nieuws

Secretaresse specialiseert

Persoonlijke ontwikkeling

Vandaag, 16 april, is het voor de 26ste keer secretaressedag. De afgelopen 26 jaar is het takenpakket veranderd en is de lat behoorlijk hoger komen te liggen. OfficeTeam, een divisie van Robert Half gespecialiseerd in het plaatsen van administratieve, ondersteunende en secretariële professionals op tijdelijke basis, vraagt zich dan ook af of de functietitel secretaresse nog wel de […]

Vandaag, 16 april, is het voor de 26ste keer secretaressedag. De afgelopen 26 jaar is het takenpakket veranderd en is de lat behoorlijk hoger komen te liggen. OfficeTeam, een divisie van Robert Half gespecialiseerd in het plaatsen van administratieve, ondersteunende en secretariële professionals op tijdelijke basis, vraagt zich dan ook af of de functietitel secretaresse nog wel de lading dekt.

Uitdagender

Gwendoline Moenandar, al 18 jaar werkzaam als secretaresse en sinds 2014 via OfficeTeam verbonden aan de Gemeente Rotterdam, zegt: “De technologie heeft ervoor gezorgd dat mijn takenpakket is veranderd. Zo is bijvoorbeeld het archiveren een stuk makkelijker geworden, waardoor ik veel tijd overhoud. Hiervoor in de plaats heb ik meer eigen verantwoordelijkheden gekregen, en ben ik minder ‘dienstbaar’ geworden aan de directeur. Ook is het voor secretaresses tegenwoordig mogelijk om vanuit huis te werken. Iets wat 18 jaar geleden toen ik begon als secretaresse ondenkbaar was. Je hebt nu dus veel meer vrijheid om je werk naar eigen inzicht in te richten.”

Specialisatie

Ook OfficeTeam merkt dat de functie van secretaresse aan het veranderen is. “Zelden of nooit vragen bedrijven specifiek naar een secretaresse. Ze zijn steeds vaker opzoek naar Office Managers, Personal Assistants, Project Assistants en Management Assistants. De functies lijken op die van een secretaresse, maar hebben allemaal zo hun eigen specialisatie. De Office Manager zorgt er bijvoorbeeld voor dat het kantoor goed loopt, zodat de rest van de medewerkers zich op hun core business kunnen richten.” zegt Stephan Renken, directeur Robert Half Nederland. “Vanuit OfficeTeam zien wij twee opvallende trends in de vraag naar administratieve professionals: bedrijven vragen vaker naar specifieke specialisaties en de lat komt steeds hoger te liggen qua kennis, kunde en flexibiliteit. Een kandidaat moet echt toegevoegde waarden bieden.”

Functietitel

Functies van administratieve professionals worden regelmatig gewijzigd en uitgebreid. Hoe goed passen de functieomschrijvingen en -titels bij het takenpakket? Uit onderzoek van OfficeTeam en de International Association of Administrative Professionals (IAAP) onder 2.290 administratieve professionals uit Amerika blijkt dat 93% van de ondervraagde het belangrijk vindt dat uit een functietitel duidelijk de functietaken en verantwoordelijkheden blijkt. Daarnaast geeft echter 41% aan dat de huidige functieomschrijving niet nauwkeurig is en nog eens 87% zegt dat zij tamelijk tot zeer vaak helpen met iets dat niet onder de functieomschrijving valt. Bekijk ook de infographic:OT_0415_GRPH_ManagementAssistantDay_BEL_DUT_R3

“Een bedrijf kan een indrukwekkende functietitel formuleren, maar uiteindelijk gaat het om het takenpakket. Wat ga je nu daadwerkelijk doen?” zegt Stephan Renken. “Het is verstandig om een passende functietitel te formuleren die niet alleen logisch is voor de administratieve professional, maar ook voor collega’s en verantwoordelijken. Het aanpassen van de functietitel secretaresse is dan ook alleen relevant als de secretaresse een bepaalde specialisatie heeft of afwijkende taken uitvoert.”

Reageer op dit artikel