk vertellen vijf managementondersteuners:

Projectmanager Loe Kessels van Waternet
Freelance project- en managementondersteuner Margot de Jong van Office Services Houten
Lydia van den Bogaard, directieassistent bij Toyota Material Handling en gasttrainer bij Quadrant Advies
Annelie Peters, directiesecretaresse bij ZON fruit & vegetables
Johanna de Jong, project- en managementassistent Hanzehogeschool Groningen

Nu zelf aan de slag met lean

In de training Lean op het secretariaat bijvoorbeeld, waar je leert toegevoegde waarde te bieden op de meest efficiënte wijze. Of: Powerlean op het secretariaat (nieuw), waar je met veel afwisseling, tips en tricks de basis legt voor een lean mindset en lean secretariaat.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels