artikel

5 handige functionaliteiten van Skype for Business

Vergaderen

Ik zie regelmatig bedrijven waar Skype enkel voor chat en videobellen wordt gebruikt omdat de geweldige mogelijkheden van online vergaderen niet bekend zijn. Het zit vaak al ‘onder de knop’, maar ‘onbekend is onbemind’. Tijd om Skype for Business in de spotlights te zetten met deze 5 handige functionaliteiten.

5 handige functionaliteiten van Skype for Business

Iemand zoeken

Personen vind je op basis van naam of e-mailadres. Deze laatste biedt het meeste kans op succes. Een e-mailadres is namelijk uniek. En omdat je dan ook externen én gewone Skype-gebruikers kunt oproepen geef ik hier de voorkeur aan. Zodra je iemand hebt gevonden kun je deze toevoegen aan je contactenlijst in S4B. Die staat namelijk los van je Outlook-contactpersonen. Het is niet nodig, zoals bij Skype, om eerst ‘vrienden’ te worden om iemand te kunnen oproepen. Je krijgt de mogelijkheid om je contacten in te delen in groepen naar keuze. Zo kun je met 1 klik meteen de hele groep oproepen. De weergave ‘beschikbaarheid’ is ideaal als startscherm omdat je dan meteen ziet wie er online is.

Chatten

Niet binnen zonder kloppen! Ook al wil je een videogesprek, een chat is altijd de eerste contactvorm. Je checkt hierbij of je niet stoort, ook al staat de profielfoto op beschikbaar. Daarom begint bijna ieder Skypegesprek met  “Hoi”. In S4B zijn de emoticons uit Skype toegevoegd. Verder kun je met de paperclip allerlei bijlages toevoegen zoals je dat ook in een e-mail kunt. Wil je opvallen in de chat dan kun je via het tandwieltje bij Extra >> Opties >> Chatbericht de kleur en lettertype van jouw bijdrages instellen. Let er op dat chats in Outlook worden bewaard in het mapje Gespreksgeschiedenis!

Video-bellen

Iedere deelnemer bepaalt altijd zelf of hij/zij de video activeert of niet. Klik je op de videoknop onderin dan krijg je eerst ‘een bewegende selfie’ van jezelf. Zo kun je nog bijsturen en je kapsel checken. Beeld en geluid regel je trouwens allemaal via het tandwieltje bij Extra >> Opties. In een gesprek met veel personen worden maximaal 6 personen in de videogalerij weergegeven. De anderen blijven kleine plaatjes onderin. Wanneer iemand uit deze onderste rij spreekt wordt deze automatisch bovenin geplaatst. Wil je iemand de hele tijd blijven zien, dan kun je deze vastpinnen.

Programma`s en bureaublad delen

Stel je voor dat je een document maakt en daarbij input nodig hebt van anderen. In S4B is het dan mogelijk om deze personen bij elkaar te vragen in een Skype-call en via Programma`s delen het document te presenteren aan de anderen. Vervolgens kun je aangeven wie de controle krijgt over je document. Deze persoon kan dan live werken in jouw document. Je stuurt het dus niet op. Het document blijft op jouw pc staan.

Een online meeting organiseren

Je kunt ad-hoc een Skype-meeting opzetten door telkens een persoon aan het gesprek toe te voegen. Efficienter is het om dit van te voren te plannen. Net zoals je een vergadering inplant via Outlook, zo plan je ook een Skype-meeting. De IT-afdeling heeft er namelijk voor gezorgd dat er een invoegtoepassing is geïnstalleerd in Outlook waardoor er in het Lint, bij een nieuwe afspraak, een knop staat ‘Skype-vergadering’. Door deze aan te klikken verschijnt er een hyperlink naar die bepaalde online vergaderruimte. Genodigden hoeven maar op deze hyperlink te klikken en zij komen automatisch in de ‘Meetingroom’. Als organisator kun je via de knop Opties nog aangeven of zij meteen binnen mogen of in de lobby moeten wachten. Ook kun je aangeven wie presentator is (of meerdere) en wie gewoon gast.

Reageer op dit artikel