vraag & antwoord

Hoe lean is jouw werkplek?

Persoonlijke ontwikkeling

‘Creatieve mensen hebben geen rommel, ze hebben overal ideeën liggen.’ Je kent deze uitspraak vast wel. Toch heeft de manier waarop onze werkplek is ingericht invloed op onze effectiviteit en efficiency. Richt je werkplek zo lean mogelijk in met de 5S-methode.

Hoe lean is jouw werkplek?

Lean werkplekken helpen je efficiënt te werken. Organiseer je werkplek dus zo dat je alles binnen 30 seconden kunt vinden en weer terugleggen. De 5S-methode helpt je om dit te bereiken. Dit is de methode:

  • Sorteren
  • Schikken
  • Schoonhouden
  • Standaardiseren
  • Stabiliseren

>> Marianne Smits geeft de training Lean op het secretariaat. Wil je meer tips om aan de slag te gaan met lean werken? Vraag dan de gratis e-pocket Lean Werken aan. <<

Sorteren

Je start met sorteren. Bekijk alles wat zich op je bureau bevindt. Alles wat niet nodig is voor het uitvoeren van je werk, hoort niet op de werkplek. Als je iets niet gebruikt, is het overbodig. Denk bijvoorbeeld aan de perforator. Omdat je inmiddels veel digitaal werkt hoef je niet meer frequent gaatjes te maken in papier.
Na de eerste selectie sorteer je de overgebleven zaken. Alles krijgt een vaste plek, zodat je bijna blind alles kunt pakken als je het nodig hebt én weer precies op dezelfde plaats kunt terugleggen. Hou ook hier de 30 seconden in gedachten. Dit in verband met eventuele looptijden, zoals naar een kast waarin je hulpmiddelen hebt liggen.

Schikken

Berg alles zo op dat de benodigde zaken makkelijk te pakken en op te bergen zijn. Denk maar eens aan de inrichting van je keukenkastjes. Daarin staan de borden, kopjes en pannen die je het vaakst gebruikt ook op de makkelijkst bereikbare plek.

Schoonhouden en schoonmaken

Door je werkplek schoon te houden, start je telkens op een prettige en frisse manier met je werk. Dat is niet alleen prettig voor jezelf, maar ook voor de collega die op de plek wil gaan zitten waar jij net gewerkt hebt. Bovendien ziet het kantoor er dan netjes uit en dat is belangrijk als er klanten op bezoek komen.

Standaardiseren

Dit betekent dat je met elkaar afspraken maakt hoe een bepaalde werkplek ingericht is en dat je er samen voor zorgt dat dit zo blijft.

Stabiliseren

Dit is niet alleen het stimuleren om de vernieuwde situatie in stand te houden, maar ook om volgens de denkwijze van 5S te blijven werken. Visualiseer en rapporteer de doorgevoerde verbeteringen op de werkplek. Zo wordt voor iedereen duidelijk wat er met deze methode bereikt is of te bereiken valt. Stabiliseer vervolgens door regelmatig een 5S-audit uit te voeren.

Bovenstaande tips komen uit het boek van Marianne Smits Doen wat er toe doet, leaner werken op het secretariaat. 

Meer weten over lean werken op het secretariaat?

Lees ook het grote trendartikel: Lean werken is slimmer werken, juist op het secretariaat.
Of het artikel met basiskennis: Lean werken op het secretariaat: wat is dat?

Lean werken op het secretariaat: best practices

Hoe je lean nu toepast in de dagelijkse praktijk vertellen vijf managementondersteuners:

Projectmanager Loe Kessels van Waternet
Freelance project- en managementondersteuner Margot de Jong van Office Services Houten
Lydia van den Bogaard, directieassistent bij Toyota Material Handling en gasttrainer bij Quadrant Advies
Annelie Peters, directiesecretaresse bij ZON fruit & vegetables
Johanna de Jong, project- en managementassistent Hanzehogeschool Groningen

Nu zelf aan de slag met lean

In de training Lean op het secretariaat bijvoorbeeld, waar je leert toegevoegde waarde te bieden op de meest efficiënte wijze. Of: Powerlean op het secretariaat (nieuw), waar je met veel afwisseling, tips en tricks de basis legt voor een lean mindset en lean secretariaat.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels