nieuws

Je eigen functie opnieuw uitvinden

Persoonlijke ontwikkeling

Carla Zwaneveld en Annemiek van Sabben van Waternet waren beiden wat sceptisch over  het nieuwe project ‘Managementondersteuning in Beweging’ bij hun organisatie. Daar kwamen ze van terug: met goede begeleiding en zonder enige kaders mochten ze hun functie opnieuw uitvinden. Hoe deden ze dat?

Je eigen functie opnieuw uitvinden

Na een reorganisatie in 2012 waarbij alle managementassistentes centraal in één team werden geplaatst, bleek ‘eilandvorming’ nog steeds een goede samenwerking en integrale verbinding in de weg te staan. “Onderdelen die werden samengevoegd functioneerden wel, maar bleven erg met hun eigen dingen bezig”, vat Carla samen. Het streven van de directie was om mensen beter te laten samenwerken, kennis te delen en vernieuwing te stimuleren.

Wensen

De directie koos voor een gedurfd project met de naam ‘MO (managementondersteuning) in Beweging’. Onder externe begeleiding werd hard gewerkt aan ieders vaardigheden, competenties en persoonlijk leiderschap. Het project  werd gecombineerd met een verplicht ontwikkeltraject: eerst voor alle directiesecretaresses en daarna voor de overige managementassistentes binnen het bedrijf. Carla: “We deden hierin veel kennis over onszelf op. Wie ben je en waar ben je goed in? Dat werd laagje voor laagje afgepeld.”

Kennis delen

Annemiek: “Belangrijk is dat we elkaar als collega’s kunnen vinden bij problemen, zodat niet iedereen zelf het wiel hoeft uit te vinden. Dus moet je je talenten kenbaar maken en kennis delen.” Dat deden de managementassistentes op hun persoonlijke ‘brand page’ op intranet, waarop ze inzichtelijk maakten waarin ze goed zijn en wat hun toegevoegde waarde voor hun team is. “Als ik nu worstel met een bepaalde applicatie, weet ik snel bij wie ik moet zijn”, vervolgt Annemiek.

Dagstart

Om de dagelijkse afstemming te verbeteren, werken de managementassistentes met een dagstart. Carla en haar collega managementassistentes van twee sectoren zitten op dinsdag-, woensdag- en donderdagochtend een kwartier bij elkaar. Wie er niet is of op een andere locatie is, belt in of meldt zich af. Carla: “In een dagstart bespreken we knelpunten, actuele issues en delen we onze kennis. Wat speelt er bij iedereen, waar kunnen anderen iets van opsteken en waar kunnen we elkaar helpen?” De groep heeft de dagstart professioneel ingericht; iedereen bereidt het voor en de rol van voorzitter rouleert elke drie maanden.

Weekstart

Annemieks team is relatief klein en veel weg. Daarom kozen zij voor een weekstart, die een half uur duurt. “Elke dinsdagochtend werkte voor ons het beste”, legt Annemiek uit. “We maken met de aanwezige teamleden een rondje langs de lopende zaken en geven elkaar feedback waar dat nodig is. Maar ook privézaken kunnen aan de orde komen.” Omdat haar team letterlijk zo veel uitvliegt, kennen ze drie keer per jaar een ‘No fly week’, waarin onder meer de belangrijke gezamenlijke zaken worden besproken. “Normaliter is een gezamenlijk overleg plannen heel erg lastig voor ons, maar in die gezamenlijke week is iedereen hier op kantoor.”

Werkplekken

De overgang naar Het Nieuwe Werken (HNW) maakte de veranderingen compleet. Waternet, dat in twee torens is gevestigd, maakte per verdieping klankbordgroepen die binnen bepaalde grenzen mochten bepalen hoe de inrichting eruit ging zien. Carla en Annemiek maakten deel uit van de klankbordgroep van hun verdieping. “Elke verdieping is ingericht met flexplekken en kent zogenaamde ‘vlekken’ [vaste gebieden, red.] waar je je collega’s kunt vinden”, legt Carla uit. “Ook zijn er kleine vergaderruimtes, projectruimtes, samenwerkplekken, concentratieruimtes en een aantal Skyperuimtes.”

Toekomstverwachting

Beiden zien zichzelf niet als standaard managementondersteuner, maar zijn ervan overtuigd dat de functie in het algemeen steeds meer inhoudelijk zal zijn: van ‘werken voor’ naar ‘werken met’. Om hun eigen kennis te verrijken sparren Annemiek en Carla dan ook regelmatig met verschillende collega’s uit een ander vakgebied of andere functie.
Carla denkt dat haar vak vooral richting projectondersteuner zal gaan. “Om te kunnen meedenken heb je een breed profiel nodig, bijvoorbeeld ook kennis van financiën.” Annemieks leidinggevende wil dat ze hem in alles ontzorgt en hij moedigt haar aan om waar mogelijk zaken namens hem af te handelen.
Carla en Annemiek adviseren collega’s die met vergelijkbare veranderingen te maken hebben om altijd in gesprek te gaan met hun klant. “Leun vooral niet achterover, maar praat met elkaar. Wat doe jij, wat kan ik daarin betekenen? Blijf proactief. Met een afwachtende houding kom je in de toekomst niet meer weg. Je kunt zelf veel invloed uitoefenen op hoe je functie er uit ziet!”

Fotografie: Diederik van der Laan

Reageer op dit artikel