nieuws

3 geweldige manieren om als assistant een compliment te krijgen

Persoonlijke ontwikkeling

1) Focus op de voortgang

3 geweldige manieren om als assistant een compliment te krijgen

Benoem de obstakels die je hebt getackeld om je doel te bereiken. Maar pas op: er is een dunne scheidslijn tussen klagen en een compliment krijgen. Volg deze ‘voortgangsrapport-methode’ nadat je de onvoorziene, vervelende gebeurtenissen hebt afgewend en alles weer koek en ei is. Zo doe je dat:

Je rapporteert aan je manager of team de huidige status van het project na alle opwinding. Je toon is positief en opgewekt. Zeg iets als: “We lopen weer op schema!” Logischerwijs kun je rekenen op een vraag als: “Hoezo? Wat is er gebeurd?”
En bam! Nu kun je je verkneukelen om je prestaties. Maar doe het snel en opgewekt, geef geen details rond je gevecht. “Ik heb vier uur aan de telefoon gezeten met hun klantenservice om XYZ voor elkaar te krijgen. Ik denk dat ze zo moe van me werden dat ze maar hebben ingestemd met mijn verzoek om van me af te komen.”
Ja, voeg vooral wat humor toe in je korte beschrijving van je worsteling én overwinning in één.
Grote kans dat je een welgemeend ‘dank je wel’ krijgt.

2) Emotioneel vooruitdenken
Vooruit kunnen denken hoort bij de functie als secretaresse of assistant. Maar er is een onderscheid tussen ‘praktisch’ vooruitdenken en ‘emotioneel’ vooruitdenken. De laatste is een verborgen schat; het is precies wat jou tot een geweldige assistent maakt.

Praktisch vooruitdenken
Dit is niks nieuws onder de zon: je plant en werkt vanaf de datum waarop alles klaar moet zijn terug naar het startpunt. Je bekijkt en omschrijft elke stap en alle eisen en voorwaarden om snel en efficiënt bij het doel te komen. Je houdt rekening met iedereen die betrokken is, voorziet mogelijke hindernissen en bereidt oplossingen al voor nog voordat er een probleem in zicht is.

Emotioneel vooruitdenken
Ze zeggen wel eens: ‘Moeilijke tijden vormen niet iemands karakter, ze laten juist iemands ware aard zien’. Zorg dat je de ware aard van je manager kent. Dit gaat dus om goed waarnemen. Plaats jezelf eens in de schoenen van degene voor wie je zo nauwkeurig plant en regelt. Wat gebeurt er met hem of haar als er iets misgaat?
En: is er iets bijzonders gaande in hun leven? Wat de omstandigheden ook zijn, als assistent wordt van je verwacht dat je 100% kwaliteit levert. En dat heb je gemeen met je manager! Je bent er om hem of haar te laten stralen, wat de omstandigheden ook zijn. Wees je daarom bewust van zijn of haar emotionele staat.
Je zult regelmatig werken in een mijnenveld van emoties als woede, teleurstelling, verwarring en kwetsbaarheid. Als assistant heb je echter, dankzij je persoonlijke vaardigheden, het vermogen om zaken daar omheen te plannen, en rekening te houden met gevoeligheden. Nu zijn managers vooral gericht op resultaten, en daar hebben ze vaak goede redenen voor, maar soms is het aan jou om hem op het mijnenveld te wijzen en je visie te geven. De last van integriteit kan zwaar zijn, maar door jouw natuurlijke vermogen om hiermee om te gaan maak je een enorm verschil.

Dus heb je te maken met een lastige emotionele situatie, en wil je er credits voor, gebruik dan weer de tactiek van het voortgangsrapport en vraag neutraal (bijna retorisch) om een akkoord op jouw actieplan: “Ik hoorde het verhaal over ABC. Ik heb er over nagedacht, en ik denk dat XYZ de beste oplossing is. Ben je het daarmee eens?”
Wanneer je dit goed onder de knie hebt, kan je imago en de beeldvorming van jouw toewijding grote hoogten bereiken. Grote kans dat je veel waardering krijgt én het werkt goed voor de team spirit.

3) Magie van de keuze
Feit is dat we vaker en makkelijker complimenten uitdelen aan mensen die we graag mogen. Hier volgt een tip waarmee je dat subtiel voor elkaar krijgt. De makkelijkste manier om aardig gevonden te worden is… keuze bieden! Dit voedt de menselijke natuur. Bied je mensen opties aan, dan voelen ze zich vrij én in control. En voor jou als assistant is dit toch een piece of cake: “Wil je de meeting op maandag of vrijdag?”
Je spoort mensen aan, en uiteindelijk verzilver je dat in erkenning van je inzet.

Anna Tjumina organiseert op 26 september in Delft het Global PA Academy “Positioning” evenement.

Wat is het mooiste compliment dat jij ooit kreeg? Laat je reactie hieronder achter.

Verdieping

Ook uit je comfortzone komen? Trainer Roos Woltering gaat hier op in tijdens de training Powerassistant.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels