nieuws

Lekker snel klaar met de laptop

Vergaderen

Gewapend met een pen en kladblok de vergaderzaal binnenstappen om te gaan notuleren is allang geen van-zelfsprekendheid meer. Steeds meer secretaressen maken tijdens de vergadering gebruik van een laptop. En dat heeft zo zijn voordelen!

Met de laptop kun je direct op de computer aantekeningen volgens de structuur van het verslag. Het resultaat is dat je minder tijd kwijt bent met uitwerken.

Echter, met een laptop ben je voor een groot deel afhankelijk van een stukje techniek. Laat je niet verrassen door het apparaat en zorg ervoor dat de batterijen van de laptop geladen zijn. Realiseer je dat een laptop vaak niet langer dan 2 uur op de batterij kan werken. Neem dus altijd het snoer mee, eventueel zelfs een verlengsnoer. Voor de zekerheid kun je ook altijd pen en papier meenemen. In het ergste geval stap je over op de traditionele manier van notuleren.

Bedenk vooraf wat de beste plek in de vergaderzaal is om te gaan zitten notuleren. Daarbij is het belangrijk de plaats af te stemmen op de lichtinval. Aantekeningen maken met een beeldscherm waar de zon op staat, is erg lastig. Vraag aan de voorzitter om daar rekening mee te houden. Het is immers ook belangrijk dat de voorzitter en de notulist vlakbij elkaar zitten.

Ook inhoudelijk gezien kun je als notulist al een hoop voorwerk verrichten.

  • Zorg ervoor dat je al zo veel mogelijk vooraf hebt ingetypt: de aanwezigen, de agendapunten etc. waardoor de structuur van het document al vaststaat.
  • Informeer voor aan de vergadering naar de mogelijke mededelingen van de voorzitter.
  • Hetzelfde geldt voor een toelichting of presentatie tijdens de vergadering. Zo’n tekst is grotendeels vooraf bedacht en waarschijnlijk wel uitgewerkt op de computer. Vraag naar de tekst of sheets op diskette en neem de informatie alvast op in het verslag.

Reageer op dit artikel