nieuws

Durf het conflict eens aan te gaan

Plannen en organiseren

Bij projecten spelen grote belangen mee en alles staat onder druk van tijd en geld. Geen wonder dat de spanningen behoorlijk oplopen. Wat kun jij doen als projectassistent?

Durf het conflict eens aan te gaan

Als projectassistent en projectteam kun je zo van de ene dag in de andere dag in een conflict rollen. Vooral in de fase dat het team een onderdeel moet opleveren en dat nog niet klaar is… De projectleider zal dan de druk van de opdrachtgever moeten weerstaan. En jij als projectassistent kunt er ook opeens middenin zitten.

Cocktail voor een conflict

Een conflict is een botsing van verschillende en elkaar tegenwerkende krachten, opvattingen, gevoelens of belangen. Jij wil het ene en de ander wil precies de andere kant op. De uitkomst kan je persoonlijk treffen.

Voor de cocktail ‘conflict’ heb je dus twee dingen nodig:
• belangentegenstelling
• relatie

Niet alle conflicten zijn conflicten. Het is een tragische optelsom van gebeurtenissen, die uiteindelijk tot een vervelende situatie leiden.

Het liefst zou je misschien conflicten helemaal vermijden, maar helaas: dat is niet altijd mogelijk. Ga je het conflict aan, zorg dan dat je het góéd aangaat en dat je er daarna zo weinig mogelijk emotioneel last van hebt.

Het middel hier is: goede communicatie.

Belangentegenstelling

Jij stelt voor om een project start up (PSU) te doen. De projectleider negeert je voorstel volledig, zet het niet op de agenda, bespreekt het niet met de andere projectteamleden en hij weet na een tijd niet eens meer dat je het voorgesteld hebt. Je voelt je niet gezien en je ergert je aan het weinig empathisch vermogen van de projectleider. Hij is het totaal vergeten, maar hij heeft er ook geen zin in. Hij neemt geen tijd om het met jou te bespreken.

Relatie

Het tweede gedeelte van de cocktail is de relatie. Je hebt een (project)werkrelatie en je ziet elkaar vaak en werkt met elkaar samen. Je wilt een goede werkrelatie en je wilt werkplezier. Dat is een reden om het conflict goed aan te gaan en te streven naar een goede werkoplossing.

Nu denk je misschien dat we in dit digitale tijdperk veel met elkaar communiceren, maar dat is niet waar. Het is zo makkelijk om e-mails verkeerd te begrijpen, omdat je het gezicht, de klank en de emotie er niet bij hebt. Echt contact en regelmatige feedback is essentieel voor goede communicatie en je kunt er conflicten mee voorkomen. Oog voor elkaar, begrip voor elkaar en elkaar wederzijds accepteren is van belang.

Innerlijk conflict

Naast een conflict met de ander is er bijna altijd ook sprake van een ‘innerlijk’ conflict. Je vraagt je zaken af: ben ik wel goed genoeg, heb ik er wel voldoende aandacht aan besteed, is het mijn schuld?

Dit kan voor jou als projectassistent opgaan als het werken in projecten nog vrij nieuw voor je is. Als je daar geen aandacht aan geeft, dan blijft dat energie zuigen en je aandacht afleiden.

Stel jezelf deze vragen

Reken af met zelftwijfel en zet de zaken zo feitelijk mogelijk op een rij. Vragen die je daarbij kunnen helpen, zijn:

– wat zijn de feiten,
– wat zijn de gebeurtenissen,
– wat heb ik gedaan,
– wat heeft de ander gedaan,
– waarom komen we er niet uit,
– wat hou ik vast,
– hoe wil ik eruit komen?

Omgaan met een conflict is omgaan met een persoon

Essentieel bij het omgaan met een conflict is dat je je realiseert dat het omgaan met een conflict ook het omgaan met een persoon is. En dat is moeilijk. Het maakt de persoon in kwestie voor jou vaak tot een onaardig en lastig persoon.

Maar het omgaan met lastige mensen wordt voor een deel bepaald door de ideeën die je over die andere mensen hebt, door jouw normen en waarden, wensen en verwachtingen en door de omgang met je eigen gevoelens.

Dus: hoe je op iemand reageert en of je iemand als onaardig of lastig ervaart, zegt dus evenveel over jezelf als over de lastige persoon. Een boeddhistische uitspraak is ‘Je kunt eindeloos opnieuw beginnen’. Ga de ander eens met een frisse blik bekijken.

De (nieuwe) positie die je inneemt bij het conflict maakt het verschil en geeft ruimte voor de ander het conflict ook op een andere manier te bekijken.

Goede en slechte gevolgen van een conflict

Het goed aangaan van een conflict kan ook positieve gevolgen hebben, de lucht is geklaard, de relatie verstevigd. Het geven van aandacht, het uitspreken, het luisteren, het samen komen tot een oplossing kan een (werk)relatie verdiepen. De kunst van communicatie en het schakelen in invloedsstijlen moet dan wel onderdeel van je gedragsrepetoire zijn.

De goede en slechte gevolgen van een conflict op een rijtje.

Wat kunnen de gevolgen zijn van een conflict?
Slechte gevolgen Goede gevolgen
·        Energieverlies

·        Wantrouwen en onbegrip

·        Oplopende negatieve spanning in jezelf of in de relatie (stress)

·        Negatief zelfbeeld of negatief beeld van de ander

·        Verbreken contact of relatie

·        Disfunctioneren

 

·        Opluchting

·        Duidelijkheid (de ‘ruis’ is weg)

·        Verandering; nieuwe start

·        Verdieping van de relatie

·        Betere kwaliteit en meer resultaten

·        Betrokkenheid

·        Versteviging (van jezelf of van de relatie)

·        Makkelijker en effectiever aangaan van ‘conflicten’

Vier helpende gedachten bij een conflict

• Communicatie verloopt zelden vlekkeloos en conflicten horen erbij, wees voorbereid.

• Gebruik je sensitiviteit om aan te voelen of er een conflict aan zit te komen, gevoelens zijn feiten, het benoemen is de eerste stap.

• Een conflict is niet in één dag ‘geboren’ en zal niet in één dag weer voorbij zijn.

• ‘Choose your battle’ oftewel kies je strijd: wanneer is het noodzaak er een punt van te maken en wanneer zal het zo’n vaart niet lopen? Patsboem niet overal in.

 

Zelf aan de slag

Een dag beleven vol tips, tricks en tools om een project optimaal te organiseren, assisteren en realiseren? Bekijk dan de training Power projectassistent. Of de (meerdaagse) training Projectmanagement voor de ervaren projectassistent.

Auteurs

Pieter Hoekstra, Peter Vos en Jakob Zwinderman zijn experts op het gebied van projectassistentie en schreven er Het Projectassistentboek over, het standaardwerk voor de projectassistent.

Reageer op dit artikel