artikel

Checklist: het voorbereiden van een vergadering

Vergaderen

Als je je goed voorbereidt op een vergadering, zit je rustiger en kun je tijdens de vergadering beter luisteren. En beter luisteren leidt uiteindelijk tot een beter verslag. Met deze checklist voor het voorbereiden van een vergadering ben jij er klaar voor. Agendapunten ontvangen met gegevens die daarbij horen? Agendavoorstel besproken met voorzitter met speciale […]

Checklist: het voorbereiden van een vergadering

Als je je goed voorbereidt op een vergadering, zit je rustiger en kun je tijdens de vergadering beter luisteren. En beter luisteren leidt uiteindelijk tot een beter verslag. Met deze checklist voor het voorbereiden van een vergadering ben jij er klaar voor.

  • Agendapunten ontvangen met gegevens die daarbij horen?
  • Agendavoorstel besproken met voorzitter met speciale aandacht voor vergaderdoel en (wisselende) agendapunten?
  • Agenda opgesteld en eventuele bijlagen samengesteld?
  • Vergaderdatum vastgesteld?
  • Geschikte vergaderruimte, catering en presentatiefaciliteiten geregeld?
  • Definitief agendaontwerp inclusief bijlagen met voorzitter besproken en lijst (gast)deelnemers vastgesteld?
  • (Gast)deelnemers uitgenodigd?
  • Agenda en benodigde stukken verzonden?
  • Eventueel presentielijst gemaakt?
  • Doel van vergadering bekend?
  • Doel agendapunt bekend?
  • Verslagvorm bekend?
  • Werk je met laptop: stroomvoorziening aanwezig?
  • iPad: batterij opgeladen? Voldoende elektronisch papier mee?
  • Vergaderruimte, catering en presentatiefaciliteiten geregeld?
  • Afspraak met voorzitter gemaakt hoe je het kunt aangeven als tijdens de vergadering iets onduidelijk is?

Alle vragen met ja beantwoord? Dan heb je je goed op de vergadering kunnen voorbereiden!

Bron: Notuleren, zó doe je dat van Marjolein de Jong.

Reageer op dit artikel