nieuws

Even voor de notulen

Vergaderen

Word ik genoemd?

Notulen hebben tot doel om het verloop van een discussie weer te geven, de belangrijkste argumenten en overwegingen samen te vatten en uiteindelijk natuurlijk het heldere besluit met bijhorende actiepunten. Maar… waar zoeken vergaderdeelnemers het eerste naar? Juist, naar hun eigen naam, hun stokpaardje of de vraag die ze tijdens de rondvraag hebben gesteld.

Horen jullie me?
Het is een kwestie van gehoord willen worden, een roep om aandacht kun je zeggen. De individuele deelnemer wil niet alleen bijdragen aan de discussie maar wil ook het gevoel hebben ‘gehoord te worden’. En het gevoel hebben dat er recht wordt gedaan aan zijn bijdrage. Een verstandige notulist verwerkt dan ook het zinnetje in het verslag.

Waar gaat het mis?
Maar het opschrijven van een mening, betekent niet dat deze daadwerkelijk wordt meegewogen. In een vergadering wordt sowieso weinig geluisterd. Mensen wachten tot ze zelf kunnen praten. Daarnaast geldt dat een groep niet geneigd is te luisteren naar de afwijkende mening van minderheden op het moment dat zich een meerderheid aftekent met een bepaalde mening. De eenlingen voelen zich vervolgens miskend en volharden in hun standpunt. Hun enige escape wordt gevormd door de notulen: wie schrijft (of laat schrijven) die blijft. ‘Later zal men kunnen beoordelen dat ik tóch gelijk had…’

Hoe te voorkomen?
Een goede voorzitter voorkomt dit gedrag door enkelingen de tijd te geven hun standpunt te verdedigen en anderen te overtuigen. Haalt hun voorstel het niet en worden hun argumenten weerlegd, maak dan in de samenvatting duidelijk dat er naar ze is geluisterd, maar dat een meerderheid niet overtuigd is. En weerklinkt er toch de roep om aandacht? Het zij zo. For the record.

Dit artikel verscheen in uitgebreide vorm in Management Support Magazine oktober 2013, met dank aan Maarten Poorter en Jasper Groen.

Reageer op dit artikel