nieuws

What’s hot and what’s not in evenementen?

Plannen en organiseren

“Een evenement organiseren overstijgt echt het puur facilitaire stuk ervan. Dat maakt het interessant, spannend en leerzaam. Je haalt op deze manier een hoger niveau.” Expert en organisator Lenny Klaassen over trends en tips.

What’s hot and what’s not in evenementen?

In haar workshop Gouden tips voor een succesvol evenement neemt Lenny Klaassen je aan de hand van 10 tips en trends mee in evenementenland. Zij is expert en weet alles over de evenementbranche. Ze licht alvast een tipje van de sluier op over wat hot is.

Duurzaamheid en hippe locaties

“Sowieso: duurzaamheid, dat is echt nu een voorwaarde en geen uitzondering meer. Ook moet de catering kwalitatief goed zijn en een hippe uitstraling hebben. Dat bereik je bijvoorbeeld met food trucks en street food. Voedsel moet herkenbaar zijn, gezond en kwalitatief goed.
Verder zijn hippe locaties populair, die verder gaan dan de standaardzalen en saaie inrichting. Ik zoom in de workshop in op verschillende stijlen, verrassende inrichting en opstellingen met bijvoorbeeld krukjes, gekke stoelen en fauteuils. Hierdoor ontstaat een meer informele sfeer en nodig je de gasten ook uit om elkaar te ontmoeten.”

Interactie, tempo en dynamiek

“Wat betreft het programma van je evenement: wat bied je aan waarvoor het publiek echt wil komen? Daar hangen meerdere zaken aan vast. Grote trend hier is: meer interactie, een hoger tempo en meer dynamiek. Dat betekent ontzettend veel voor je programma en het betrekken van je publiek.

De tijd dat een spreker achter een katheder stond, ligt echt ver achter ons. Je moet een programma opstellen waar mensen graag naartoe komen, waar ze bij willen zijn en onderdeel van zijn.

Men komt tegenwoordig in deze digitale tijd echt voor live ontmoetingen en netwerken. Dus dat moet je faciliteren. Men wil sparren, ideeën uitwisselen, nieuwe mensen ontmoeten. Dit heeft natuurlijk grote invloed op je programma, dat netwerken moet je faciliteren.

Meer interactie in het programma betekent dat je het publiek veel meer betrekt, daar moeten dagvoorzitter en sprekers op inspelen. Tv-formats worden hierbij vaak als voorbeeld gezien voor evenementen. Je ziet bijvoorbeeld ook bij College Tour hoe het publiek betrokken wordt bij de inhoud. Het publiek moet vragen kunnen stellen en met ideeën en suggesties kunnen komen. Zo ontstaat er een dialoog tussen het podium en de zaal.

Dit betekent ook dat je andere opstellingen kunt inzetten: mensen moeten elkaar kunnen aankijken. De sprekers en de dagvoorzitter moeten hier op ingesteld zijn.”

Inhoud met een sausje

“We zijn met zijn allen vrij snel verveeld. Om de mensen geboeid te houden is het slim om het tempo en de dynamiek hoog te houden en te zorgen voor wat ik noem flashiness: dat je zorgt voor flair, een goede uitstraling en humor.

In De Wereld Draait Door maakt Nico Dijkshoorn bijvoorbeeld een sneldicht met een humoristische samenvatting van de uitzending. Maar je kunt dat ook bereiken met een cartoonist, een samenvattend lied of cabaret. Zo kun je de inhoud nog leuker maken. Ook in een grijzenpakkendoelgroep mag toch gelachen worden. Zie het als inhoud met een sausje. Het zorgt ervoor dat het boeiend blijft, mensen luisteren beter en raken gemotiveerder om met de inhoud aan de slag te gaan.”

Event stretching

“Een andere grote trend is: event stretching. Dat heeft alles te maken met social media. Je ziet het bij zakelijke evenementen maar ook bij festivals: het live evenement wordt ‘gestretcht’ in het voor- en natraject in de communicatie met het publiek. Zo betrek je ze al eerder en ook na afloop terwijl je natuurlijk toewerkt naar de piek op het evenement zelf. Maar je warmt het publiek alvast op met discussies op bijvoorbeeld LinkedIn. En je deelt foto’s achteraf. Zo wordt het contact interactief en dynamisch en werk je naar die live ontmoeting toe.”

Gouden tips

“Twee belangrijke vragen krijg ik altijd: waar begin ik? En hoe stel ik een goed draaiboek op? Een evenement organiseren is een groot project dus je hebt een projectplanning nodig die structuur geeft. Of je nu voor 10 of 10.000 mensen iets organiseert, dit is essentieel: een projectplanning met fases, een actielijst en een helder dossier.

Een draaiboek voor de dag zelf is ook essentieel zodat je de regie houdt, en dat zorgt voor rust.”

Lenny schreef al een steengoed artikel over het maken van een draaiboek: waterdicht draaiboek voor je evenement.

Zelf aan de slag

Ga zelf aan de slag met Lenny en meld je aan voor haar workshop Gouden tips voor een succesvol evenement tijdens de Management Support Workshopdagen.

Later dit jaar (in oktober) geeft ze ook een eendaagse training Evenementen organiseren.

Reageer op dit artikel