artikel

Tien tips om anders-dan-anders te vergaderen

Vergaderen

Vergaderen kan saai zijn, maar… het kan anders! Lees deze anders-dan-anders-tips van Karen Visser maar eens. Je wilt nooit meer eh… wat anders.

Tien tips om anders-dan-anders te vergaderen
  1. Wissel van voorzitter. Dat houdt mensen scherp én zorgt ervoor dat ze begrip krijgen voor die rol, die niet altijd even makkelijk is.
  2. Maak geen notulen, maar een mindmap of tekening. Veel mensen zijn visueel ingesteld en vinden dit overzichtelijker. Los daarvan dwingt het je om bij de essentie te blijven: wat is er nu écht besproken en besloten?
  3. Vergader op een andere plek. In de kantine, staand in de gang, buiten op het gras, in de loungehoek, al wandelend in het bos… Wisseling van plaats kan een nieuwe impuls geven.
  4. Laat ze stemmen. Bedenk op welke manier (anders dan een mondelinge reactie geven) je wilt dat mensen reageren op de onderwerpen. Een rapportcijfer geven bijvoorbeeld, of een kleur (groen voor akkoord, rood voor niet akkoord en geel voor eventueel), of uit een vooraf bepaald aantal keuzes. Er bestaan ook genoeg online tools (Sendsteps, Socrative) waarmee mensen via hun smartphone kunnen stemmen of reageren.
  5. Gebruik de praatstok. Alleen de persoon die de praatstok vast heeft, kan praten. De rest wacht op zijn beurt: pas als je de stok hebt, kun je reageren.
  6. Kies een outsider als voorzitter. Vraag iemand van een andere afdeling, of zelfs van buiten het bedrijf, om gastvoorzitter te zijn. Dat kan verfrissende inzichten opleveren!
  7. Verander het tijdstip. Je kunt het eventueel ook blijven veranderen (soms in de ochtend, middag, lunchtijd, laatste werkuur van de dag). Het kan ook al schelen om eenmalig op een ander tijdstip te vergaderen.
  8. Halveer de vergadertijd. Kijk hoe je zuiniger met de tijd te werk kunt gaan. Echt stipt om 11 uur beginnen (en niet pas tien over elf) is al winst. De notulen overslaan ook, net als het mondeling laten toelichten van elk punt.
  9. Spreek af wie iets meeneemt. Laat iedere deelnemer om beurten iets lekkers meenemen voor in de vergadering: Bossche bollen, koekjes, een bakje fruitsalade…
  10. Sluit af met een sociale activiteit. Vergader bijvoorbeeld op vrijdag van 16 tot 17 uur en begin daarna met een borrel.

Auteur: Karen Visser – New Broom

Reageer op dit artikel