vraag & antwoord

Hoe zorg je als teamleider voor een geolied team?

Samenwerken

Ben je teamleider van het secretariaat en verloopt de samenwerking niet optimaal? Tien vragen om jezelf eens te stellen als je de specifieke talenten van je collega’s optimaal wilt inzetten. De antwoorden helpen je om van je team een geoliede machine te maken.

Hoe zorg je als teamleider voor een geolied team?

1. Ontdek de groepsdynamiek

Hoe gedraagt de groep zich als geheel? En welke bijdrage leveren individuele teamleden? Goede leiders zorgen ervoor dat ze altijd het beste halen uit hun team. Je moet er dan wel eerst achter zien te komen hoe de ander in elkaar zit, hoe de groepsdynamiek het gedrag beïnvloedt en hoe teamleden reageren in iedere fase van de ontwikkeling van een team.

Vraag: heb je zicht op ieders bijdrage aan de groepsdynamiek?

2. Zorg voor heldere communicatie

Dat is van vitaal belang voor het welbevinden van alle teamleden. Een informeel gesprek bij de koffieautomaat kan al helpen! Daarnaast is het aan te bevelen om digitale communicatiemiddelen vooral ter ondersteuning te gebruiken. Maak daarom goede afspraken te maken over het gebruik van bijvoorbeeld tablets en smartphones.

Vraag: waar komt de voorkeur voor bepaalde communicatiemiddelen vandaan en hoe voorkom je dat ze ruis veroorzaken?

3. Zet in op effectieve teammeetings

Je leiderschapskwaliteiten laten zich zien in de effectiviteit van vergaderingen en overleggen. Voor een succesvolle bijeenkomst betrek je ieder teamlid actief vanuit zijn of haar persoonlijke kwaliteiten. Vergeet niet om van tevoren duidelijk te maken wat je van alle teamleden aan inzet verwacht en welk resultaat je gezamenlijk per agendapunt moet bereiken.

Vraag: wat moet ik veranderen waardoor bijeenkomsten meer energie opleveren dan kosten?

4. Vergroot de netwerkvaardigheden

Alle teams, ongeacht doel of grootte, zijn tot op een zekere hoogte afhankelijk van hun netwerkvaardigheden. Dat wil zeggen dat je teamleden hun formele en informele contacten binnen en buiten de organisatie optimaal inzetten. Dat vraagt om netwerkvaardigheden die je teamleden kunnen aanleren. Als zij die actief inzetten, voorzien zij het team als geheel van waardevolle steun.

Vraag: wie kan ondersteuning gebruiken qua netwerkvaardigheden?

5. Stimuleer kennisdeling

Geen enkel teamlid of team is een eilandje. Als je de efficiency wilt verhogen, moet je over en weer informatie delen. Tussen teams, teamleden en de rest van de organisatie. Het ontbreken van open communicatie staat een succesvolle samenwerking en co-creatie in de weg. Stimuleer je teamleden dus vooral om naar buiten te treden met kennis die mogelijk relevant is voor anderen.

Vraag: wat heb je nodig voor meer open communicatie en kennisdeling binnen je team?

6. Gebruik je team als creatieve denktank

Om samen als team bergen te verzetten is creatief denken een must. Nieuwe ideeën, innovaties en oplossingen voor problemen ontstaan echter alleen als daar ruimte voor is; de werkdruk moet acceptabel zijn. Als die onplezierig hoog is voor één of meer teamleden, zal out-of-the-box-denken namelijk niet vanzelfsprekend zijn.

Vraag: hoe kunnen we ruimte vinden voor creatief denken?

7. Los problemen zo snel mogelijk op

Teamleden lossen niet alleen problemen op, maar creëren die ook. Zorg ervoor dat alle problemen, van welke aard dan ook, opgelost worden voordat ze de teamspirit ondermijnen. Als dat niet gebeurt, gaat veel tijd verloren aan het repareren van de onderlinge verhoudingen. Snel oplossen is beter dan achteraf rechtbreien.

Vraag: zijn er binnen je team leden die altijd problemen maken en andere leden die dat dan oplossen? Of valt het allemaal reuze mee?

8. Blijf jezelf verbeteren

Wil je de prestaties van je team verhogen? Dan moet je de bestaande manier van werken voortdurend ter discussie stellen. Teams die zichzelf verbeteren, leren hoe zij hun eigen doelen formuleren, hun eigen problemen oplossen en het eens worden over de oplossingen. Vervolgens moeten ze in staat zijn om de genomen besluiten met vertrouwen uit te voeren.

Vraag: voor welke teamleden moet je doelen eerst concreet maken? En uit welke persoonlijke voorkeuren of persoonlijkheidskenmerken komt dat voort?

9. Meet de prestaties van je team

Als iets niet gemeten kan worden, kun je het niet verbeteren. Dit simpele principe geldt ook voor het secretariaat. Leg daarom zowel de individuele normen als de teamnormen vast. Een voorbeeld van zo’n norm is dat deadlines altijd worden gehaald, dat telefoontjes en e-mails binnen een bepaalde tijd worden beantwoord en dat notulen in een bepaald format moeten. Alleen wanneer je dergelijke doelen formuleert, ben je in staat om de resultaten van je team te beoordelen.

Vraag: heeft je team als groep de behoefte om heel concreet te zijn of is het totaalplaatje voldoende om in beweging te komen?

10. Houd de vinger aan de pols

Een goed team is zich bewust van de noodzaak om scherp te blijven. Sta hier regelmatig bij stil. Bijvoorbeeld door teamleden te vragen of zij kunnen aangeven wat inhoudelijk of qua samenwerking beter kan. Het zelfreinigend vermogen en het vermogen tot zelfreflectie zegt veel over het niveau van de ontwikkeling van een team. Elkaar feedback geven is onderdeel van een professionele houding die is gericht op groei.

Vraag: zijn er leden in je team die kritiek of feedback vooral voor zichzelf houden?

Tip

Meer leren over je functioneren als teamleider van het secretariaat? Schrijf je dan in voor onze training Teamleider secretariaat. Tijdens deze training leer je de basisprincipes van leidinggeven en deel je ervaringen met collega’s die in dezelfde rol zitten als jij.

Reageer op dit artikel