blog

3 lessen voor vergaderontstressen

Vergaderen

Een beetje stress hoort bij het leven en is ook helemaal niet erg. Sterker nog, stress houdt je scherp en alert. En wordt het je allemaal te veel, dan zijn er veel manieren om te ontspannen. Een stukje wandelen, yoga, een massage of een lekker glaasje wijn. Helaas kun je deze manieren van ontstressen niet overal toepassen. Bijvoorbeeld als je op je werk in een vergadering zit.

3 lessen voor vergaderontstressen

Wat zijn nu een aantal van die bronnen die stress opleveren in een vergadering? En belangrijker nog, wat kun jij eraan doen?

Overvolle vergaderagenda’s

De meeste vergaderingen lopen uit omdat er te veel punten op de agenda staan. Deze actiepunten worden gehaast afgewerkt en er is nauwelijks tijd om op adem te komen. Maak daarom vooraf een goede, reële planning. Dat betekent dat je bewust pauzes inplant als je weet dat de vergadering lang gaat duren of extra zwaar wordt. Het geeft deelnemers de ruimte om even de benen te strekken. Doe je dat niet, dan zal je het strakke schema nooit kunnen uitvoeren en loop je achter de feiten aan. Dit levert stress op.

Stressles #1: om stress te voorkomen maak je vooraf een reële planning.

Gebruik van smartphones

Wist je dat het gebruik van smartphones tijdens vergaderingen stress oplevert? Dat blijkt uit onderzoek van de Marshall School of Business. De onderzoekers interviewden 554 mensen van bedrijven waar minstens vijftig werknemers werken. 86 procent van hen vond het niet gepast om telefoontjes te beantwoorden tijdens vergaderingen. 84 procent vond het ook niet kunnen om te sms’en of e-mails te schrijven tijdens vergaderingen. Het zorgt voor irritatie en stress en er is zelfs een term voor: second hand technostress, indirecte stress veroorzaakt door het gebruik van ICT.

Stressles #2: het gebruik van smartphones tijdens vergaderingen verbieden waardoor je sneller en beter vergadert.

Irritante vergadertypes

Naast digitale stoorzenders zijn er ook fysieke stoorzenders in de vorm van irritante vergadertypes. In mijn vorige blog sprak ik al over Bokito die door zijn dominante gedrag de vergadering verstoort, maar er zijn natuurlijk meer vergadertypes op te noemen. Zodra jij je eraan ergert, zuigt dit energie weg en dat werkt contraproductief. Helaas kun je mensen niet veranderen, maar je kunt wél de manier veranderen waarop jij reageert.

Stressles #3: het masseren van je handpalmen blijkt een zeer eenvoudige maar effectieve oplossing. Door je te concentreren op je handen word je rustiger en vermindert de stress.

Checklist effectieve vergadering

Er zijn natuurlijk meer stressfactoren op te noemen. Wil je weten hoe je deze kunt elimineren zodat je effectieve vergaderingen kunt houden? Download dan onze checklist voor een effectieve vergadering.

Auteur Rachel Mannaerts | iBabs

Reageer op dit artikel