nieuws

Een vergadering is een groepsproces

Vergaderen

Een vergadering is altijd met meerdere personen, omdat je op die manier meer informatie en kennis over een probleem gestructureerd op tafel kunt krijgen. Binnen zo’n groep treden soms ongewenste effecten op. Dat heeft te maken met sociaal-psychologische verschijnselen waarmee groepen effectief moeten leren omgaan.

Meegaandheid is een ongewenst groepseffect tijdens een vergadering. Deelnemers aan een vergadering gaan soms snel achter een oplossing staan die voor de hand lijkt te liggen zonder dat ze de zaak eerst goed wordt geanalyseerd. Groepen hebben de neiging om een aangereikte oplossing al snel als relevant te beoordelen. Toch is de oplossing die het meest voor de hand lijkt te liggen niet altijd de beste. De voorzitter kan dit in de hand houden door het onderwerp analytisch gericht te houden in plaats van oplossingsgericht.

MEERDERHEIDSEFFECT

Het komt ook voor dat leden van een groep zich vrij snel aansluiten bij wat sommige (belangrijke) leden van de groep vinden. Zij kunnen bijvoorbeeld moeilijk tegen langdurige meningsverschillen. Dit is te voorkomen door sleutelpersonen niet eerst het woord te geven, maar iedereen te vragen zijn of haar visie te noteren om daarna alle visies met behulp van de flipover te inventariseren.

Als het onderwerp zich ervoor leent, kun je de vergadering opsplitsen in kleinere groepen en de resultaten van de discussies met elkaar te confronteren. Een van de groepsleden treedt op als woordvoerder. Let op dat er geen ongelijke verdeling van de spreektijd ontstaat. Spraakzame mensen nemen graag het woord, al hebben ze het niet altijd bij het rechte eind. De rol van de voorzitter is in dit soort kwesties belangrijk om het overleg op constructieve manier te laten plaatsvinden. Maar ook aan de deelnemers worden eisen gesteld: een objectieve houding, de bereidheid zich actief op te stellen, de wil om anderen te begrijpen en de bereidheid om zo nodig eigen opvattingen te herzien.

Lees meer over vergaderen in de werkwijzer: Vergaderen en effectief communiceren van drs. Alice Kuipers-Bos, ISBN 90 14 06129 3.

Reageer op dit artikel