blog

Komt een vrouw bij de vergaderdokter

Vergaderen

Komt een vrouw bij de vergaderdokter: “Ik krijg zo’n stress van onze wekelijkse meetings! Ik ben uren bezig met de voorbereidingen; telkens verandert de agenda, of er komen last minute wijzigingen in de vergaderdocumenten en dan kan ik weer voren af aan beginnen. Vervolgens zit ik urenlang in een vergadering, vastgepind op een stoel om ellenlange discussies aan te horen waarin uiteindelijk geen besluiten worden genomen. Dokter, ik heb het gevoel dat ik tegen een burn-out aan zit.”

Komt een vrouw bij de vergaderdokter

“Ik krijg zo’n stress van onze wekelijkse meetings! Ik ben uren bezig met de voorbereidingen; telkens verandert de agenda, of er komen last minute wijzigingen in de vergaderdocumenten en dan kan ik weer voren af aan beginnen. Vervolgens zit ik urenlang in een vergadering, vastgepind op een stoel om ellenlange discussies aan te horen waarin uiteindelijk geen besluiten worden genomen. Dokter, ik heb het gevoel dat ik tegen een burn-out aan zit.”

De dokter hoort mijn klaagzang rustig aan en komt dan met een verrassende diagnose: “Mevrouw, er is op zich niets mis met u, maar uw vergadering is ziek. Als ik de stethoscoop op uw vergaderproces leg, dan constateer ik de volgende symptomen:

Symptoom 1: Vergaderdoel ontbreekt
Overleg is noodzakelijk, maar vergaderen om het vergaderen is nutteloos. Vergaderen wordt dan een doel op zich en geen middel om een doel te bereiken. Deze meeting verspilt uw kostbare tijd en energie.

Symptoom 2: Er is geen agenda
Een vergadering zonder agenda met bespreekpunten is als een boot zonder roer; u dobbert doelloos rond, weet niet waar u naartoe gaat of waar u uiteindelijk belandt. Het gebrek aan structuur werkt zeer frustrerend.

Symptoom 3: Er zijn verschillende versies van vergaderdocumenten in omloop
Ondanks een zorgvuldige voorbereiding blijkt niet iedereen de juiste versie van de stukken voor zich te hebben. U probeert hen naarstig nog te voorzien van de actuele documenten, maar eigenlijk is het kwaad al geschied. Boze deelnemers en uw hartslag zit al boven de 100 slagen per minuut.

Symptoom 4: Duur van de vergadering is niet vastgesteld
Meetings die qua tijd binnen de perken blijven, zijn een unicum. Zonde, want een uur het hoofd erbij houden, is echt the limit. Onze concentratieboog is simpelweg niet langer. Vergader je daarna toch verder, dan is de kans groot dat u in kringetjes discussieert. En dat deelnemers niet meer bij de les zijn.”

Het medicijn en bijsluiter

“De eerste stap in het behandeltraject van uw zieke vergadering is een digitale vergadertool. Dit structureert en vereenvoudigt het proces omdat alle handelingen rondom vergaderingen centraal zijn geregeld. Agenda’s wijzigen, deelnemers uitnodigen, documenten verdelen kan allemaal met één druk op de knop. Maar techniek alleen is niet zaligmakend. Het is ook de menselijke component die bijdraagt aan een gezonde meeting. Gebruik uw gezond verstand om vergaderingen in betere banen te leiden. En tot slot lees van te voren altijd goed de bijsluiter.”

Auteur Rachel Mannaerts | iBabs

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels