nieuws

Zo maak je een map of influence en vergroot je je invloed

Samenwerken

Met een map of influence kun je je invloed vergroten. Want al heb je geen leidinggevende positie, ook jij hebt invloed. Bijvoorbeeld op beleid, op de keuze voor leveranciers, op de samenstelling van teams, op de indruk die mensen van elkaar hebben en op de cultuur van de organisatie.

Zo maak je een map of influence en vergroot je je invloed

Invloed in kaart brengen is een vorm van stakeholdermanagement: het opbouwen en onderhouden van relaties met betrokkenen en belanghebbenden in een organisatie, zodat je hun verwachtingen en belangen in goede banen leidt. Als je weet in hoeverre veranderingen in je eigen of andermans belang zijn, en als je weet hoe je je invloed bewust kunt inzetten, kun je meer bereiken.

Werken in Service Points bij Thales

Erna Smits, Manager Service Points van Thales Nederland, is hier bewust mee bezig. “Bij ons werken ondersteuners, management assistants en Service Point assistants in Service Points. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor een of meerdere managers of afdelingen. Dat zijn belangrijke stakeholders; het zijn onze klanten. Voor ons is het essentieel om scherp te kijken naar hun behoeften: wat verwachten zij van ons en passen de diensten die we aanbieden daarbij?” Sinds bij Thales Nederland de ondersteuners in één afdeling zijn verenigd onder een eigen manager, is hun stem duidelijker hoorbaar en is het contact met hun stakeholders makkelijker in te richten.

Korte communicatielijnen met stakeholders

Ook HR, IT en Facilities zijn stakeholders voor Erna’s team. Ze houdt de communicatielijnen bewust heel kort. “We weten elkaar snel te vinden, maar ik wil geen overkill aan informatie uitwisselen. Wel zoek ik voorafgaand aan het maandelijkse Service Point-overleg contact met hen om te horen over nieuwe projecten of over ontwikkelingen die we nog niet kennen. Ook zaken waar wij als team tegenaan lopen bespreek ik met hen.”

Servicecatalogus

Momenteel werkt Erna aan een servicecatalogus. Hierin staan alle diensten die de Service Point assistants en management assistants voor interne klanten uitvoeren. Omdat wensen, ideeën of de visie van de organisatie kunnen veranderen is het noodzakelijk voortdurend met elkaar in gesprek te blijven. Erna noemt een praktisch en simpel voorbeeld waarbij aanbod en behoefte niet goed aansluiten: “De digitalisering dendert door en managers worden geacht steeds meer zelf te doen, zoals ook het afhandelen van zaken bij terugkomst van een zakenreis. Vraagt een manager of de Service Point assistant de afrekening wil afhandelen, dan zeggen we dat we dit soort taken niet meer doen en we leggen uit hoe hij dit eenvoudig zelf kan.”

Is een grote verandering in het aanbod van diensten nodig, dan heeft Erna goed in beeld hoe ver haar eigen invloed reikt. “Als we als team iets willen veranderen of aankaarten laat ik het onderwerp op de agenda van de managementteams zetten om daar de plannen te presenteren.”

Map of influence (1): de netwerkkaart

Door je eigen invloed letterlijk in kaart te brengen, krijg je een scherper beeld over de mogelijkheden die je hebt. Dat begint met het in kaart brengen van je netwerk. Wie ken jij allemaal? Al die mensen uit jouw netwerk oefenen invloed op jou uit én jij op hen, hoewel vaak niet in gelijke mate. En ook via je netwerkcontacten kun je invloed uitoefenen op anderen.

Zo maak je de netwerkkaart

Pak een groot vel, zet jezelf in het midden (‘IK’) en teken een verticale stippellijn. Linksboven schrijf je het woord ‘Zakelijk’ en rechtsboven ‘Privé’. Daarna start je met het noteren van de mensen in je netwerk, die je allemaal met een lijntje verbindt met jouzelf in het midden van deze kaart. Denk waar mogelijk in groepen en categorieën, niet meteen in individuen, en maak je nog niet te druk over hoe de indeling eruit ziet.

Aan de zakelijke kant komen bijvoorbeeld ‘mijn manager’, ‘het MT’, ‘collega-secretaresses’, ‘medewerkers van de afdeling’, ‘oud-collega’s bedrijf XYZ’ of ‘deelnemers officemanager-opleiding’. Aan de privékant kun je vermelden ‘iedereen van de Zumba-les’, ‘familie’, of ‘ouders van klasgenoten Sanne en Daan’.

Maak de lijn dik, als je van mening bent dat de connectie sterk is en houd hem dun als hij dat niet is. Noteer ook trefwoorden bij de lijnen en bij de anderen, om te inventariseren waarover je contact hebt en wat hun expertise is.

Map of influence (2): de onderwerpskaart

Een tweede kaartvorm is een onderwerpspecifieke invloedskaart. Die ziet er anders uit voor jouw invloed op het vlak van leverancierskeuze dan voor je invloed op de sociale organisatiecultuur: de lijnen lopen anders en er staan verschillende mensen op.

Stel dat je wilt proberen om het beleid rondom eten en drinken op de werkplek te beïnvloeden. Het voornemen vanuit het management is dat eten op de werkplek niet meer is toegestaan. Maar jij vindt dat de traditie van in kleine groepjes samen lunchen aan de vergadertafels een onmisbaar middel voor teambuilding is.

Zo maak je de onderwerpskaart

Maak een lijstje van alle personen die jij kent, waarvan je weet of vermoedt dat ze een rol kunnen spelen bij dit beleid of bij het beïnvloeden ervan. Binnen de organisatie zijn dat bijvoorbeeld je eigen manager, de HR-directeur, de Facilities-directeur, de OR-voorzitter, de vaste schoonmakers van je verdieping en collega’s die ook voorstander zijn van de vergadertafellunches.

Buiten de organisatie kan dat een deskundige zijn op het gebied van teambuilding, de trainer van jullie laatste heisessie of een expert op het vlak van plaats- en tijdonafhankelijk werken.

Let wel: ze hoeven het niet met je eens te zijn of precies hetzelfde standpunt te hebben als jij. Het enige criterium is of ze door hun positie of expertise invloed kunnen hebben op het beleid rondom eten op de werkplek.

Twee kolommen: invloed en toegang

Schrijf alle namen onder elkaar op een lijst en voeg daarnaast twee kolommen in: ‘Invloed’ en ‘Toegang’. In de kolom ‘Invloed’ geef je alle namen van je lijst een score van 1 tot en met 4. (Afhankelijk van de mate van invloed die ze hebben op het beleid rondom ‘eten op de werkplek’, gebruik de 4 voor degene die veel invloed heeft.) Daarbij heeft de Facilities-directeur vast veel invloed en de schoonmaker van je verdieping een stuk minder.

In de kolom ‘Toegang’ vul je ook een score in van 1 tot en met 4; dit keer beoordeel je hoe toegankelijk die personen voor jouzelf zijn. De 4 gebruik je voor iemand tot wie je makkelijk toegang hebt. Het kan bijvoorbeeld dat de HR-directeur en jij elke woensdag gezellig staan te kletsen op het schoolplein omdat jullie kinderen bij elkaar in de klas zitten. Die persoon krijgt dus een hogere score (4) dan de OR-voorzitter (2), die pas een maand geleden is gestart en die jij pas één keer kort hebt gesproken.

Vervolgens ga je een nieuwe tabel opzetten. Teken een raster van vier rijen van elk vier vakjes; zestien in totaal dus. Op de horizontale as van dit figuur noteer je 1, 2, 3 en 4 onder de vakjes, plus het woord ‘Toegang’. Op de verticale as van dit figuur schrijf je ook 1, 2, 3 en 4, maar dan het woord ‘Invloed’.

Met de cijfers uit de kolommen kun je nu de namen in je figuur gaan plaatsen.

Waardevolste persoon staat rechtsboven

Afhankelijk van hun score komen ze dus op een specifieke plek terecht; iemand met de score 4 op ‘Invloed’ en ook 4 op ‘Toegang’ komt dus in het vakje helemaal rechtsboven te staan. Zo iemand is het waardevolst op je kaart: deze persoon heeft veel invloed én is voor jou makkelijk toegankelijk. In termen van waarde is dit een slimme eerste keuze om te benaderen. Iemand met veel invloed waar je weinig toegang toe hebt, is een stuk lastiger.

Signalen dat jij veel invloed hebt. Jij:

  • bent de vraagbaak van de organisatie.
  • doet geregeld iets extra’s voor collega’s, of geeft ze complimentjes.
  • kunt makkelijk door één deur met de invloedrijkste mensen in de organisatie.
  • hebt veel goodwill.
  • kunt met de meeste mensen goed opschieten.
  • geeft mensen het gevoel dat ze bij je terecht kunnen, omdat je oprechte interesse in ze toont.
  • wordt geregeld betrokken bij het nemen van beslissingen.

Je invloed vergroten: 3 tips

Stelt je kaart je teleur? Werk dan aan manieren om je invloed te vergroten.

1. Vergroot je netwerk

Dat kan door het leggen van offline contacten (in en rondom je organisatie, maar ook op het schoolplein, in de sportschool, in een vrijwilligersrol of op feestjes) en online contacten (via social media zoals LinkedIn, Facebook en Twitter). Wees je bewust van de mensen met wie je spreekt en zoek de contacten actief op.

2. Ga gericht op zoek naar missende schakels

Zou je graag meer invloed willen hebben op de facilitaire keuzes die je organisatie maakt? Zorg dan dat je meer contacten hebt aan die kant van de organisatie. Praat geregeld met hen, zodat je weet wat voor hen belangrijk is. Verdiep je ook in de mensen met inzicht in de financiële belangen van de organisatie: welke informatie kun je daaruit meenemen in je eigen argumenten?

3. Verbeter de kwaliteit van je netwerk

Niet alleen de kwantiteit van je netwerk is belangrijk; ook de kwaliteit speelt een grote rol. Ken je mensen die zelf veel invloed hebben? Kun je makkelijk contact leggen met hen? Het onderhouden van je netwerk vergroot de kwaliteit ervan. Volg mensen op LinkedIn, knoop zo nu en dan een gesprekje aan en toon belangstelling voor wat hen bezighoudt.

Over Karen VisserKaren Visser

Karen Visser is werkplektrainer en professional organizer en leert mensen op allerlei niveaus slim omgaan met tijd, taken en ruimte. Met trainingen en workshops over effectiever en efficiënter werken helpt zij professionals om meer grip te krijgen op hun werk.

Ook meer grip op je werk? Volg dan één van de trainingen van Karen bij Management Support:

Reageer op dit artikel