nieuws

Personal assistant zijn van een BN’er: ‘Balans is als PA het allerbelangrijkst’

Persoonlijke ontwikkeling

Drie jaar lang werkte Katinka Zoetmulder als personal assistant (PA) van actrice en schrijfster Isa Hoes. Lange dagen, volle weken. Maar hoe ziet het leven van een PA eruit? En wat wordt er zoal van je verwacht – en wat vooral niet? “Eigenlijk leef je iemands leven mee. Je regelt echt van alles.” 

Personal assistant zijn van een BN’er: ‘Balans is als PA het allerbelangrijkst’

De financiën en administratie, de agenda bijhouden, reminders sturen, deadlines beheren. Als PA sta je continu áán om ervoor te zorgen dat de ander de zaken op orde heeft. Katinka Zoetmulder is de eerste om toe te geven dat het werk van een PA nogal veeleisend is. ”Iemand als Isa Hoes heeft zoveel projecten lopen, deadlines te halen, lezingen te geven, boeken die ze wil schrijven, teksten die ze moet leren. Als PA zorg je ervoor dat zij haar werk op elk moment optimaal kan doen.”

Van corporate naar creatief

Maar hoe word je nu eigenlijk PA, in Katinka’s geval van een BN’er? “Toen ik freelance werkte als PA voor een advocatenkantoor vroeg Isa Hoes me of ik niet toevallig iemand wist die dit werk voor haar wilde doen. Ik zei: ‘Misschien wil ik het zelf wel doen.’

Daarbij sprak de brancheswitch mij erg aan. Als PA in het bedrijfsleven, voor corporates als Delta Lloyd en KPMG, vormde PA zijn niet mijn volledige takenpakket. Maar bij Isa was ik 100 procent PA. In een voor haar heel heftige periode (ze schreef op dat moment haar boek Toen ik je zag, over haar leven met Antonie Kamerling, red.) stond ik heel dicht bij haar. Dat maakte het werk heel bijzonder.”

Dagplanning

Katinka legt uit hoe haar dagen als PA van Isa Hoes eruitzagen. “Ik ging ‘s ochtends direct naar haar toe. We spraken de dag door, wat er gedaan moest worden, wat ze op de planning had staan, dingen waaraan ze moest denken. Financiële en administratieve zaken bereidde ik van tevoren voor. Daarna maakte ik een rondje stad, bracht kleding terug naar stylisten en winkels, haalde boeken bij de uitgeverij et cetera. ‘s Middags handelde ik alle ad-hoczaken af, zoals telefoontjes, mailtjes en andere zaken die direct geregeld moesten worden. En omdat mijn tijden vrij flexibel waren, nam ik dan ook weleens een uurtje vrij.”

‘Als je iets gevraagd wordt, moet het al gedaan zijn’

Het was kortom hollen of stilstaan. Katinka: “Soms moest ik me drie keer over de kop werken om ervoor te zorgen dat alles gedaan was. Eigenlijk is het zo: als je iets gevraagd wordt, moet het al gedaan zijn. En hoe je het doet, maakt niet uit, als het maar gedaan wordt.”

Doordat Katinka voorheen werkzaam was als PA in het zakenleven, ziet ze duidelijke verschillen met de entertainmentbranche. “Vooral de werktijden zijn heel anders. Een negen-tot-vijfbaan is het niet. Eigenlijk leef je iemands leven mee. Je regelt alles. Iemands PA ben je op alle momenten dat diegene je nodig heeft. Ik was vaak ‘s avonds nog bezig als Isa een première had of naar een tv-optreden moest.”

De eigenschappen van een PA

Al dat werk vraagt natuurlijk veel van een PA. Katinka somt dan ook zo een heel rijtje eigenschappen op waarover een PA volgens haar moet beschikken. “Punctualiteit, proactiviteit, durf, sociaal zijn, overzicht kunnen bewaren, inlevend vermogen hebben. En je mag zeker geen last hebt van een groot ego.”

‘Hoe je het doet als PA, maakt niet uit, als het werk maar gedaan wordt’

Bovendien moet je je tegelijkertijd onzichtbaar kunnen maken én je laten gelden. Als voorbeeld daarvan geeft ze een rodelopermoment. “Natuurlijk ga je als PA ook opgetut naar zo’n evenement, je hebt er zelf ook zin in. Maar je moet je altijd realiseren dat het werk is. Als PA moet je ervoor zorgen dat jij er voor haar gevoel eigenlijk niet bent. Zij moet al haar energie in dat moment kunnen stoppen. Het je toch laten gelden zit ‘m erin dat je het wel direct moet merken als haar iets niet duidelijk is, zodat je dat heel snel kunt uitleggen.”

Je moet als PA je grenzen bewaken en prioriteiten stellen

Doordat het zo veelomvattend is, is het belangrijk als PA goed je grenzen te bewaken. Een grote uitdaging, vindt Katinka. “Je moet zaken kunnen weigeren. Je kunt overal wel ja op zeggen, maar alle ruimte die je geeft zal ook worden ingenomen. Dit soort werk kun je zo gek maken als je wilt. Tot het moment dat het niet meer gezond is voor jezelf. Mensen denken wel: hoe meer ik doe, hoe beter ik ben. Ik denk dat het tegendeel waar is: je moet heel duidelijk aangeven waar je zelf aan bod komt en daar van tevoren afspraken over maken.”

Dat het moeilijk is de grenzen te bewaken, weet Katinka als geen ander. “Ik heb ook periodes gehad dat ik dacht: dit red ik niet meer. En dat kwam echt doordat ik zelf mijn grenzen niet had aangegeven. Doordat je veel een-op-een werkt, heb je weinig reflectie van buitenaf. Als je in een team met directiesecretaresses werkt, kun je elkaar nog waarschuwen, maar als PA doe je alleen wat je zelf denkt dat goed is. Als ik mezelf voorbijliep, was dat elke keer omdat ik toch mijn prioriteiten niet goed had gesteld.”

Werk en privé scheiden

Als PA leer je je baas bovendien zó goed kennen, dat je op een punt kunt komen dat je bevriend raakt. Katinka: “Dan is het belangrijk om ervoor te zorgen dat zakelijk en privé zo goed mogelijk gescheiden blijven. Als je samen op vakantie gaat bijvoorbeeld, met elkaar aan het zwembad ligt en cocktails drinkt, en een week daarna heb je een zakelijke clash, moet je dat kunnen scheiden. Ik kan dat gelukkig heel goed. Als je dat niet kunt, maak je jezelf heel kwetsbaar.”

Ondanks het leuke werk en ondanks die vriendschap, is het wel nodig om op een gegeven moment een break te nemen van dit intense een-op-een werken. “Bij mij kwam dat een tijdje geleden. Na drie jaar van zo intensief samenwerken, was ik toe aan iets anders. Om dit werk optimaal te kunnen doen, moet je op z’n tijd door. Gelukkig kon dat op dat moment ook, Isa had het wat rustiger dan in de periode dat haar boek net was verschenen en ze had alles goed op de rit.”

Terugblikkend stelt Katinka: “Net zoals in de corporate wereld, waar de bedrijven natuurlijk wel veel groter zijn, ben je samen bezig met winst maken, met je omzet, hoe je overkomt op de buitenwereld.”

Katinka heeft inmiddels een nieuwe baan als junior agent bij Henneman.

Katinka tipt andere PA’s

  • Zorg dat je heel goed prioriteiten kunt stellen: weet wat direct moet gebeuren en wat nog even kan wachten.
  • Wees proactief. Als je heel goed aanvoelt wat nodig is, ben je de gebeurtenissen altijd een stap voor. Katinka: “Als Isa een fotoshoot had, had ik er al over nagedacht: dit en dit is daarvoor nodig, en dit en dit zou nodig kunnen zijn. Dat had ik dan ook bij me.”
  • Verdiep je in wat degene voor wie je werkt prettig vindt.
  • Zorg dat je de olie in de motor bent, waardoor de zaken soepel verlopen.
  • Durf zaken te regelen en deze de ander uit handen te nemen.
  • “Wees niet bang om fouten te maken. Dan sta je ook voor wat je kiest.”
  • Zorg dat je altijd aanstaat. “Toen ik nog PA was in de finance-sector, kwam op een congres dat ik organiseerde de ceo van Heineken binnen zonder badge. Snel rende ik naar de registratiebalie zodat ik wist wie hij was én hij voor hij bij het podium was alsnog zijn badge had.
  • “Uit kunnen staan is overigens ook heel belangrijk, een grotere uitdaging zelfs dan altijd aanstaan. Balans is als PA het allerbelangrijkst.”

Zelf aan de slag

Met ons nieuwe opleidingsprogramma helpen we je graag om met je talenten aan de slag te gaan. Want talent kan pas écht tot bloei komen en gezien worden als je het koppelt aan de juiste technieken, competenties en vaardigheden. Je kunt de gids ook als pdf downloaden.

Blijf bij met Management Support Magazine

Blijf bij in het vak met Management Support Magazine, nu zeer voordelig met dit voordeelabonnement.

Reageer op dit artikel