artikel

Het notuleren van gevoelige vergaderingen

Vergaderen

Mensen zijn het tijdens een vergadering vaak niet met elkaar eens. Soms kunnen de emoties daarbij hoog oplopen. Als notulist is het dan de kunst om neutraal te blijven. Vier doorgewinterde notulisten geven tips over het notuleren van gevoelige vergaderingen.  Gevoelige vergaderingen Soms zeggen mensen in hun woede of verdriet dingen die onredelijk zijn of […]

Het notuleren van gevoelige vergaderingen

Mensen zijn het tijdens een vergadering vaak niet met elkaar eens. Soms kunnen de emoties daarbij hoog oplopen. Als notulist is het dan de kunst om neutraal te blijven. Vier doorgewinterde notulisten geven tips over het notuleren van gevoelige vergaderingen. 

Gevoelige vergaderingen

Soms zeggen mensen in hun woede of verdriet dingen die onredelijk zijn of waar ze later spijt van krijgen. Christine van Spanning, notulist van Alt-Tab Bedrijfsondersteuning, vertelt dat dit voorkomt bij vergaderingen waarbij de deelnemers een groot persoonlijk belang hebben. “Informatieavonden voor bewoners zijn daar een goed voorbeeld van. Mensen kunnen echt heel kwaad zijn omdat er een snelweg aangelegd wordt in hun achtertuin. Of ze zijn woedend omdat hun moeder niet de juiste zorg heeft gekregen. Dat raakt hen diep.” Van Spanning zegt dat het tijdens deze vergaderingen belangrijk is om neutraliteit uit te stralen. Ze laat de emotie van mensen alleen terugkomen in het verslag, als dat inhoudelijk iets toevoegt. “Soms gaan mensen luid klappen of joelen. Ik vermeld dat alleen als die instemming van belang is.”
Ook heeft ze een keer ondervonden dat het belangrijk is om zelf niet persoonlijk betrokken te zijn bij het onderwerp. “Ik heb privé wel eens een vergadering genotuleerd van de vereniging van eigenaren van mijn eigen appartementencomplex. Dat had ik niet moeten doen. Als notulist moet je soms tot tien tellen. Dat is lastig, als de plannen je persoonlijk raken.”

Grof taalgebruik

Ook de andere notulisten laten de emotie van de mensen over het algemeen niet terugkomen in de notulen. “Soms schelden bewoners een stadsontwikkelaar uit”, vertelt Majne van de Merwe van het notulistenbureau Rosenbaum Select. “Ik herhaal die woorden niet. Maar ik neem hun bijdrage wel op in de notulen, bijvoorbeeld met een zin als: ‘De bewoners geven aan zeer ontevreden te zijn’.” Petra van Hoorn, notulist van hét Notulistenteam, schrijft scheldwoorden alleen op bij woordelijke verslagen. In alle andere gevallen vermijdt ze grof taalgebruik. En bij twijfel legt ze het voor aan de secretaris of de griffier.
Jacqueline Smits van Het Notuleercentrum vertelt dat mensen niet herinnerd willen worden aan hun emoties. “Op een later moment zullen ze waarschijnlijk ontkennen dat ze woedend of verdrietig waren. Dus ik houd het neutraal, zelfs als mensen woedend weglopen. Ik schrijf alleen op: ‘meneer x verlaat de vergadering’.”

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels