artikel

De proactieve secretaresse

Persoonlijke ontwikkeling

Welk gedrag je vertoont ligt aan je persoonlijkheid. Vaak wordt ‘de big five’ gebruikt om de 5 dimensies van de persoonlijkheid te beschrijven die leiden tot bepaald, consistent gedrag in verschillende situaties gedurende een langere periode. Bijvoorbeeld: introvert – extravert en volgzaam – autonoom.

De proactieve secretaresse

Proactief werken vraagt van je dat dit in je zit, dat je erin gelooft en dat je voldoende kennis en vaardigheden bezit. Welk gedrag je vertoont ligt aan je persoonlijkheid. Vaak wordt ‘de big five’ gebruikt om de 5 dimensies van de persoonlijkheid te beschrijven die leiden tot bepaald, consistent gedrag in verschillende situaties gedurende een langere periode. Bijvoorbeeld: introvert – extravert en volgzaam – autonoom.

De dimensies zijn:

  • introvert – extravert: ben je vooral naar binnen of naar buiten gericht? Ben je een prater of een denker?
  • vriendelijk – onvriendelijk: ben je vooral gericht op anderen of jezelf? Ben je inlevend, attent of meer competitief?
  • stabiliteit – instabiliteit: ben je makkelijk uit je evenwicht te brengen of ervaar je niet snel spanning?
  • zorgvuldig – onzorgvuldig: hecht je gewicht aan taken, kwaliteit, regels en normen of laat je het leven vooral op je afkomen en reageer je impulsief en onvoorbereid?
  • volgzaam – autonoom: houd je je vast aan hoe het is, ga je voor zekerheid of sta je open voor nieuwe ervaringen en ben je nieuwsgierig en creatief?

De verschillen tussen persoonseigenschappen voor proactieve en reactieve secretaresses zijn te vinden op de dimensies: introvert – extravert en volgzaam – autonoom.

Introvert – extravert

Een proactieve secretaresse reageert zowel extravert als introvert op zaken. Extraversie is nodig om op personen af te stappen, om kennis en informatie uit te wisselen en zaken gedaan te krijgen. Ze kan beïnvloeden en overtuigen. Ze is allesbehalve de zwijgzame secretaresse van vroeger. Aan de andere kant is een proactieve secretaresse geen flapuit; zij weet heel goed waarom ze iets vraagt. Ze neemt zaken van anderen aan, luistert goed en vindt het niet vervelend om achter de schermen te werken.

Volgzaam – autonoom

Een proactieve secretaresse is meer autonoom terwijl de reactieve secretaresse meer volgzaam is. De proactieve secretaresse heeft autonomie nodig om zelfstandig, vooruitdenkend, soms creatief en met enig risico een beslissing te nemen en in actie te komen. Bij problemen kan ze niet altijd terugvallen op anderen of bestaande routines. Ze volgt eigen ideeën en afwegingen. Toch kan de proactieve secretaresse zich ook dienstverlenend opstellen.

Verantwoordelijk

Proactieve secretaresses voelen zich persoonlijk verantwoordelijk voor hun gedrag en de resultaten die ze boeken. Zij weten dat ze invloed uitoefenen door zelf in actie te komen en initiatieven te nemen. Ze laten, precies zoals de definitie van proactiviteit aangeeft, zich niet tegenhouden door hun omgeving.

Positief zelfbeeld

Proactieve secretaresses hebben een positief en accuraat zelfbeeld en veel zelfkennis en een realistisch vertrouwen in zichzelf. Ze nemen verantwoordelijkheid voor hun eigen handelen. Ze reflecteren en leren, zo groeien en ontwikkelen ze zich voortdurend.

Tips: vragen om over na te denken

Moet je proactiever werken terwijl je het gevoel hebt dat dit niet in je zit? Onderzoek dan of een loopbaanadvies mogelijk is. Je presteert én voelt je beter als je doet waar je goed in bent.

Op welke gebieden schrijf je succes toe aan aanleg en wijt je falen aan het ontbreken van aanleg? Op welke gebieden geloof je in toeval? Wanneer wijt je iets aan de omstandigheden?

Kijk naar dagelijkse zaken. Hoe komt het dat vandaag bijvoorbeeld het eten mislukt, je chagrijnig bent, een klacht binnenkomt? Maar ook: hoe komt het dat je kind je een knuffel geeft, je partner met bloemen thuiskomt, een collega op tijd zijn stukken aanlevert?

Hoe klopt je zelfbeeld met het beeld dat anderen van je hebben? Vraag anderen om feedback. Wat zijn je kwaliteiten, waarin onderschat je jezelf, wat kun je minder goed?

Schrijf een maand lang elke dag op wat je hebt gedaan, waar je van genoot, waar je trots op bent. Je zult merken dat je positiever gaat denken over jezelf.

Help ook collega’s met het ontwikkelen van een positief en accuraat zelfbeeld. Geef feedback die de inzet benadrukt. Zeg liever ‘Het is je goed gelukt om daar een duidelijke tekst van te maken’ dan ‘Dat is een duidelijke tekst’.

Bron: Proactief functioneren | Auteur: Peter Vos

Reageer op dit artikel