nieuws

Waarom vergader je eigenlijk?

Vergaderen

Soms lijkt een vergadering er efficiënt. Soms lijkt het erop dat je je tijd zit te verdoen. Om goed te kunnen beoordelen of een vergadering zin heeft gehad, is het belangrijk het vergaderdoel vast te stellen.

Door één of meerdere vergaderdoelen vooraf vast te stellen, is het mogelijk om na de vergadering te kijken of aan de verwachtingen is voldaan. Elk agendapunt kan een ander doel hebben. Redenen om te vergaderen zijn:

  • doorgeven van informatie (mededelingen);
  • verzamelen van informatie (rondvraag);
  • geven van instructies (mededelingen, toelichten van besluiten);
  • nemen van beslissingen (probleemoplossende agendapunten);
  • geaccepteerd krijgen van beslissingen;
  • onderling afstemmen van inzichten en ervaringen (meningvormende agendapunten);
  • opmaken van plannen (besluiten nemen en taken verdelen).

Daarnaast is er ook een aantal nevendoelen van vergaderingen, bijvoorbeeld het stimuleren van onderlinge saamhorigheid, teamgeest, motivatie en onderling vertrouwen.
Of je een vergadering als effectief kunt beoordelen hangt in de eerste plaats af van de vraag of met de vergadering het vergaderdoel wordt bereikt. Maar ook andere criteria spelen een rol. Zo is van belang of de deelnemers zich voldoende betrokken voelen bij de vergadering en of ze een constructieve vergaderstijl hanteren.

Reageer op dit artikel