nieuws

‘Het vak wordt nog door veel CEO’s onderschat’

Persoonlijke ontwikkeling

Een executive assistant ben je niet zomaar. Het vraagt toewijding, 24/7 beschikbaarheid en een groot oplossingsgericht vermogen. Melba Duncan is dé spreker op het gebied van professionalisering van het assistantvak. Management Support sprak met haar in New York. Melba: “Het doet me pijn dat het vak door veel CEO’s nog wordt onderschat. Het is mijn missie om daar verandering in te brengen.”

‘Het vak wordt nog door veel CEO’s onderschat’

Vaardigheden zijn belangrijk om als Executive Assistant goed uit de verf te komen. Maar de échte professional herken je aan heel specifieke karaktereigenschappen, aldus Melba J. Duncan, oprichter en voorzitter van Duncan Group Inc. in New York City. Ooit was ze de rechterhand van de bekende Peter G. Peterson, CEO van Lehman Brothers. Sinds 1985 geeft ze wereldwijd lezingen over de professionalisering van het vak Executive Assistant en leidt ze assistenten op tot gelijkwaardige zakenpartners bij toonaangevende bedrijven in heel Noord-Amerika en ver daarbuiten.

Zelfvertrouwen

Volgens Melba J. Duncan is er nog veel werk aan de winkel om de Executive Assistant op een hoger niveau te tillen: “Eén ding is duidelijk: als succesvolle assistent moet je in elk geval beschikken over gezond verstand en een flinke dosis humor. Anders kun je dit vak simpelweg niet uitoefenen. Je werkt in een dynamische omgeving waarin altijd dingen anders lopen dan verwacht. Relativeren is dan een belangrijke competentie. Constateer fouten en los ze simpelweg op. Goede assistenten lossen problemen op.” Ze zijn flexibel, schakelen snel en organiseren is hun tweede natuur. “Ook al krijg je nog zoveel te verduren, blijf verantwoordelijkheid nemen”, benadrukt ze. “Zelfs als iets niet jouw fout is. Zelfvertrouwen is dus een must in dit vak, niet te verwarren met arrogantie. Erken je zwakke kanten. Weet waar je goed in bent. Durf fouten te maken. Niemand is perfect. Kijk vooruit en blijf leren. Weet vooral waarom je dit werk doet. Dan ben je in staat om volledig te focussen op wat je gedaan wilt krijgen en wat je manager van je verlangt.”

Volwaardig zakenpartner

In Melba’s optiek kan een goede Executive Assistant als een volwaardig zakenpartner functioneren. “Maar dan moet je wel de omgeving snappen, weten wat het bedrijf winstgevend maakt en wat jouw bijdrage is om winst te behalen”, zegt ze. Iemand die écht goed is in het vak, bespaart de manager tijd. Hij of zij anticipeert, plant en zorgt ervoor dat geen enkel detail over het hoofd wordt gezien. “Altijd hou je je bezig met de vraag ‘hoe maak ik het leven van mijn manager effectiever?’ Ik geloof dat je erg slim moet zijn om dit werk goed te doen. Niets mag je ontgaan. Je dubbelcheckt alles wat je CEO doet, elke stap die hij of zij zet. Je leest alle documenten en controleert ze op fouten. Helaas zijn er ook assistenten die niet aan deze primaire basisvoorwaarden voldoen. Ze zijn slordig, lezen hun werk niet of nauwelijks, maken simpele tikfouten of begaan grammaticale blunders. Dat kan niet! Als ik een mail stuur naar iemand, dan lees ik elk woord voordat ik die mail uitstuur. Een spellingchecker is niet voldoende. Goede tip: lees je mail eens vanaf het eind tot het begin. Dan mis je niets. Ja, oog voor detail is één van de meest uitdagende vaardigheden van een goede Executive Assistant.”

Managementoverleg

“Ik vind dat je als Executive Assistant betrokken moet worden bij het managementoverleg. Want alleen als je weet wat er speelt in de organisatie en wat belangrijk is voor je manager, kun je je rol als waardevolle zakenpartner goed vervullen. Veel CEO’s zien dat helaas nog niet zo. Ze geven hun assistenten een te afgebakende rol, waardoor ze doorgaans zitten opgesloten achter hun bureaus. Wat ze daarentegen nodig hebben is training in leiderschapsvaardigheden en strategische ondersteuning. Ze moeten de wereldeconomie begrijpen, weten hoe ze omgaan met verschillende culturen, een conflict kunnen managen, in staat zijn om een businessplan en balans te lezen. Ik streef ernaar dat assistenten op eenzelfde manier worden opgeleid als managers. Ik heb een dergelijk trainingsprogramma ontwikkeld in samenwerking met de Columbia University. Gedurende een zesdaagse training worden assistenten klaargestoomd om groots te zijn in hun vak. Zodat ze er op een effectieve manier voor zorgen dat hun managers hun werk goed kunnen doen. Het is je taak om je manager succesvol te laten zijn. En dat maakt jou ook groot. Maar dat is niet je intentie. Het gaat je alleen om je winstgevendheid en toegevoegde waarde voor het bedrijf.”

Amerika en Europa

Volgens Melba zijn er verschillen tussen een Amerikaanse en een Europese Executive Assistant. “Ik heb de indruk dat in Europa de toegevoegde waarde van de Executive Assistant als volwaardige zakenpartner nog niet is doorgedrongen. Ik stimuleer juist dat zakenpartnerschap. Mooi zou zijn als dit een universeel concept wordt, zodat de rol van de Executive Assistant op wereldplan op een hoger niveau wordt getild. Er is gelukkig veel aan het veranderen in positieve zin, mede dankzij de globalisering.”

24/7

Wie zich wil ontwikkelen tot een uitmuntende Executive Assistant en werk en privé volledig van elkaar wil scheiden, kan beter een andere baan gaan zoeken. Volgens Duncan is een goede Executive Assistant 24/7 beschikbaar. “Het is onmogelijk om in dit vak, als je het goed wilt doen, privé volledig te scheiden van business. Je mobiele telefoon kan altijd gaan. Ook als je bijvoorbeeld aan het dineren bent. Soms moet je middenin de nacht naar China bellen omdat dit vanwege het tijdsverschil nou eenmaal het beste moment is. Maar dat wil niet zeggen dat je je eigen behoeften moet negeren. Zorg dat je een uitlaatklep hebt, of dat nu hardlopen, dansen, zingen of iets anders is.”

Verdieping

Masterclass assisterend partnership [training]

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels