nieuws

Stop met overleggen

Vergaderen

Onlangs stond een uitvoerig artikel in de NRC over effectief vergaderen, gebaseerd op het promotieonderzoek van Lise van Oortmerssen. Eén van haar conclusies was dat het vergaderen voor het delen informatie meestal tijdsverspilling is. Het zenden van mededelingen duurt vaak lang en dat betekent dat de tijd niet wordt benut voor discussies, oordeelsvorming en het […]

Onlangs stond een uitvoerig artikel in de NRC over effectief vergaderen, gebaseerd op het promotieonderzoek van Lise van Oortmerssen. Eén van haar conclusies was dat het vergaderen voor het delen informatie meestal tijdsverspilling is. Het zenden van mededelingen duurt vaak lang en dat betekent dat de tijd niet wordt benut voor discussies, oordeelsvorming en het maken van goede besluiten.

Toch komen we maar zelden af van die oeverloze vergaderingen waarin uit den treure de laatste ontwikkelingen en besluiten van hogerhand worden medegedeeld. Niet dat deze informatie onbelangrijk is voor de medewerkers, integendeel, maar het zou zo veel beter kunnen.

Daarom: 4 alternatieve manieren van Ruben van der Laan voor het informeren van medewerkers waarin jullie als secretaressen en managementassistenten een cruciale rol kunnen spelen.
Kijk ook eens bij zijn workshop Vergaderen Nieuwe Stijl!

1. Stel een e-mail op met de laatste ontwikkelingen (besluiten, personele wisselingen, enzovoort). Laat deze checken door je manager/leidinggevende en stuur de mail naar alle medewerkers die het betreft.

2. Maak een flip-over-vel met de laatste ontwikkelingen. Laat die checken door je leidinggevende en hang deze op een plek in het gebouw waar medewerkers regelmatig langskomen. Laat de flap hangen zolang de ontwikkelingen relevant zijn (maar zeker niet langer, want de flap moet wel actueel blijven).

3. Maak een What’s app-groep aan (of een andere vergelijkbaar chatsysteem dat door de organisatie gebruikt wordt), stel een bericht op waarin de belangrijkste ontwikkelingen worden genoemd. Het fijne hieraan is, is dat medewerkers kunnen reageren en een discussie met elkaar aan kunnen gaan over de informatie.

4. Schrijf een kort bericht op A4 over de laatste informatie, Vraag vervolgens twee medewerkers om elk twee andere medewerkers hierover te informeren. Deze medewerkers informeren vervolgens ieder weer twee nieuwe medewerkers aan de hand van het bericht. Ook deze manier heeft als voordeel dat medewerkers over de informatie met elkaar in discussie gaan.

Je kunt al deze methoden tegelijkertijd gebruiken. Zo weet je zeker dat de informatie iedereen bereikt en kun je ook monitoren wat het beste werkt voor de medewerkers van jouw eenheid.

Welke van deze methoden ga jij vandaag uitproberen?

Reageer op dit artikel