nieuws

Drie dingen waarmee je jezelf tekortdoet

Persoonlijke ontwikkeling

Drie dingen waarmee je jezelf (waarschijnlijk) tekortdoet. Zo vermijd je ze.

Drie dingen waarmee je jezelf tekortdoet

Karen Visser werkt al ruim vijf jaar als trainer bij Management Support en heeft managementondersteuners met allerlei achtergronden gezien. Van bestuurssecretaresse bij een kleine gemeente tot PA bij een multinational; van jong tot oud en van ervaren tot net gestart. “In de afgelopen vijf jaar heb ik drie dingen over hen geleerd, waarmee ze zichzelf waarschijnlijk tekortdoen”, zegt Karen. Hoe je die dingen kunt vermijden, legt ze in dit artikel uit.

1: Je bent te bescheiden

Managementondersteuners hebben enorm goede kwaliteiten; ze zijn dienstverlenend, energiek, oplossingsgericht. Maar ze zijn te bescheiden om zichzelf op de voorgrond te zetten.

Werken in een ondersteunende rol betekent dat je bezig bent met wat een ander aan het doen is. In feite zijn secretaresses specialisten in het optimaliseren van andermans productiviteit, waarbij ze zichzelf nogal eens vergeten. Maar om je werk goed te doen, is het wel nodig dat je weet waar je eigen grenzen liggen en dat je die ook actief weet te bewaken. Natuurlijk zal niet elke collega of leidinggevende er misbruik van maken dat jij zo dienstverlenend bent, maar het is wel een risico. Wat jij vindt en wilt is ook belangrijk!

Een factor die invloed heeft op bescheidenheid, is het beeld dat soms in de buitenwereld nog leeft. Dat secretaresse worden iets is wat je doet als je het even niet meer weet én dat iedereen het kan. Terwijl het echt een vak is: wil je goed kunnen ondersteunen, dan wordt er veel van je gevraagd. (Lees het interview met Lucy Brazier er maar op na.)

Ben jij ook een Sprinkhaan en bezig met verschillende taken?

Je bent veel bezig met iemand anders en soms zelfs meer dan één persoon. Door de grote hoeveelheid ad-hoctaken is de gemiddelde werkdag erg afwisselend. Dat sluit  goed aan bij het profiel van veel secretaresses. In de training Slimme werkgewoontes laat ik deelnemers een werkstijlentest doen en daaruit blijkt vaak dat secretaresses een Sprinkhaan zijn: iemand die energie krijgt van het wisselen tussen taken en rollen.

Secretaresse heeft ook rust en focus nodig

Tegelijkertijd hebben secretaresses ook focus en rust nodig. Iets dat moeilijk te behalen is, als je omgeving ervan uitgaat dat je altijd voor ze klaarstaat. Het is goed om je bewust te zijn van de mensenmagneten in je omgeving: de snoeppot, de kantoorartikelenkast, de postbakjes en het bezoekerszitje op je kamer. Hoewel sommige secretaresses die bewust inzetten om te zorgen dat het contact met het team een ritme houdt, kan het enorm verstorend werken. Apart gaan zitten op een concentratiewerkplek, of eerst thuis notulen afmaken voordat ze op kantoor komen, voelt voor sommigen dan bijna als ‘spijbelen’. Zonde! Pas als je goed voor jezelf zorgt, kun je dat ook voor een ander doen.

2: Secretaresses hebben sterke overtuigingen die hun manier van werken beïnvloeden

Wat je gelooft over jezelf, over anderen en over hoe de wereld in elkaar steekt, dat zijn jouw overtuigingen. Ze zijn voortgekomen vanuit conclusies die jij trekt uit ervaringen en gebeurtenissen. Ze verschillen per persoon, maar iedereen ziet zijn eigen overtuigingen als ‘de waarheid’; zo is het. Zelfs al doe je dat onbewust.

Denk bijvoorbeeld aan het idee ‘Als ik nee zeg, ben ik geen goede secretaresse’. Of: ‘Een goede secretaresse belast een ander niet met een taak die ze ook zelf kan doen’. Sommige overtuigingen stimuleren je, andere belemmeren je; dat betekent dat ze je onnodig belasten.

Overtuigingen komen altijd ergens vandaan en zijn op volwassen leeftijd meestal zo stevig verankerd, dat het niet makkelijk is om ze los te laten. Door middel van discussie, vaak over stellingen, probeer ik deelnemers te laten zien dat ze van sommige overtuigingen niet efficiënter of effectiever worden.

Wil je zelf iets veranderen, dan doe je dat bij voorkeur in kleine stapjes. Na een inventarisatie van je overtuigingen en de realisatie welke overtuiging je in de weg zit, ga je op zoek naar de positieve versie ervan. Van de twee die je hierboven las, is dat bijvoorbeeld ‘Nee zeggen hoort ook bij goed ondersteunen, want ik moet keuzes maken’. En ‘Een goede secretaresse weet wanneer ze om hulp moet vragen of moet delegeren’.

3: Managementassistenten vormen sluitpost van het opleidings­beleid

Sommige organisaties hanteren een ‘gelijke monniken, gelijke kappen’-beleid waarin alle medewerkers een opleidingsbudget krijgen. Dat lijkt me de eerlijkste manier; in elke functie is het nodig dat je jezelf ontwikkelt en de kans krijgt om je vaardigheden uit te breiden of nieuwe te leren.

Maar stel dat er voor secretaresses géén opleidingsbeleid is en voor de rest van de organisatie wél. Dan zijn er volgens mij twee mogelijke issues: de functie wordt gezien als een waarvoor je geen vooropleiding of kwalificatie nodig hebt, óf er is zo’n groot verloop in de functie dat het bijna niet loont om deze groep medewerkers op te leiden.

Meestal is het eerste het geval bij leidinggevenden of hr-verantwoordelijken, al dan niet onbewust. Een heel onwenselijke situatie! Wanneer je weet dat het financiële aspect gevoelig ligt, helpt dat om een strategie te bedenken over hoe je toch budget kunt krijgen.

Zelfs al kies je voor een training die een duidelijk omschreven resultaat heeft, waardoor de organisatie weet wat het zou moeten opleveren, is dat geen garantie dat je budget krijgt. Ga daarom dieper kijken naar wat de return on investment is: hoeveel tijd scheelt het jou per week als jij Sharepoint écht goed in de vingers krijgt? Dat is tijd die je ergens anders aan kunt besteden.

Ook bij trainingen die niet direct een concrete vaardigheid aanleren, maar die jou in de brede zin helpen beter te functioneren, is er winst te zien. Meer werkplezier heeft bijvoorbeeld een aantoonbare relatie met een lager ziekteverzuim en lager verloop.

Karen Visser

Auteur Karen Visser

Karen Visser geeft de trainingen Slimme werkgewoontes (start 7-5), Tijd-, taak- en energiemanagement (5-6) en De overheidsondersteuner met meerwaarde (25-9).

Reageer op dit artikel