checklist

Tips voor het boeken van een vergaderlocatie

Vergaderen

Is de vergaderlocatie goed bereikbaar? Is er voldoende parkeergelegenheid? Is er voldoende apparatuur aanwezig? Het lijkt zo gemakkelijk om een vergaderlocatie te regelen, maar in de praktijk komen daar best veel zaken bij kijken. Daarom hier een aantal handige tips.

Tips voor het boeken van een vergaderlocatie
  • Houd rekening met verkeersdrukte
    Een locatie aan het strand kan prachtig zijn. Maar op een zomerse dag staat iedereen in de file om er te komen. 
  • Stuur een draaiboek toe
    Zorg dat de locatie exact weet hoe de dag gaat verlopen. 
  • Dubbelcheck alles
    Je wil niet meemaken dat een locatie per ongeluk de verkeerde datum heeft geboekt. 
  • Maak heldere prijsafspraken
    Zijn de koffie en de thee inbegrepen? Of krijg je daarvan een forse rekening achteraf? Check de kleine lettertjes en maak goede afspraken. 
  • Zorg zelf voor de juiste kabels en verlengkabels
    Locaties hebben tegenwoordig goede technische faciliteiten. Toch is het altijd goed om alles achter de hand te hebben. 
  • Vraag naar dieetwensen
    Zo kan de keuken vooraf rekening houden met allergieën. 
  • Houd contact met de verantwoordelijke managers
    Een vergadering kan uitlopen. Met een sms-je naar de f&b-manager voorkom je dat de lunch verpietert.

Extra tip: lees ook onze speciale pagina over vergaderlocaties

Reageer op dit artikel