nieuws

Lekker snel klaar met de laptop

Vergaderen

Steeds meer secretaressen maken tijdens de vergadering gebruik van een laptop. En dat heeft zo zijn voordelen! Je bent bijvoorbeeld veel minder tijd kwijt met uitwerken. Maar je moet wel enige voorzorgsmaatregelen nemen.

Steeds meer secretaressen maken tijdens de vergadering gebruik van een laptop. En dat heeft zo zijn voordelen. Je verricht je geen dubbel werk meer: eerst schrijven en vervolgens de geschreven aantekeningen overtypen. In plaats daarvan maak je direct op de computer aantekeningen volgens de structuur van het verslag. Het resultaat is dat je minder tijd kwijt bent met uitwerken. Maar je moet wel enige voorzorgsmaatregelen nemen.

TECHNIEK

Met een laptop ben je voor een groot deel afhankelijk van een stukje techniek. Zorg ervoor dat de batterijen van de laptop geladen zijn. Een laptop kan vaak niet langer dan 2 uur op een batterij werken. Neem dus altijd het snoer mee, eventueel zelfs een verlengsnoer.
Voor de zekerheid kun je ook altijd pen en papier meenemen. In het ergste geval stap je over op de traditionele manier van notuleren.

PLEK

Bedenk vooraf wat de beste plek in de vergaderzaal is om te gaan zitten notuleren. Daarbij is het belangrijk de plaats af te stemmen op de lichtinval. Aantekeningen maken met een beeldscherm waar de zon op staat, is erg lastig. Vraag aan de voorzitter om daar rekening mee te houden. Het is ook belangrijk dat de voorzitter en de notulist vlakbij elkaar zitten.

VOORWERK

Ook inhoudelijk gezien kun je als notulist al een hoop voorwerk verrichten:

  • Zorg ervoor dat je al zo veel mogelijk vooraf hebt ingetypt, zoals de aanwezigen en de agendapunten waardoor de structuur van het document al vaststaat.
  • Informeer voorafgaand aan de vergadering naar de mogelijke mededelingen van de voorzitter. Typ die alvast in, ook dat scheelt weer werk.
  • Hetzelfde geldt voor een toelichting of presentatie tijdens de vergadering. Tijdens de vergadering is het altijd mogelijk om zaken aan te passen of in te korten.
  • Zorg voor regelmatig tussentijds opslaan tijdens het notuleren zelf.

Reageer op dit artikel