nieuws

Lean werken op het secretariaat: best practice Hanzehogeschool Groningen

Plannen en organiseren

Hoe pas je lean nu echt toe? Vijf verschillende professionals – een directiesecretaresse, een directieassistent, een projectmanager, een project- en managementassistent én een freelance project- en managementondersteuner – vertellen hoe zij lean in hun dagelijkse werk inzetten. Deze best practice gaat over Johanna de Jong, Hanzehogeschool Groningen.

Lean werken op het secretariaat: best practice Hanzehogeschool Groningen
Johanna de Jong-Uchtman

Lean werken op het secretariaat kan het best beschreven worden aan de hand van best practices. Daarom de komende weken 5 praktijkverhalen. Dit keer:

Naam: Johanna de Jong-Uchtman
Functie: project- en managementassistent
Organisatie: Hanzehogeschool Groningen

‘Kleine veranderingen maken een groot verschil’

“Wij hebben een lean-training gevolgd omdat we de samenwerking tussen de verschillende teams willen versterken. Daardoor hoeven we niet telkens opnieuw het wiel opnieuw uit te vinden. Ik verwacht dat het ons helpt om de processen te verbeteren en verspillingen te verwijderen. Tijdens de training vond ik het een eyeopener om te zien dat je met kleine veranderingen een groot verschil kunt maken. Je gaat daardoor op een andere manier naar processen kijken. We hebben bijvoorbeeld lijsten die we regelmatig updaten en rondsturen. Na de training dachten we meteen: waarom zetten we die lijsten niet op één centrale plek?

‘Lean-expert voor focus’

We hebben nu afgesproken dat we samen met een lean-expert binnen onze organisatie gaan sparren. Ik verwacht dat hij ons helpt om de juiste focus te houden. We willen bijvoorbeeld met OneNote gaan werken. Onze valkuil was dat we meteen bedachten waarvoor we OneNote nog meer konden inzetten. De lean-expert gaf terecht aan dat we niet moesten denken vanuit een tool, maar vanuit het proces. Zo zet hij ons weer op het juiste spoor. Bovendien is het prettig dat hij bij onze organisatie werkt. Hij kent de structuren en de processen. En hij zorgt ervoor dat we lean zo toepassen dat het ook past binnen de rest van de organisatie.”

Meer weten over lean werken op het secretariaat?

Lees ook het grote trendartikel: Lean werken is slimmer werken, juist op het secretariaat.
Of het artikel met basiskennis: Lean werken op het secretariaat: wat is dat? 

Lean werken op het secretariaat: best practices

Projectmanager Loe Kessels van Waternet
Freelance project- en managementondersteuner Margot de Jong van Office Services Houten
Lydia van den Bogaard, directieassistent bij Toyota Material Handling en gasttrainer bij Quadrant Advies

Nu zelf aan de slag

In de training Lean op het secretariaat bijvoorbeeld, waar je leert toegevoegde waarde te bieden op de meest efficiënte wijze. Of: Powerlean op het secretariaat (nieuw), waar je met veel afwisseling, tips en tricks de basis legt voor een lean mindset en lean secretariaat.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels