checklist

Notuleren: goede voorbereiding is het halve werk

Vergaderen

Er zijn nog steeds notulisten die niet lekker slapen omdat ze de volgende dag moeten notuleren! Heel vervelend, zeker als het een belangrijk onderdeel is van je takenpakket. Die onrust is echter niet nodig. Als je je goed voorbereidt op een vergadering, zit je namelijk rustiger en kun je tijdens de vergadering beter luisteren. En beter luisteren leidt uiteindelijk tot een beter verslag.

Notuleren: goede voorbereiding is het halve werk

Je bereidt je goed voor op een vergadering door de volgende stappen te nemen:

Weet wat voor soort vergadering je gaat notuleren

Een werkoverleg is een heel ander soort vergadering dan een overlegvergadering (de vergadering tussen ondernemingsraad en directie). Natuurlijk, in beide soorten vergaderingen wordt informatie uitgewisseld, worden meningen gevormd en knopen doorgehakt – dit alles in het belang van de organisatie. Maar de wijze waarop dit gebeurt, verschilt meestal sterk. Zo is er in een werkoverleg eigenlijk altijd sprake van samenwerken: het groepsbelang staat voorop. Bij een overlegvergadering vertegenwoordigen de vergaderaars verschillende groepen. Hoewel er in een overlegvergadering ook gestreefd wordt naar consensus, oftewel overeenstemming, kan er scherp onderhandeld worden wanneer er tegenstrijdige belangen in het spel zijn.

Tijdens de Management Support Workshopdagen op 10, 11 en 12 april geeft Marjolein de Jong de workshop Efficiënt notuleren op de laptop!

Bepaal de juiste verslagvorm

Is duidelijk wat voor soort verslag er straks van jou verwacht wordt? Het kan een uitgebreid verslag zijn waarin je de essentie weergeeft van wat elke partij aan de orde heeft gesteld. Het kan een beknopt verslag zijn waarin je slechts de essentie van de bespreking vermeldt, aangevuld met een actiepuntenlijst en afsprakenlijst. Of het kan een aandachtspuntenlijst zijn met acties en afspraken. De keuze van de verslagvorm wordt voornamelijk bepaald door het soort vergadering en het doel van het verslag.

Met het doel van je verslag bedoel ik: is het een informatiebron, is het bewijsmateriaal, is het er voor de voortgangscontrole?

Ken de doelen van de agendapunten

Wil je goed kunnen luisteren en aantekeningen maken tijdens de vergadering, dan moet je op de hoogte zijn van de doelen van de agendapunten. Er zijn drie doelen: informatieoverdracht, meningsvorming, en besluitvorming. Met andere woorden: wordt er informatie uitgewisseld, worden er in een discussie meningen gevormd of wordt er een besluit genomen? Uiteraard kan er ook sprake van een combinatie van een of meer doelen zijn. Als je weet wat het doel is van een agendapunt, dan kun je je luisterhouding bepalen.

Controleer je registratiemateriaal

Heb je een kabel voor je laptop mee om op het lichtnet te werken? Heb je een verlengsnoer nodig? Is je iPad voldoende opgeladen? Heb je voldoende elektronisch papier mee?

Als je papierloos vergadert, worden agenda en vergaderstukken niet meer geprint. Als de deelnemers toch mee willen lezen met vergaderstukken, kun je ze met een beamer projecteren. Zorg er dan wel voor dat je twee laptops hebt! Dit is natuurlijk niet nodig als de vergadergroep met iPads werkt, want alles staat op de iPad. Willen de deelnemers de vergaderstukken toch geprojecteerd hebben, dan sluit je gewoon je iPad aan op een beamer. (Zorg dan wel voor twee iPads.)

Vraag om hulp als je moeilijkheden voorziet

Heb je met de voorzitter doorgesproken hoe je tijdens de vergadering kunt aangeven dat iets niet duidelijk is? Je kunt tijdens de vergadering openlijk vragen wat er van de discussie nu precies in het verslag moet komen. Of je vraagt of de voorzitter even wil samenvatten wat nu van belang is voor het verslag. Een goed op elkaar ingespeeld koppel van voorzitter en notulist heeft aan minimale seintjes genoeg om informatie uit te wisselen.

Een goede voorzitter leidt agendapunten in (waarom staat het punt op de agenda, wat moet er tijdens de vergadering worden bereikt?) en rondt deze af (wat is het vervolg: wat is er afgesproken, wie gaat iets doen?). Als je voorzitter dit niet doet, vraag dan of hij dit in het vervolg probeert. Het notuleren wordt voor jou zo een stuk eenvoudiger. Bovendien vergadert de groep efficiënter: iedereen weet aan het begin en eind van een agendapunt wat de stand van zaken is.

Auteur: Marjolein de Jong | Zij schreef het boek Notuleren, zo doe je dat | Tijdens de Management Support Workshopdagen op 10, 11 en 12 april geeft zij de workshop Efficiënt notuleren op de laptop

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels