checklist

Lean meetings: 5 tips

Vergaderen

Is in jouw organisatie de term lean werken ook populair? Dan kom je goed voor de dag met deze tips voor lean meetings. Want waarom zou je nog op de oude manier blijven vergaderen, als de rest van de organisatie lean is? Met onderstaande tips heb je straks snelle en effectieve meetings met maximaal resultaat.

Lean meetings: 5 tips

Tip 1: Duidelijk doel per agendapunt

Een duidelijke agenda met doelstelling per agendapunt, zorgt voor een gestroomlijnde meeting. Wil je het vergaderproces verbeteren, zorg dan voor concrete agendapunten. Krijg je vage agendapunten aangeleverd van je manager of team, vraag dan net zolang door, totdat exact duidelijk is wat er op de agenda moet staan. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden en blijft de vaart in de meeting.

Tip 2: Strakke timing

Durf kritisch met timing om te gaan. Hebben jullie bijvoorbeeld vaak last van laatkomers? Praat ze dan niet bij tijdens de meeting want dat vertraagt het proces en het is irritant voor de andere aanwezigen. Start en eindig de meeting altijd op de afgesproken tijd. Gouden tip: stel verder per agendapunt vast hoeveel tijd eraan besteed mag worden. Het vraagt even om wat discipline, maar het went snel!

Tip 3: Nodig selectief uit

Nodig alleen collega’s uit die daadwerkelijk nodig zijn voor de besluitvorming. Niet iedereen hoeft per se de hele meeting aanwezig te zijn. Heb je er weleens over nagedacht bepaalde agendaonderdelen facultatief te maken? Dat kan veel collega’s een hoop tijd schelen. Probeer het maar eens uit: sta toe dat deelnemers de vergadering verlaten als het onderwerp voor hen niet relevant is.

Tip 4: Vergader digitaal

Vergaderen is meer dan de bespreking op zich. Het is naast het plannen van de meeting ook het ordenen, mailen en lezen van documenten. En natuurlijk afspraken en besluiten maken, en niet te vergeten de besluitenlijsten of notulen. Dat zijn nogal wat tijdrovende elementen. Je kunt dit veel efficiënter doen door papierloos te vergaderen. Stapels papieren vergaderstukken zijn verleden tijd. Alle stukken die je nodig hebt, staan op je laptop of tablet. Hoe lean is dat!

Tip 5: Actie!

Vergaderen om het vergaderen? Dat is hopeloos ouderwets. Zorg voor actie! Wat is de status van eerder genomen besluiten en actiepunten? Bespreek ze aan de hand van een actielijstje of het verslag. Dat voorkomt dat mensen doen alsof er van alles is besloten, terwijl ze vervolgens helemaal niets doen. Dat leidt alleen maar tot nog meer vergaderen. Actie dus!

Wil je deze tips met je collega’s delen? Hier kun je je tiplijst voor een lean meeting downloaden.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels