artikel

Van medior naar senior secretaresse

Persoonlijke ontwikkeling

Daar is ze dan, de senior secretaresse, de ervaren secretaresse van de afdeling, PA to the General Manager, het ultieme doel van menig medior secretaresse. Hoe word je nu zo’n senior secretaresse, aan welke eisen moet je voldoen en hoe loopt de weg ernaar toe? Clarence van der Putte, trainer van Management & organisatie; van medior naar senior, licht toe.

Van medior naar senior secretaresse

Alles begint met de ambitie om te groeien. In onze westerse wereld is de drang naar persoonlijke groei een gemeengoed. Een opleiding en het vinden van een baan waarin deze persoonlijke groei tot uiting kan komen zijn belangrijke zaken wanneer we opgroeien van tiener tot een jong volwassene. De meeste secretaresses hebben in dit proces vooraf een bewuste keuze gemaakt in hun beroepsopleiding op diverse niveaus. Zowel binnen het MBO als het HBO zijn er specifieke secretariële opleidingen die opleiden tot junior, medior en zelfs senior secretaresse.

Behoeftenpiramide

Bekeken vanuit de theorie van Maslow, die de behoeftenpiramide heeft beschreven van de mens, is de westerse drang tot groei te zien als een vorm van zelfverwezenlijking. Elk individu wil verschillende behoeften vervullen in het leven. Zelfverwezenlijking of persoonlijke groei is daarbij de leidende behoefte in onze samenleving. De behoeftenpiramide begint met de basis: fysieke behoeften, zoals eten en drinken, daarna de behoefte tot fysieke veiligheid en zekerheid (omgeving), zoals vrede en een stabiele economie. Vervolgens wordt de stap gemaakt van ‘fysiek’ naar ‘sociaal’ en komen behoeften naar voren als het onderhouden van relaties en het verkrijgen van respect: waardering en erkenning. In principe zijn deze eerste drie niveaus in met name de Nederlandse maatschappij goed ingevuld. Bij de laatste twee komt het ambitieniveau om de hoek kijken. In welke mate vind je dat je nog verder wilt en kunt reiken in je carrière?

Junior

Als junior secretaresse kijk je waarschijnlijk op tegen de ervaren secretaresses bij jou op de afdeling; je vraagt je misschien af of je al die dingen ook allemaal tegelijk kunt doen. Telefoon aannemen, plannen en voorbereiden van vergaderingen, de dagelijkse routine van documentbeheer en mailcorrespondentie. De junior ziet hoe de secretaresse structuur aanbrengt in die werkzaamheden, dingen organiseert en vooral zaken ‘regelt’, zoals het nakijken van een presentatie, een voorstel van een leidinggevende of een spoedbestelling regelen met een leverancier. De junior kan zich afvragen of dat stresswerk elke dag wel iets wat ze ambieert. Is het antwoord nee, dan zijn er twee opties: je haalt adem en je gaat gewoon door met het werk wat je als junior doet en hoopt dat je vanuit de opgedane ervaring vanzelf in een hogere positie terecht komt of jij, junior secretaresse, neemt gewoon ontslag en gaat op zoek naar andersoortig werk. Is het antwoord ja, dan begint de zoektocht naar hoe je als junior al die vaardigheden eigen kunt maken.

Medior

De medior secretaresse beheerst deze taken al tot in de finesses en gaat verder dan het gewone, dagelijkse secretariële werk, omdat dit inmiddels routine is geworden. Een medior heeft een bepaalde positie verworven binnen de organisatie, de spil waar alles om draait. Collega’s stappen met hun vraag vaak naar de medior secretaresse, omdat die al eerder met dat bijltje heeft gehakt en het toen zo goed heeft opgelost. Uiteraard zijn er genoeg medior secretaresses die tevreden zijn met wat ze bereikt hebben. Immers, zoveel senior secretaresses zijn er niet. De kans is groot dat je medior zult blijven, tenminste binnen je huidige baan. Een overstap naar een andere organisatie kan dan een logische optie zijn, omdat je daar mogelijk doorgroeimogelijkheden hebt. Binnen je eigen organisatie wordt het lastig om een andere functie te bemachtigen, omdat je altijd het stempel van ‘secretaresse’ met je meedraagt, maar het is niet uitgesloten. Je kunt je interesse uitspreken in een bepaalde andere functie door sociaal te gaan lobbyen bij die afdeling (bijvoorbeeld de PR-afdeling) en het kenbaar te maken aan je direct leidinggevende. De medior die wil doorgroeien naar directiesecretaresse of wil leidinggeven, zal echter naast het excelleren in de standaardvaardigheden iets anders moeten ontwikkelen. Deze stap behelst een zeker abstractieniveau van denken.

Senior

Kijken we naar de vaardigheden van een secretaresse, dan is er een rijtje op te noemen dat uiteraard begint met vaardigheden als ‘accuratesse’, ‘goed georganiseerd’, ‘stressbestendig’, ‘gedisciplineerd’, ‘behendig met software’, ‘flexibel’, ‘goede teamplayer’ en alle andere zaken die je vaak ziet in een vacaturetekst.
Om te komen tot de positie van een senior secretaresse, moeten bovengenoemde vaardigheden, gekoppeld aan de bijbehorende kennis, competenties worden, waarbij een competentie gezien kan worden als een combinatie van kennis, kunde en attitude. Kennis en kunde kun je vanuit jezelf ontwikkelen. Je kunt ze aanleren. De attitude (houding), die je daarbij aanwendt, is niet iets wat je zomaar aanleert. Sterker nog, sommige mensen leren een bepaalde houding nooit aan. Attitude is sterk verbonden met het eerder genoemde ambitieniveau. Een senior koppelt eigenlijk dat wat ze al weet én kan aan een zekere houding, die verder gaat dan de afzonderlijke onderdelen op zich. Deze houding laat zich het beste vertalen door ‘een ontwikkelende, proactieve kijk’ op vaardigheden en kennis. Bijvoorbeeld: het aannemen van een extern telefoontje lijkt simpel, maar vereist vaardigheid (hoe sta ik iemand te woord), en kennis (van telefoonprotocollen). Een senior zal het belang van het onderwerp en belang moeten plaatsen in het bedrijf. En dit geldt voor alle handelingen die jij als senior uitvoert.

Jij hebt als senior het vermogen om het bedrijf te overzien en je kijkt niet uitsluitend naar de operationele kant van het secretariaat. Jij hebt daarnaast ook een sterk empathisch vermogen om de bedrijfscultuur aan te voelen en mee te denken op directieniveau. Met een grote mate van organisatiesensitiviteit ben je een ondersteunende gesprekspartner van de directeur. Deze attitude is echter voor een groot deel aangeboren.
Er is hier duidelijk sprake van een nurture (aangeleerd) en nature (aangeboren) proces. Daar waar de junior en senior vooral op nurture (aangeleerd) zitten, zal een senior secretaresse vanuit het ambitie- en abstractieniveau een slag naar haar functioneren moeten maken. Ambitie (drive) en abstractievermogen (cognitieve en emotionele intelligentie) zijn vooral nature van aard.
Leeftijd speelt in dit hele proces van junior naar medior uiteraard een rol, want ervaring en kunde leer je met de loop der jaren. Ook dit heeft dan weer met nurture te maken.

Na de senior

Ben je een senior secretaresse geworden, dan zegt Maslow van de behoeftenpiramide dat je weer naar een volgend niveau van zelfverwezenlijking gaat. Dat houdt dus gewoonweg in, dat je naar een andere baan binnen of buiten je bedrijf gaat kijken. Heb je die ambitie en behoefte, dan liggen er mogelijkheden in bijvoorbeeld sales of projectmanagement. De sleutel hiervoor ligt in aanvullende cursussen en opleidingen in de richting die je ambieert, maar wel op een hoger niveau. Dit houdt dus in dat je een stap moet maken via een opleiding of cursus op HBO of academisch niveau.

Door Clarence van der Putte, eigenaar en founder van diverse bedrijven, marktonderzoeker, trainer, marketing en organisatie consultant, docent, auteur en (internationale) spreker. Zelf doorgroeien naar een senior positie? Bekijk dan Clarence’ training ‘Management & Organisatie; Van medior naar senior’.

Reageer op dit artikel