nieuws

Zelfsturing en zelfleiderschap op het secretariaat: zo geef je er vorm aan

Persoonlijke ontwikkeling

Zelfsturing en zelfleiderschap zijn essentieel om als managementondersteuner of secretariaat relevant te blijven voor de organisatie waar je werkt. Niet voor niks staat het Management Support Event in november in het teken van zelfleiderschap. Management Support-trainer Maarten Fijnaut is een van de hoofdsprekers op het congres. Hij laat ons alvast zien welke voorwaarden voor zelfsturing nodig zijn.

Zelfsturing en zelfleiderschap op het secretariaat: zo geef je er vorm aan

“Hoewel een mandaat vanuit de organisatie belangrijk, betekent het niet dat als er geen mandaat is, je niet zelf als team de eerste stap kunt zetten naar zelfsturing.”

Wat is jouw definitie van zelfsturing?

“Het vermogen om als team zelf richting te geven aan vragen als: Waar gaan we naartoe? Waar doen we het voor? Wat is onze bedoeling? Verder moet je over de kennis en vaardigheden beschikken om daarin bij te sturen en zaken aan te scherpen waar nodig. Dat doe je mét elkaar, zonder dat iemand anders die verantwoordelijkheid op zich neemt. ”

En hoe definieer je zelfleiderschap?

“Eigenlijk is dat zelfsturing op individueel niveau. Werken aan jezelf om ervoor te zorgen dat je jouw doelen bereikt. Zelfleiderschap is jezelf kennen met al je kwaliteiten, ‘eigen-aardigheden’ en valkuilen. Gebruik het echter niet als een excuus: zo ben ik nu eenmaal. Het gaat er juist om dat je ook weet dat je kunt veranderen. Want wie je vandaag bent, is niet wie je morgen zult zijn, en ook niet de persoon die je gisteren was. Je moet dus weten waar je in je carrière en je leven naartoe wilt groeien.

Je hoeft dat niet in detail in beeld te hebben, als je maar een stip op de horizon zet, zodat je de juiste kant op kunt gaan. Zelfleiderschap is ook het vermogen om de juiste prioriteiten te stellen, de juiste keuzes te maken en je eigen energiebalans op orde te houden om ervoor te kunnen gaan. Soms betekent het dat je dingen moet doen die minder leuk zijn, maar wel bij het bereiken van jouw doel horen.”

Maarten Fijnaut

Maarten Fijnaut

Je bent een groot pleitbezorger van zelfsturing op het secretariaat. Waarom?

“Dagelijks ben ik bezig met het begeleiden van teams en ik zie wat mogelijk is. Ik ben er daarom van overtuigd dat een secretaresseteam heel goed meer zelfsturend kan zijn. De vaardigheid bij de individuele secretaresse om zelfstandig aan de slag te gaan, is er eigenlijk altijd. Maar juist omdat ze zo zelfstandig zijn, is het soms lastig om te denken en handelen als zelfstandig team. Dat komt vaak doordat er een manager is die de lijnen uitzet en dat een team nog niet goed weet hoe ze gezamenlijk meer kunnen bereiken. Ik denk dat het essentieel is om samen die toegevoegde waarde te leveren, in plaats van dat één iemand de verantwoordelijkheid heeft te besluiten wat wel en niet van belang is.”

Zijn er bepaalde voorwaarden voor het kunnen beginnen aan zelfsturing?

“In de eerste instantie is het belangrijk om het eigen ego af en toe opzij te zetten. Dat geldt voor managers die een team wat meer ruimte gaan geven, maar juist ook voor leden van zo’n zelfsturend team. Dat is misschien niet altijd leuk, maar wel goed voor het team. Denk maar zo: ik vind het niet leuk om aangesproken te worden op iets dat ik verkeerd doe, maar het is wel fijn dat dit mij de mogelijkheid geeft om het in de toekomst beter te doen in het belang van het team. Ik merk in trainingen dat mensen dit een moeilijk punt vinden.

Hoewel ik erg veel zelfstandigheid en zelfredzaamheid zie bij secretaresses, zijn ze vaak ook vrij solistisch bezig. Als secretaresses samen de hobbel durven te nemen om ook als team meer zelfleiderschap te tonen, dan kan dat supermooie resultaten opleveren. Daarvoor is het erg belangrijk dat bij iedereen helder is waarvoor je als team strijdt. Bespreek daarom binnen het team: Wat vinden wij belangrijk? Wat willen wij bereiken? Wat vinden we goed van elkaar en wie kan wat beter doen? Ieder teamlid kan hierbij de teamattitude aanzetten en zichzelf dus even wegcijferen.”

 In je eentje ga je sneller, maar samen kom je verder

Wat is het gevaar als het niet lukt om het teambelang voorop te stellen?

“Dat het een egostrijd wordt, waarbij iedereen individueel heel klantgericht en doelgericht werkt maar niet de kracht van het team benut. Dat kan bij het individu leiden tot uitputting, omdat je alle verantwoordelijkheid naar je toe haalt in plaats van die te delen. Of dat je irritaties hebt over het gedrag van anderen, maar dat je die niet uitspreekt. Een team zet zichzelf daarmee klem. De resultaten worden minder efficiënt en effectief bereikt, omdat energie verloren gaat. Iedereen is het wiel opnieuw aan het uitvinden, doet dubbel werk of is bezig met onderling gekonkel. Voor het team niet fijn, maar ook voor de klant is dat natuurlijk onhandig en niet wenselijk.”

En wordt het dan ook niet moeilijker om je secretariaat als musthave neer te zetten?

“Ja, op het moment dat de manager merkt dat er in het team dingen rommelen, gaat hij andere wegen zoeken. Simpelweg omdat de zaken door moeten gaan. En dat kan alleen als de organisatie op orde is. Is dat niet het geval, dan loop je als secretariaat het gevaar dat hij die afspraken, meetings en zakenreizen op een andere manier gaat organiseren – bijvoorbeeld door het zelf te doen of een e-secretaresse in te schakelen – en ben je je toekomst niet zeker.

In trainingen zeg ik altijd: in je eentje ga je sneller, maar samen kom je verder. Mensen zijn geneigd om voor hun eigen manier te kiezen. Maar omdat we dan niet weten wat onze collega heeft gedaan, doen we het werk per ongeluk nog een keer, tot onze eigen frustratie of die van een klant. Ook profiteren we niet van het feit dat iedereen andere kwaliteiten heeft. Bovendien missen we de persoonlijke verbinding, want op het moment dat het niet zo lekker gaat met jou als individu, is het fijn dat je een team hebt, waarin teamleden elkaar helpen en scherp houden.”

Ook als er geen mandaat is, kun je toch als team de eerste stap zetten naar zelfsturing

Welke organisatorische voorwaarden zijn nodig voor zelfsturing?

“Het moet voor de omgeving helder zijn dat een team de eigen regie in handen heeft. En dus dat ze geen manager kunnen aanspreken wanneer het misgaat, maar de individuele leden van het team. Daarvoor is vertrouwen en goedkeuring voor zo’n zelfsturend team van de omgeving nodig. Maar hoewel een mandaat vanuit de organisatie belangrijk is, betekent het niet dat als er geen mandaat is, je niet zelf als team de eerste stap kunt zetten naar zelfsturing.”

Wat kun je dan doen als de directie zelfsturing niet ziet zitten?

“Een mandaat kun je creëren door te laten zien dat je het kan. Die voorbeelden heb ik in de praktijk gezien; dat een organisatie door managers werd aangestuurd, maar een team toch met zelfsturing aan de slag ging. Op een gegeven moment merkte de manager dat zijn toegevoegde waarde alleen nog was om af en toe als coach op te treden en te sparren, maar dat het team het werk zelf verdeelde. Ook merkte hij dat ze zelf in staat waren nieuw personeel aan te nemen. Zo ging het steeds een stapje verder en werden zelfs de jaarlijkse salarisstappen van de teamleden besproken. Zo krijg je een heel transparante situatie, waarin het mandaat vanzelf groeit en management een andere rol gaat vervullen.”

Dat klinkt toch makkelijker gezegd dan gedaan.

“Gemakkelijk is het zeker niet, vooral als je gewend bent om als secretaresse zelfstandig te werken of als team aangestuurd te worden door een manager. Toch heeft het voor alle betrokkenen zin om te onderzoeken wat het kan opleveren. Is zelfsturing een brug te ver? Noem het dan zelfredzaamheid of zelforganisatie en bespreek met je collega’s of en hoe jullie zelf wat meer kunnen regelen onderling. Laat zien dat het kan, dan krijg je die ruimte.

Een manager denkt misschien: heb ik dan geen baan meer? Misschien, maar ga dan als team het gesprek aan en onderzoek of de inzet van een manager op ander vlak van toegevoegde waarde is. Een goed leider kijkt hoe hij van waarde kan zijn zonder vast te houden aan oude processen of systemen. Zie het als een kans voor de organisatie om te innoveren, om nog slagvaardiger en succesvoller te zijn met behoud van de harmonie en de zorgzame kant.”

In het tweede deel van dit artikel dat je online vindt, gaat Maarten in op de benodigde vaardigheden voor zelfsturing, legt hij uit hoe je de balans houdt tussen ad-hocverzoeken en initiatief nemen en vertelt hij hoe je een sparringpartner wordt voor je manager/directeur.

 

Zelf aan de slag in de training Zelfsturend secretariaat

Op 11 oktober geeft Maarten Fijnaut in Utrecht de training Zelfsturend secretariaat.

Meer leren over zelfleiderschap? Kom naar het Management Support Event!

Het jaarlijkse Management Support Event staat 15 november helemaal in het teken van zelfleiderschap. Maarten Fijnaut geeft hier ook een presentatie over. Hij is sterk in mensen motiveren, stimuleren en enthousiasmeren om het beste uit zichzelf te halen. Hij kan je leren voorbij je eigen grenzen en beperkingen te kijken, en helpt je op weg naar een betere versie van jezelf.

Wat levert het Management Support Event jou op?

Als je Maartens sessie hebt gevolgd, weet je hoe je je werk efficiënter en effectiever kunt doen. Het gaat er daarbij niet om perfect te worden, maar om de ruimte voor verbetering te vinden, zodat je relevant blijft voor je werkgever. Bovendien hou je zo plezier in je werk. Nieuwsgierig geworden naar het hele dagprogramma? Houd onze site en nieuwsbrief in de gaten!

Reageer op dit artikel