vraag & antwoord

Rita Renkema van SPiN over haar stokpaardje: veranderingen in het secretaressevak

Persoonlijke ontwikkeling

Ze was jarenlang managementassistent bij Rijkswaterstaat en maakte lange dagen. “Het heeft me nooit ook maar één dag tegengestaan. Ik heb een enorme drive voor dit mooie vak.” Een interview met SPiN-bestuurslid Rita Renkema over haar werk en visie op het secretaressevak.

Rita Renkema van SPiN over haar stokpaardje: veranderingen in het secretaressevak

Mazzel met managers

“Ik had veel mazzel en had leuke managers. Ik was en ben nog steeds heel enthousiast over het vak.” Haar motto: “Kun je iets niet, weet dan waar je het moet halen.” Dat is netwerken volgens Rita: weet wat er in je omgeving aan kennis en kunde is en bouw je netwerk op.

Anticiperen en zo goed mogelijk ondersteunen

Ze verlegde haar horizon door trainingen te volgen. “Ik anticipeerde op ontwikkelingen met opleidingen. Dan zei ik gewoon: ‘Dit heb ik nodig om je zo goed mogelijk te blijven ondersteunen.’ En hop, dan had ik zo een handtekening voor een training of cursus. Ik heb een enorme drive voor het vak en altijd veel plezier gehad, zelfs na alle reorganisaties. Investeer in jezelf en laat zien wat je kunt betekenen voor je werkgever. Dat straal je uit naar buiten. Het is een wisselwerking, nooit eenrichtingsverkeer. Het kost namelijk niet alleen tijd of geld, je krijgt er ook veel voor terug.”

‘Je bent niet alleen, je kunt veel meer dan je denkt en er is veel info te halen in je directe omgeving’

Rita en SPiN

Inmiddels is ze met prepensioen maar ze blijft verbonden met het secretaressevak door haar werk voor SPiN: “SPiN staat voor Secretaresseplatform Noord – de i staat ertussen als het verbindende onderdeel met de link naar ons vak: spin in het web – en we richten ons op de regio Groningen, Friesland en Drenthe. We zijn met zes bestuursleden en we willen onze 120 leden voorzien in trainingen, coaching en praktische tips voor bijvoorbeeld Outlook en het vinden van accommodaties voor een feestje, event, teambuilding, cursus. We zijn er om te verbinden. Het is nogal een solitair bestaan als secretaresse in het noorden: je bent vaak de enige secretaresse in een organisatie. Wij willen verbinden zodat ze niet steeds zelf het wiel hoeft uit te vinden. Dat willen we borgen. Je bent niet alleen, je kunt veel meer dan je denkt en er is veel info te halen in je directe omgeving.”

Rita Renkema

Rita Renkema

Wat onderscheidt jullie van andere netwerken?

“Onze slogan is ‘verbinden door ontwikkeling’. Dat is onze missie. We organiseren zes keer per jaar een bijeenkomst met een workshop op één van onze sponsorlocaties. Deze bijeenkomsten worden enthousiast ontvangen en we merken dat ze steeds beter bezocht worden. Iedereen kan bij ons terecht: we zijn laagdrempelig, low budget en kleinschalig. We kennen onze leden vaak persoonlijk en daardoor is er al snel een vertrouwde band.”

Wat ziet jij gebeuren in het secretaressevak?

“Ha! Dat is mijn stokpaardje! Er zijn twee dingen. Aan de ene kant verandert het secretaressevak: er wordt meer van je verwacht. Het is niet alleen meer het agendabeheer, notuleren en ondersteunen op administratief gebied. Het gaat steeds meer naar faciliteren, sparren. Daar heb je organisatiekennis voor nodig, weten hoe de hazen lopen. En het gaat hard, wees je bewust wat deze verandering voor jou kan betekenen. Veel wordt geautomatiseerd. Je plek wordt meer náást de manager in plaats van achter je manager. Je moet meedenken en zelfs vooruitdenken. Vooral die positie van sparringpartner wordt sterker, zodat je alles kunt doen zodat je manager zijn werk zo goed mogelijk kan doen.
En aan de andere kant merk ik dat dit voor anderen te hard gaat, sommigen weten niet eens dat deze verandering speelt. Zij hebben een afwachtende houding en vaak ook met een reden: hun manager of leidinggevende gaat niet mee met de ontwikkelingen. Aangezien je toch vaak een twee-eenheid bent blijft jouw rol dan ook hetzelfde. Dan ga je wellicht gewoon door met wat je altijd deed omdat er geen noodzaak is om het anders te doen.”

Heb je een tip voor deze assistants?

“Probeer met alle kennis en kunde die je hebt je manager te ontlasten en probeer hem te laten inzien dat er verandering gaande is. Jij wordt er alleen maar beter van, dat is de winsituatie voor jezelf. Kun je ook je manager mee krijgen, dan heb je win-win.”

Wat ziet je gebeuren in de regio noord?

“We zitten in een gebied dat krimpt. Veel bedrijven gaan helaas dicht, mensen verliezen hun baan. En het is extra lastig om hier een nieuwe baan te vinden. Je zult extra drive moeten hebben om te weten wat je wilt en wat je kunt. Het is geen obstakel hoor, maar je moet je er wel van bewust zijn. Maar maak het niet groter dan het is. Het is niet onmogelijk. Wel een uitdaging, die vraagt om creativiteit.”

Hoe zie je de toekomst voor het secretaressevak?

“We gaan veel meer richting assistant to manager. Je denkt meer mee én vooruit om de manager zo goed mogelijk zijn werk te laten doen. Daar ligt ook de kracht van de secretaresse en assistant. Je opleiding maakt niet veel uit, je kunt zeer goed met een mbo-opleiding functioneren en hbo- denkniveau hebben door alle werkervaring die je opdoet en door cursussen en trainingen te volgen.”

Kroonjuweel

Supertrots is ze op de 4e editie van De happy secretaresse die zij met het bestuur van SPiN organiseert. “Het is ons kroonjuweel. Een enorme organisatie ook, maar we willen heel graag laten zien welke mogelijkheden er zijn voor secretaresses.”

SPiN

Reageer op dit artikel