blog

Hoera, ik mag notuleren!

Vergaderen

…is een kreet die je niet vaak zal horen in de vergaderzaal. De meeste mensen hebben een grondige hekel aan notuleren, vinden het moeilijk en tijdrovend. Het is een taaie klus die dan ook vaak vooruit wordt geschoven. Helaas is en blijft notuleren een must. Want notulen, inclusief een goede actie- en besluitenlijst, zorgen voor een efficiënte meeting. We kunnen notulen dus niet de wereld uit helpen, maar met de volgende 7 tips notuleer je wel een stuk sneller en hopelijk ook iets leuker!

Hoera, ik mag notuleren!

Notuleren, 7 tips:

Tip 1: Zit op de juiste plek

Tijdens de vergadering is het belangrijk dat je op de juiste stoel zit. De juiste plek is daar waar jij iedereen kunt zien en vooral iedereen kunt verstaan. Mocht je iemand een keer niet goed verstaan hebben, schroom dan niet en vraag om een herhaling.

Tip 2: Duidelijke agenda

Met een overzichtelijke agenda van de meeting maak jij je leven een stuk eenvoudiger. Dit is namelijk je leidraad tijdens de vergadering. Op deze manier weet je namelijk wat de belangrijkste punten van de bespreking zijn en wat er allemaal de revue passeert.

Tip 3: Wie is wie? Maak een plattegrondje

Schuiven er in de meeting veel nieuwe gezichten aan? Maak dan van tevoren een plattegrondje, zodat je kunt mee typen met de discussie en snel weet wie wat zegt. Zo blijf je betrokken en hoef je achteraf niet te denken: “Huh? Wie zei dat al weer?

Tip 4: Maak foto’s

Worden er diagrammen of andere zaken op een flip-over of iets dergelijks getekend? Maak er een foto van met je smartphone. Dit zal je helpen bij het uitwerken van de notulen. Of je kunt de foto’s meesturen.

Tip 5: Teken je notulen

Je brein werkt voor 75% visueel. Dus… zitten we nog wel te wachten op een gortdroog schriftelijk verslag? Of kunnen we notulen ook tekenen? Visueel notuleren helpt om snel een situatie of onderwerp duidelijk te maken. Door het visualiseren van complexe situaties verwerken onze hersenen de informatie sneller, en begrijpen en onthouden we het beter. Voorbeeld van visuele notulen: http://visuelenotulen.nl/werk/gemeente-enschede.

Tip 6: Vergader digitaal

We vergaderen om besluiten te nemen en actiepunten te definiëren. Dus is het erg handig als je die actiepunten en besluiten direct bij een agendapunt kunt registeren. Dat kan als je digitaal vergadert: je geeft automatisch kenmerken mee aan actiepunten en besluiten. Dat scheelt je veel notuleertijd tijdens de meeting, maar ook daarna: je verstuurt de notulen veel sneller. Willen je collega’s of jij snel een overzicht van alle actiepunten? Van alle besluiten per onderwerp, dossier, vergadering of verantwoordelijke? Geen punt, dat overzicht heb je met één druk op de knop.

Tip 7: Stel niet uit…

… en werk je aantekeningen als het kan zo snel mogelijk uit. Uit onderzoek is gebleken dat je je na 24 uur nog 90% kunt herinneren van wat er is besproken. Na 48 uur is dat 70% en na 3 dagen nog 40%. Lees daarom zo snel mogelijk je notities door, en breng een heldere structuur aan. Kom je vage zinnen tegen? Nú weet je de context nog en kun je ze makkelijk herschrijven.

Auteur: Rachel Mannaerts | iBabs

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels