blog

5 tips voor lean meetings

Vergaderen

Ken je de 3 S’en van lean vergaderen al? In tegenstelling tot wat je zou denken, staat de letter S hier niet voor slank, maar voor sneller, slimmer en succesvoller vergaderen. Is dat dan mogelijk? Nou en of!

5 tips voor lean meetings

Door de ‘lean’ principes vanuit de managementfilosofie toe te passen op het vergaderproces. Zo kun je alle handelingen die noodzakelijk zijn voor een effectieve vergadering op efficiënte wijze organiseren én vergroot je de effectiviteit. Dus geen stapels papier meer, dubbel werk of andere tijdrovende bezigheden.

Sneller, slimmer, succesvoller vergaderen dankzij de lean vergadermethode

Wie lean zegt… zegt eigenlijk digitaal vergaderen. Digitaal werken is het schoolvoorbeeld van een lean vergaderwerkwijze. En zeg nu zelf, anno 2018 kunnen die stapels papierwerk toch écht niet meer? Tijd dus om je boeltje te digitaliseren. Dat vraagt om ondersteunende faciliteiten, zoals een digitale vergaderomgeving. Is dat geregeld, dan heeft iedereen altijd toegang tot zijn documenten. Anywhere. Anytime.

5 tips voor lean meetings

Naast papierloos vergaderen zijn er nog andere stappen die je kunt nemen om vergaderingen lean te laten verlopen. De volgende tips helpen je verder:

Tip # 1: start stipt

Het lijkt een open deur: start en eindig de vergadering altijd op het afgesproken tijdstip. Zijn er laatkomers? Praat ze dan niet bij tijdens de meeting, dit houdt het proces allen maar op. Pas deze tip toe door per agendapunt aan te geven hoeveel tijd eraan besteed mag worden en door wie.

Tip # 2: less is more

Kijk kritisch naar wie je uitnodigt voor een meeting. Less is vaak more. Betrek alleen medewerkers bij de meeting die daadwerkelijk nodig zijn voor de besluitvorming. Niet iedereen hoeft per se de hele meeting aanwezig te zijn. Sta toe dat deelnemers de vergadering verlaten als het onderwerp voor hen niet relevant is.

Tip # 3: partnerruil

Wissel de voorzittersrol per vergadering. Elke voorzitter heeft zijn eigen visie en manier van werken. Als de voorzittersrol wisselt, heeft niet alleen de gebruikelijke leider van de meeting invloed op het proces en de besluitvorming. Ook kun je voor specifieke vergaderpunten de voorzittersrol afwisselen.

Tip # 4: sta op

Het is al lang geen hype meer. Staand vergaderen wordt steeds populairder. Geen wonder want als we de wetenschap mogen geloven gaat een vergadering zonder stoelen wel 34% sneller – en leef je ook nog eens minstens 10% langer omdat staan gezonder is.

Tip # 5 vergadering of e-mail?

Een veelvoorkomende klacht is dat we vergaderingen nutteloos vinden. Na uren met z’n allen in een ruimte te hebben gezeten, vraag je je na afloop af: had het ook niet anders gekund? Dat is een goede vraag, maar wel eentje die vooraf gesteld had moeten worden. Vaak wordt een vergadering misbruikt om bij te praten of om alleen maar info uit te wisselen. Socializen doe je in de pauzes en informatie kan net zo makkelijk in een e-mail worden gedeeld.

Wil jij lean vergaderen toe passen in jouw organisatie? Download dan ons e-book: Lean vergaderen, hoe doe je dat?

Auteur Rachel Mannaerts | iBabs

Reageer op dit artikel