nieuws

Leer je werktijd beter te verdelen

Persoonlijke ontwikkeling

Stel je dat ene klusje steeds maar weer uit? Lopen er te veel zaken door elkaar in je werk? Knap je van de ene klus af maar geeft de andere juist weer energie? Van tijdvreters kun je ook tijdgevers maken! Hoe? Met deze tips. *Stel je het opruimen van je bureau of archief regelmatig uit? Steeds […]

Stel je dat ene klusje steeds maar weer uit? Lopen er te veel zaken door elkaar in je werk? Knap je van de ene klus af maar geeft de andere juist weer energie? Van tijdvreters kun je ook tijdgevers maken! Hoe? Met deze tips.

*Stel je het opruimen van je bureau of archief regelmatig uit?

Steeds zoeken naar de juiste documenten? Keurige stapeltjes in plastic mapjes die je telkens even doorloopt op zoek naar dat wat je nodig hebt? Neem je die zoektijd dan voor lief? Fout! Je kunt je tijd beter besteden aan je werkplek: ruim het bureau op, leg alleen neer waar je mee werkt en wat je nodig hebt. Berg de overige spullen op in de kast.

*Hindernis twee: ergens aan beginnen en het niet afmaken.

Als je geen tijd hebt voor een bepaalde klus, begin er dan niet aan. Als het niet af is maar wel af zou moeten zijn, geef het dan prioriteit en maak het af. Het voortdurend denken aan klussen die nog niet af zijn kost bakken energie.

*Aantekeningen op post its maken…én kwijtraken.

Maak aantekeningen zoveel mogelijk digitaal en plaats ze bij een document, in een afspraak in je agenda, of bij Notities (Control + 5). Wie een vaste plaats aanhoudt voor dit soort aantekeningen, hoeft niet meer te zoeken.

*Lees je ook meermalen papier zonder besluit of actie?

Jammer! Wen eraan de teksten aandachtig te lezen en koppel er direct een besluit aan. Moet ik hier iets mee? Zo ja, wanneer (agenda)? Is het informatie die ik moet bewaren? Zo ja, sla het op. Is het uitsluitend ter informatie? Deleten!

*Lees je vaak e-mail zonder besluit of actie?

Je kent het wel: e-mail lezen en denken….geen zin in. Of…geen tijd voor. Je zet ‘m weer op ‘ongelezen’. Na het bericht you’ve got mail ben je blij verrast omdat er meer mail is dan je had verwacht…twee mails? Bij het openen en lezen van de mail komt dan zo’n déja-vugevoel…Weet je dat e-mails gemiddeld zeven keer geopend worden voordat ze worden afgehandeld? E-mail lees je als je tijd hebt en dan neem ook direct een besluit: afhandelen, plannen of weggooien.

*Ben je zo’n multitasker: e-mail afhandelen tussen alle andere klussen door?

Het lijkt efficiënt maar is het niet. Je hebt te weinig focus op de mail en zal dus snel geneigd zijn om e-mail onafgewerkt in de mailbox te laten staan.

Tips

Verander dit gedrag en win kostbare tijd. Een paar tips:

  • Maak het nemen van beslissingen tot een gewoonte; geen uitstelgedrag meer.
  • Je kunt pas goed plannen als je leert keuzes te maken op het moment dat een taak zich aandient; als taken en verzoeken oplopen ontstaat achterstand en chaos.
  • Doe het één keer en leg het niet terug in dezelfde staat; neem altijd een besluit: bewaar, sla op of gooi weg!
  • Doe de taak in één keer goed en maak het werk indien mogelijk; geen tijd? Begin er niet aan. Wel tijd? Doe het meteen.
  • Breng structuur aan; leg werk vast, schrijf het op, gebruik je hoofd om te denken, niet als to-do-lijst.
  • Zorg ervoor dat je minder gestoord wordt; schakel de telefoon door, zet de melding you’ve got mail uit en maak vaste afspraken met mensen met wie je veel te bespreken hebt.
  • Doe acties als ze nog klein zijn; zo worden ze geen probleem.
  • Begin de dag met een rotklus; rotklussen zijn energievreters. Ze blijven door je hoofd malen. Handel ze af, vier het succes en begin aan de volgende taak.
  • Kies een vast moment in de week of op de dag; ga even boven je werk staan, neem de tijd voor reflectie en planning. Kijk terug, kijk vooruit en bedenk of je iets eigenlijk wel móet doen: zo ja en wanneer!

Meer weten?

Timemanagement: 10 tips (Vakbase)
Timemanagement ( training)

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels