nieuws

Een goede notulist bereidt zich voor!

Vergaderen

We vergaderen heel wat af en alles wat besproken is moet op papier komen te staan. Niks mee, behalve dan dat je af en toe met de handen in het haar zit omdat je de draad kwijt bent. Herken je dit? Een goede voorbereiding is nog altijd het halve werk. Een paar praktische tips.

1. Zorg dat je weet waar de vergadering over gaat.
Pak de agenda en ga precies na welke vergaderstukken bij welke agendapunten horen. Lees ze door en vraag als je iets niet begrijpt.

2. Bespreek met de voorzitter het doel van elk agendapunt.
Wat is het beoogde resultaat van de discussie? Moeten er besluiten worden genomen of gaat het om een brainstorm? Als je het doel van elk agendapunt weet, kun je gerichter luisteren en beter bepalen wat je straks wel of niet moet notuleren.

3. Stel in overleg met de voorzitter vast welke verslagvorm je hanteert.
Gaat het om een actiepuntenlijst, een afsprakenlijst, een besluitenlijst of is het de bedoeling dat je een uitgebreid verslag maakt? Welke verslagvorm het meest geschikt is hangt af van het doel van de vergadering.

4. Zorg dat je weet wie aan de vergadering deelnemen.
Als je weet wie aan de vergadering deelnemen voorkom je onduidelijkheid over wie wat heeft gezegd of heeft toegezegd te zullen doen. Als je niet iedereen kent, vraag hen dan voor aanvang van de vergadering hun naam te noteren. Daarmee voorkom je fouten in namen. Bij meer dan vijftien deelnemers kun je het beste een presentielijst rond laten gaan.

5. Spreek met de voorzitter af hoe je aangeeft wanneer iets niet duidelijk is.
Als vergaderaars elkaar in fel jargon te lijf gaan waar voor jou geen touw aan vast te knopen is, doe dan je mond open en vraag de voorzitter de discussie nog even kort samen te vatten. In geval van mompelaars en dikdoeners kun je de voorzitter vragen of je een bepaalde opmerking goed hebt begrepen.

6. Zeg tegen de voorzitter dat je naast hem of haar wilt zitten.
Alle sprekers zullen voornamelijk in de richting van de voorzitter kijken. Als jij daar ook zit, zul je de spreker dus goed kunnen zien en verstaan.

Reageer op dit artikel