blog

Er worden hoge eisen gesteld aan secretaressen. Niet alleen manage je informatie voor je afdeling, manager of secretariaat. Ook moet je communicatief sterk zijn, je mannetje staan, assertief zijn. zeggen wat je op je lever hebt, maar wel met oog voor verhoudingen. Gestructureerd, organisatiesensitief, en bovenal: flexibel. Buigzaam, maar niet zo buigzaam dat je met […]

Er worden hoge eisen gesteld aan secretaressen. Niet alleen manage je informatie voor je afdeling, manager of secretariaat. Ook moet je communicatief sterk zijn, je mannetje staan, assertief zijn. zeggen wat je op je lever hebt, maar wel met oog voor verhoudingen. Gestructureerd, organisatiesensitief, en bovenal: flexibel.

Buigzaam, maar niet zo buigzaam dat je met alle winden meewaait. Daarnaast ben je natuurlijk softwarespecialist, dat wil zeggen: je kent de ins en outs van Outlook, Word en Excel. En als het even kan weet je ook hoe een crm-systeem werkt. Ze hoeven jou ook niets te vertellen over Sharepoint. Daarnaast ben je collegiaal, sociaal, klantgericht, integer en stressbestendig. Pfff… het is nogal wat!

Je moet wel een perfectionistische regelaar en organisator zijn met bovenmenselijk inzicht en overzicht. Hoewel… voor perfectionisme heb je waarschijnlijk geen tijd. Hoeveel zorg je ook besteedt aan het ontzorgen van collega’s en leidinggevenden, het kan altijd beter. Maar hier volgt een #speltip: weet wanneer je moet stoppen.

Denk aan het Paretoprincipe, ofwel: de 80/20-regel. 20 procent van je input zorgt voor maar liefst 80 procent van de output. 80 procent van een klus regel je dus ‘even’ in 20 procent van je tijd. Maar juist de nette afwerking, het perfectioneren vergt de meeste tijd. Bedenk dat anderen vaak eerder tevreden zijn dan jijzelf. Jouw inspanningen kunnen nét de druppel zijn; too much. En uiteindelijk misschien wel zonde van je tijd.

Heb je je trouwens al ingeschreven voor het congres  ‘Secretaresse, een functie met toekomst’  tijdens Management Support Live op 13 november a.s.? Eén van de gerenommeerde sprekers tijdens het congres is Henny van Egmond. Hij voorspelt dat jouw rol als secretaresse in de toekomst wel degelijk belangrijk is, ondanks alle digitale ontwikkelingen. Maar dat wisten wij natuurlijk al: de ondersteuner als verbinder pur sang. Geen waakhond maar wonderolie. En degene die de hoogste eisen stelt aan… zichzelf!

Vera Bot,
hoofdredacteur Management Support Magazine

 

Reageer op dit artikel