nieuws

Coach je collega’s

Persoonlijke ontwikkeling

Als je het vermogen hebt mensen in beweging te zetten, is coaching van collega’s misschien iets voor jou. Twee trainers vertellen hoe je dat realiseert. “Als je merkt dat mensen vanzelf naar je toe komen voor advies en blij zijn met je hulp is dat een indicatie dat er misschien een goede coach in je zit.”

Coach je collega’s

Omdat de rol van de secretaresse verandert, gaan veel collega’s op zoek naar een andere invulling van hun functie. In de praktijk, een cursus of een loopbaantraject ontdekken ze dat ze een neus voor hr, event-organisatie of coaching hebben en geven daarmee een draai aan hun carrière.

“De meeste ondersteuners”, stelt Ellen Hofsté, actief als een van de coaches van De Secretaressecoach, “hebben kwaliteiten die de laatste twintig jaar ondersneeuwden onder hippe competenties als extraversie, resultaatgerichtheid, zakelijkheid, prestatiedrang en ambitie. Ze zijn over het algemeen communicatief, bedachtzaam, inlevend, sociaal, aandachtig en hebben overzicht. Een betrouwbare rots in de branding. Niet alleen goede eigenschappen voor een goede ondersteuner, maar ook voor een coach. Als je merkt dat mensen vanzelf naar je toe komen voor advies en blij zijn met je hulp is dat een indicatie dat er misschien een goede coach in je zit.”

Coachvaardigheden voor secretaresse

Kristine Ates geeft bij Management Support de training Coachvaardigheden voor de secretaresse. Zij zegt: “Coaching is inderdaad een mooie mogelijkheid om je functie te verdiepen en verbreden. Dan gaat het trouwens niet om collega’s adviseren aan de koffieautomaat, dat noem ik gewoon collegialiteit. En uitleggen hoe je met Outlook omgaat, is eerder mentoring.” Wat ze wil zeggen: coaching is dus iets anders.

Niveaus van invloed

Er zijn verschillende niveaus van invloed om mensen in beweging te zetten.

  • Framing: met taalgebruik mensen overtuigen.
  • Training: vaardigheden bijbrengen.
  • Mentoring: kennis en ervaring delen.
  • Coaching: iemands potentieel ontsluiten om zijn prestaties te optimaliseren.

Niks mis met trainen of mentoring, zegt Kristine. “Hartstikke belangrijk, vaardigheden overbrengen en kennis delen. De meesten hoeven dat ook niet te leren, het past erg bij de behulpzame, mensgerichte natuur van de gemiddelde ondersteuner.”

Maar er kan wel een moment komen dat je tegen een grens aan loopt. Bijvoorbeeld omdat het niet lukt over te brengen wat je bedoelt. Kristine: “Als je een collega ‘even gaat helpen’, dringen goedbedoelde adviezen niet altijd door. Als hij of zij het niet oppakt, raak jij misschien gefrustreerd omdat het niet gebeurt zoals jij hebt geadviseerd.” En dat zou zomaar eens je eigen tekortkoming kunnen zijn, niet die van de bewuste collega. Kristine: “Want jouw manier is voor jou de beste, maar niet voor iedereen.”

Kristine Ates

Kristine Ates

Coachen begint wanneer je uitgaat van de ander

Een voorbeeld. Ruud is weer te laat met z’n stukken. “Ik ken het”, adviseert de ene secretaresse de andere, “meld het maar aan de manager.” Maar de collega geeft Ruud nog een kans en lost zijn probleem op. Met een boze blik tot gevolg. “Coaching begint”, verduidelijkt Kristine, “op het moment dat je niet van jezelf uitgaat maar van de ander en de vraag stelt: waarom doet die dit zo? Misschien is Ruud een dominante man en gaat je collega de confrontatie liever uit de weg.”

Wil je met dit soort kwesties adequaat omgaan, dan zijn goede sociale vaardigheden niet genoeg en heb je coachvaardigheden nodig.

‘Een coach vergroot het vermogen tot zelfsturing van de coachee’

Procesgeleider

Wat dat zijn, goede coachvaardigheden? Werkelijk contact maken, actief luisteren, de juiste vragen op de goede manier stellen, loskomen van aannames en goede feedback geven. En niet in de laatste plaats: de oplossing en de verantwoordelijkheid bij de ander laten.

Kristine: “Een coach vergroot het zelfbewustzijn en het vermogen tot zelfsturing van de coachee. Hij is geleider van het proces. De collega kiest uiteindelijk zelf waar hij heen wil.”

En die collega, dat is niet altijd een collega-secretaresse. Dat kan ook heel goed een collega van een andere afdeling zijn of zelfs een leidinggevende. Ellen: “De rol van leidinggevenden en managers gaat de komende tijd veranderen. Ze moeten socialer worden, meer ‘onze’ kant op. Een gouden kans voor goed opgeleide coaches.”

Connectie maken

De juiste vragen goed stellen, is een belangrijke coachvaardigheid. Maar voor je daaraan toekomt, waarschuwt Kristine, moet je eerst goed contact maken, iemand leren kennen in zijn doen en laten. En, zoals dat in NLP-termen heet: rapport maken. Ofwel: zorgen dat je verbaal en non-verbaal op de ander aansluit, zodat het kan klikken. Verbaal door vergelijkbare woorden te kiezen, even snel en hard te praten en op dezelfde manier zinnen te vormen. Non-verbaal ‘echo’ je mimiek, lichaamshouding, gedrag en ademhalingsritme van de ander. Dan ervaart de ander een grotere betrokkenheid en vertrouwt hij je sneller.

“Hier moet je echt in investeren. En ook moet je aansluiten bij de denkstijl van de ander. Als jij heel snel over dingen heen babbelt en de ander alles goed wil laten bezinken, ga je aan elkaar voorbij.”

Heb je een connectie, dan kun je ‘de juiste vragen’ stellen. Ellen: “Dat zijn vaak de vragen onder de vragen. Want heel vaak gaat het niet over waar het werkelijk over gaat. Meestal wordt iets pas zichtbaar bij de bekende druppel, maar die druppel is niet de oorzaak van de overstroming. Kan iemand bijvoorbeeld geen grenzen stellen, dan kun je dat als het probleem beschouwen en die vaardigheid trainen met assertiviteitstrucjes. Maar als je het onderliggende probleem niet aanpakt, blijf je er tegenaan lopen. Pleisters plakken op een probleem dat onder de huid zit, helpt niet.”

Hamvraag: waarom doe je wat je doet?

De hamvraag is dus meestal niet: waar loop je vast? Maar: waarom doe je (niet) wat je (niet) doet? Van daaruit kun je verder. Stel dat je drie coachees hebt die allemaal moeilijk nee kunnen zeggen, dan wil je dus weten wat dat zo lastig maakt. Dat kan drie keer een ander antwoord zijn. Angst voor afwijzing, gebrek aan zelfvertrouwen, afkeer van dominantie. “Je moet altijd naar het individu kijken”, weet Ellen.

Kristine: “Als je coacht, luister je actief: hoor heel goed wat iemand zegt, reflecteer op het onderliggende gevoel en vat heel goed samen voor je de volgende stap zet. En hoor niet alleen wát iemand zegt, maar ook hoe hij dat doet. ‘Ik hoor twijfel in je stem.’ ‘Ik zie je wegkijken.’ We hebben vaak haast en nemen snel beslissingen. Als een collega zegt: aan de ene kant vind ik dit een goed idee, dan is er ook een andere kant. Dan roep je dus niet meteen: oké, gaan we doen, maar luister je nog wat langer om ook de andere kant te horen.”

Wees je er in het proces van vragen stellen bovendien voortdurend van bewust dat je altijd aannames doet en vooroordelen hebt. Kristine: “Je vult in voor de ander, iedereen doet dit, zelfs als je denkt dat jij anders bent. Geeft niet, zolang je het maar beseft. De beste manier om die valkuil te mijden, is echt naar de ander kijken, actief en empathisch. In ieder geval moeten veranderingen bij de ander plaatsvinden.”

Ellen: “Goedbedoelde suggesties zijn een makkelijke cover-up van het werkelijke probleem, dan hoeft de ander niet meer na te denken, dan krijg je sociaal gewenste antwoorden. Je moet de verantwoordelijkheid bij de ander laten. Dat heb ik zelf trouwens ook echt moeten leren. Ook omdat je niet wakker moet liggen van de problemen van de ander. Dat hoort echt bij je ontwikkeling tot coach, dat je ook je eigen grenzen leert bewaken.”

Ellen Hofstee

Ellen Hofstee

Samen op zoek

Wat beide dames graag willen meegeven, is dat een goed gesprek altijd een samenwerking is. Samen ga je op zoek naar de beste manier om het probleem op te lossen. En, niet onbelangrijk: je laat de ander die oplossing uiteindelijk bedenken, alleen dan krijg je de ander mee. Je stuurt alleen het proces om daar te komen. Het helpt, benadrukken ook de coaches uit de best practices (deze volgen nog), als je in staat bent er open in te stappen en ook een stukje van jezelf durft te laten zien.

“Ik heb zelf het proces ook doorgemaakt en dat ging heus niet altijd makkelijk.” Dat betekent niet dat je soft moet zijn, integendeel. Ellen: “Als coach moet je in staat zijn te prikkelen, te confronteren, uit te dagen en te stimuleren. Misschien niet zozeer als je directe collega’s coacht, maar daarbuiten zeker. Je moet soms advocaat van de duivel spelen om iemand wakker te schudden. Veel mensen, zeker ondersteuners, willen onder de radar blijven, zoeken de veiligheid en zekerheid. Dat mag, maar jij mag vragen wat ze dat waard is en wat het ze kost. En of dat in evenwicht is.”

Wil je niet al te hard zijn, bijvoorbeeld bij directe collega’s, dan kun je ze hun eigen feedback laten vergaren. Bijvoorbeeld door andere collega’s te laten omcirkelen welke dingen ze in hen waarderen of op de man af te vragen: wat vind je van mij en mijn werkwijze. “Vaak levert dat verrassende resultaten op”, weet Ellen uit ervaring. “Je wordt je bewust van je kwaliteiten, dat stimuleert en zorgt vaak voor leuke ontwikkelingen.”

‘Je moet soms advocaat van de duivel spelen om iemand wakker te schudden’

Een serieus vak

Waar je dit soort vaardigheden opdoet? “Als je besluit dat je coach wilt worden, moet je daar een echte opleiding voor doen. Want zoals je ziet, moet je over een flinke toolbox beschikken en vrijwel niemand, ook ik niet, is hiermee geboren”, stelt Kristine. “Het is een serieus vak, dus de opleiding is geen dingetje dat je tussen de soep en de aardappelen doet.”

Als je niet zeker weet of het bij je past, kun je dit eerst onderzoeken met een interne coach of een loopbaanbegeleider. Of volg een korte cursus (zie kader). Kristine: “Dan ontdek je of dit je ligt en ervaar je of je geschikt bent als coach. En doe je sowieso technieken op die je kunt inzetten in allerlei situaties. Het helpt je je team de goede kant op te krijgen, om als projectcoördinator collega’s in beweging te zetten of om een betere sparringpartner te zijn voor managers en bestuurders. Op procesniveau, want je bent niet hoogopgeleid in de nucleaire energie of de rechten, maar je kunt wel de juiste vragen stellen en dus de oorzaak van een probleem in het proces achterhalen om het op te lossen.”

Ellen: “Lijkt de coachrol je te passen, dan kun je aangeven bij je leidinggevende dat je dit leuk vindt en wilt. Want jij, je collega’s én je organisatie hebben er wat aan als een vertrouwenwekkend iemand met zijn kennis, ervaring en vaardigheden anderen verder kan helpen. Dat heeft meerwaarde voor iedereen.”

Best practices: praktijkverhalen over coachen

Lees ook de praktijkverhalen van Daphne Laurens, Yvette van den Broeke en Asré Kamphuis en hoe zij hun coachvaardigheden ontwikkelen en inzetten:

Daphne: “Ik ga mijn zachte kant ontwikkelen”
Yvette: “Groei maakt me gelukkig”
Asré: “Vind je eigen niche, net als ik”

Trainingen coachvaardigheden

Er zijn workshops en cursussen van een halve dag tot een paar dagen die je op weg kunnen helpen, maar ook intensieve opleidingen om er echt je vak van te maken. Het aanbod is breed: coachvaardigheden, basistechnieken voor de coach, coaching van collega’s (GITP), effectief coachen, een-op-een coachen, oplossingsgericht coachen, NLP, noem maar op.

Een goede eerste stap is de training Coachvaardigheden voor de secretaresse van Management Support op 28 en 29 november in Utrecht. Die geeft je inzicht in de rol van een (secretaresse)coach, je leert er een aantal coachvaardigheden, je kijkt of coachen bij je past en zo ja, welke stappen je kunt gaan zetten om coach te worden.

Reageer op dit artikel